Организационные документы и порядок их оформления

- стабильность  требований к документам.[9]

     В отношении документов, регулирующих организационную деятельность предприятия, рекомендуется организовать хранение копий таких документов у секретаря (для небольших организаций) или в управлении делами, канцелярии (для больших организаций).

     Подобная  мера позволит:

     1) быстро предоставлять руководству  необходимые учредительные документы,  в том числе устав компании, свидетельства о регистрации, положения об обособленных подразделениях;

     2) осуществлять хранение актуальной  редакции документов;

     3) предоставлять в оперативном  порядке копии документов по  запросу структурных подразделений  предприятия;

     4) осуществлять четкий учет организационных документов;

     5) предоставлять документы для  контрагентов, при проведении конкурсов,  тендеров и аукционов.[9]

     При этом документы должны быть заверены печатью организации. Допускается  копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. В установленных законом случаях копии документов должны быть заверены нотариально.[4]

     Если  организация имеет множество  контрагентов или проводит конкурсы, аукционы, представляется возможным  предпринять заранее меры по изготовлению нескольких экземпляров документов. Иногда удобно создавать электронную базу отсканированных документов.

     В целях убыстрения поиска документов необходимо составить реестр организационных  документов, регулирующих организацию деятельности компании.[12]

     В отношении кадровых документов в  обязанности секретаря обычно не входит составление, ведение и сдача  в архив кадровых документов.

Вместе  с тем, секретарь, офис-менеджер должен:

• обеспечивать прием, учет, регистрацию организационных документов по кадровому делопроизводству;
• контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
• осуществить контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание, в том числе ознакомление с кадровыми документами;
• на стадии приема и учета документов представляется важным осуществить регистрацию документа, поскольку документы по кадровому делопроизводству подлежат хранению 75 лет.[7,102]

     Эта мера позволит облегчить поиск документов, а также восстановить документ в случае его утери.

     Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  другое.

     Контроль качества подготовки документа следует путем проверки соответствия форм документов, принятых законодательно, а также путем контроля за наличием всех обязательных реквизитов, за правильным написанием фамилий, имен, отчеств, орфографией и пунктуацией.

     Осуществление контроля исполнения документа необходимо осуществлять, прежде всего, путем контроля за ознакомлением всех заинтересованных лиц с текстом документа.[20,245]

     Если  исполнение документа связано с  подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

     В поле «Дело №» выбирается номер  дела по номенклатуре, в которое  подшит документ.

     Порядок прохождения организационных документов на этапе подготовки состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании, регистрации в структурном подразделении в журнале учета внутренних документов соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — поступающих документов, регистрируемых в канцелярии.

     Передача  организационных документов в другие структурные подразделения осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей  отметкой в журнале регистрации исходящих документов.[12]

     Процесс «Организационные документы» состоит  из следующих этапов:

- Формирование  проекта организационного документа;

- Согласование  организационного документа;

- Регистрация  организационных документов;

- Рассмотрение  организационного документа получателем;

- Формирование  резолюций;

- Контроль  исполнения поручений по документу;

- Формирование  ответа;

- Архивное  хранение организационного документа.[20]

     На  практике широко используется система  электронной координации, организации  и контроля за движением организационных документов. Карточки внутренних документов создаются в системе документооборота сотрудниками в подразделениях. При необходимости проводится электронное согласование внутреннего документа.

     Регистрацию внутреннего документа в системе  документооборота осуществляет Регистратор. О поступлении внутреннего документа на регистрацию система уведомляет Регистратора с помощью уведомления. В системе документооборота ведётся журнал регистрации внутренних документов. Формирование регистрационного номера осуществляется автоматически по заданному шаблону.

     Для исключения повторного использования  регистрационного номера при регистрации  выполняется проверка на наличие  ранее зарегистрированного документа  с такими же атрибутам.

     Система документооборота содержит журналы внутренних документов и возможность атрибутного и полнотекстового поиска карточек внутренних документов.

     Поддерживается  возможность штрих-кодирования внутренних документов и учёт мест хранения оригинала  внутреннего документа.

     Система документооборота позволяет сформировать бланк внутреннего документа по шаблону. При формировании бланка система подставляет в выбранный шаблон значения из карточки внутреннего документа. Бланк внутреннего документа можно распечатать или экспортировать в файл нужного формата.[5, 412]

     Система документооборота автоматически управляет  статусами внутренних документов и  правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа  работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику  работы с внутренним документом.

     Если  внутренний документ получен в ответ  на исходящий, то система документооборота позволяет это отразить в карточке как входящего так и исходящего документа посредством внесения в карточки документов ссылок.

