Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Марта 2012 в 15:49, контрольная работа
Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации — распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись. В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.
При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса.
Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например; отчет за 2002 год составлен в начале 2003 года, но помешается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год составляется в 2003 году, но помешается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.
Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы в личных делах размешают в следующей последовательности;
1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме на работу, направление или представление;
3) анкета, листок по учету кадров;
4) автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении:, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении);
5) дополнение к личному листку по учету кадров;
6) дополнение к личному листку по учету поощрений.
Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.
В пределах групп личного дела документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.
Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30_40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.
Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать в 2—3 раза больше. Панки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).
Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска целесообразно располагать папки вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке панки) - необходимые документы. Сведения о делах заносятся в опись дел.
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ Обще
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АКСИОН-ОХРАНА» ответственно
Директору
Ул. Азина, д. 12, г. Ижевск, УР, 426000 О.С. Вавилову
Тел. (3412) 56-07-83
Факс (3412) 601-119 ул. Пушкинская, д. 34,
ОКПО 12345678 г. Ижевск, УР, 426002
ИНН 1234567890
21.01.2012 № 298-04/24
Об участии в семинаре
Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы развития частных охранных предприятий». Семинар будет проводиться 08.02.2012 в 11-00 в здании ДК «Аксион» по адресу: г. Ижевск, ул. М. Горького, 92. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.
Прошу предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течении пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону.
Директор В. Н. Казанцев
В. В. Громова
(3412)56-07-83
В дело №193-05/34
05.02.2012
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«АКСИОН-ОХРАНА»
ПРИКАЗ
12.01.2012 №1-л/с
г. Ижевск
О приеме работника на работу
В соответствии со штатным расписанием
П Р И К А З Ы В А Ю:
Принять на работу Иванова
Ивана Ивановича в ООО «Аксион-
Основание: личное заявление с резолюцией директора.
Директор В. Н. Казанцев
Специалист отдела кадров О. А. Стрелкова
С приказом ознакомлен 12.01.2012
В дело №298-36/01
12.01.2012
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«АКСИОН-ОХРАНА»
ПРИКАЗ
04.02.2012 №2-л/с
г. Ижевск
Об увольнении работника
На основании личного заявления охранника Петрова Петра Петровича
П Р И К А З Ы В А Ю:
Директор В. Н. Казанцев
Специалист отдела кадров О. А. Стрелкова
С приказом ознакомлен 04.02.2012
В дело №298-35/02
04.02.2012
Информация о работе Номенклатура дел и формирование документов в дела