В карточке внутреннего документа отображаются сформированные резолюции и ход их исполнения, а так же ссылка на подготовленный ответ.

Для классификации  внутренних документов и контроля сроков хранения внутренних документов в системе  документооборота используется номенклатура.[20]

      Подводя итог, хотелось бы отметить, что делопроизводство является неотъемлемой составляющей работы любого офиса. Выполнение работниками всех предписанных ГОСТом требований и норм повысит производительность труда в организации и облегчит работу ее сотрудников.  
 
 

   Заключение

     В документах, как считают ученые - документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

      И так, в курсовой работе были рассмотрены  функции и виды организационных документов, а также требования предъявляемые к оформлению документов и этапы движения документов в организации.

     Из  всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы:

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и так далее.

     Эффективность управления зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, которая  фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.[22]

     Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, это во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

     Комплект  документов определяется:

- кругом  вопросов, решаемых организацией  в процессе деятельности;

- объемом  и характером компетенции учреждения;

- объемом  и характером взаимосвязей с  другими организациями.[22]

     Объединяя операции по информационно-документационному  обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

     Вместе  с тем исследования показали, что организационная документация во многом не совершенна: отдельные документы противоречат друг другу; достаточно медленно доходят до того или иного органов власти; медленно производятся инструкции, положения, регламенты; многие работники не знают требований по документам; медленное усовершенствование технологий и др.[21,45]

     Поскольку организационные документы составляет ядро в системе управления, то необходимо:

     1) дальнейшее исследование этой  сферы;

     2) совершенствование нормативно –  правовой базы;

      3) необходима новая научно –  методическая литература, рассчитанная  на широкий круг организаций, новые монографические издания;

      4) крайне важно планомерное обучение  работников всех государственных и муниципальных структур, более широкая подготовка высококвалифицированных документоведов.

      Обобщая вышесказанное, хочется особо отметить, что в общем объёме документации, создаваемой и циркулирующей в фирме, на предприятии, в учреждении, группа организационных документов составляет самый маленький процент. Однако, несмотря на незначительное количество, именно организационные документы играют главную роль в деятельности любой организации, так как именно они позволяют устанавливать и регулируют всю организацию работы на предприятии, начиная с придания организации юридической силы и заканчивая, методическими рекомендациями,  содержащих сведения, применение которых существенно повышает эффективность действий работников предприятия в процессе выполнения ими своих обычных функций.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Список использованных источников информации: 

1. Гражданский кодекс РФ от30. 11. 1994 №51-ФЗ / принят ГД ФС 21. 10. 1994 // http://www.consultant.ru/popular/gkrf1
2. Трудовой кодекс РФ от 30. 12. 2001 №197-ФЗ / принят ГД ФС 21. 12. 2001 // http://www.consultant.ru/popular/tkrf
3. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 5. 01. 2004 №1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты // http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=47274
4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3. 03. 2003 №65-ст.
5. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003): Практическое пособие. – 6-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2006.
6. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство // 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 448 с.
7. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.: МЦФЭР, 2004.
8. Волков В. А. Документация на предприятии: учеб. - М.: Проспект, 2009. – 458 с.
9. Документы и система документации / Секретарь-референт. - №1, 2010 // http://prepod2000.kulichki.net/item_311.html
10. Зритнева Е.И. Делопроизводство: учебное пособие. М., Гуманитар. изд. центр ВЛАДОС, 2010. – 200 с.
11. Иванова Т. М. Документооборот и делопроизводство // http://workpaper.ru/system-ord/2/5
12. Клюев В. И. Организационно-распорядительные документы / Секретарское дело // http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/14.htm
13. Кошкин Н. К. Организационные документы / Бизнес и деловая документация // http://www.dokuc.com/or01.html
14. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
15. Ланин А. В. Работа с организационными документами // http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=634
16. Липина Я. О. Документационное обеспечение управления // http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/5.htm
17. Мансуров О. Т. Документ как система // http://www.rus-lib.ru/book/38/men/18/034-069.html
18. Организационные документы трудового коллектива // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - №10, 2008.
19. Панфилова Т. А., Кондратьева Т. Н. Функции документов / Документоведение и делопроизводство: учебно-методическое пособие // http://www.elective.ru/arts/eko01-m0137-p08405.phtml
20. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. – М.: ЭКМОС, 2004. – 320с.
21. Приказы по основной деятельности//секретарское дело.-2007,№1 45-50
22. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб Питер, 2006
23. Рыбаков А.Е., История развития ОРД//Секретарь – референт.-2007,№3 17-25.
24. Сологуб О.Л. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. – М.: Омега-Л, 2009. – 207с.
25. Стародуб Н. М., Харитонов М. М. Организация управления М., 2009 - 508 с.