Отчёт о II менеджерской практике в ООО «Тюмень Водоканал»

      С целью оздоровления и массового  вовлечения работников в занятия  физической культурой проводятся спортивные соревнования среди сотрудников по различным видам спорта, а также массовые спартакиады. Арендуются бассейны и спортзалы, которые сотрудники могут бесплатно посещать. Участие в соревнованиях и выступлениях корпоративных команд способствуют формированию командного духа и повышению лояльности сотрудников.

Единая  техническая политика

      В рамках Единой технической политики предусматривается работа по таким направлениям, как:

• создание современных систем водоснабжения и водоотведения, обеспечивающих устойчивое развитие коммунальной инфраструктуры
• совершенствование основных технологических процессов;
• внедрение передовых энерго-и ресурсосберегающих технологий и применение новых материалов и оборудования для повышения эффективности работы систем водоснабжения и водоотведения;
• внедрение подходов по сопоставлению и обоснованию выбора технических решений на базе не только стоимости закупки, но и затрат на эксплуатацию;
• внедрение современных подходов управления: реинжиниринг и аутсорсинг вспомогательных бизнес-процессов, внедрение системы управления качеством ISO 9001, ISO 14000, OHAS 18000, внедрение собственной «Производственной системы» (Lean Production).

В Тюмени  в 2009 году объем поставленной водопроводной  воды составил 62884 тыс куб.м, а в 2010 году этот показатель снизился до 60682 тыс куб.м. Данный факт обусловлен установкой населением индивидуальных приборов учета, с целью рационального и экономного использования воды. В 2010 году доля неучтенных расходов выросла на 15,4 % и составила 27 %. Структура неучтенных расходов сточных вод, поступающих на канализационные очистные сооружения, аналогична структуре неучтенных расходов воды. Это сточные воды, неохваченные договорными отношениями ООО «Тюмень Водоканал», а также воды, попадающие в систему канализации при аварийных сбросах, тушении пожаров, атмосферные осадки и т.д.

Экологическая политика

     В 2009-2010 годах на предприятии началось внедрение отдельных элементов системы экологического менеджмента по стандарту ИСО 14001, идет подготовительная работа к процессу сертификации.

     Основные  цели внедрения на предприятии системы  экологического менеджмента и ее сертификации:

• снижение негативного воздействия на окружающую среду;

• повышение экологической эффективности деятельности предприятия;

• повышение экономической эффективности деятельности предприятия;

• снижение образования отходов и их переработка.

      В целом расходы ГК «РОСВОДОКАНАЛ», в которую входит ООО «Тюмень Водоканал»  на природоохранную деятельность выросли в 5 раз, по сравнению с 2007-2008 годом, с 150,2 млн руб. до 673, 7 млн руб.

Деятельность  ООО «Тюмень Водоканал» имеет  свои достоинства и недостатки.

Достоинствами можно выделить:

• Использование современных специализированных машин и механизмов
• Развитая корпоративная культура предприятия
• Совершенствование кадровой политики
• Реализация экологической политики, сокращение энергопотребления, ресурсосбережение
• Стимулирование более рационального использования воды частными абонентами путем установки приборов учета воды и рационального использования питьевой воды
• Реализация инвестиционных программ по направлениям модернизации водозаборных и водоочистных сооружений, замене устревшего оборудования, повышения клиентоориентированности и качества работы с абонентами.

К недостаткам  деятельности предприятия относятся:

- бюрократическая  система управления

- недостаточная осведомленность сотрудников о введении электронного документооборота Lotus

 

Глава II. Документооборот отдела управления делами ООО «Тюмень Водоканал»

     Управленческая  деятельность Общества выражается посредством издания организационно-распорядительных документов и в ведении переписки с органами исполнительной власти и местного самоуправления, другими предприятиями, учреждениями и физическими лицами по вопросам деятельности Общества.

      Документ  – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      Основными системами документации в деятельности Общества являются следующие:

      - организационно-правовая документация;

      - нормативно-правовая (распорядительная) документация;

      - плановая документация;

      - информационно-справочная и справочно-аналитическая  документация;

      - отчетная документация;

      - финансовая документация;

      - документация по материально-техническому  обеспечению;

      - договорная документация.

            Организационно-правовая документация содержит положения строго обязательные для исполнения и является правовой основой деятельности Общества.

      К организационно-правовым документам - организационно-функциональную структуру;

      - положения о структурных подразделениях;

      - штатные расписания;

      - инструкции по отдельным видам  деятельности;

      - должностные инструкции работников;

      - правила, памятки и др.

      Нормативно-правовая (распорядительная) документация Общества предназначена для регулирования деятельности, обеспечения реализации поставленных задач, получения максимального эффекта от деятельности всех структурных подразделений Общества.

      Распорядительные  документы могут издаваться в  условиях единоличного принятия решений  и в условиях коллегиальности. В  условиях коллегиального принятия решений, решения фиксируются в ПРОТОКОЛАХ, в условиях единоличного издаются РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ.

      Плановая  документация фиксирует результаты планирования деятельности компании, ее структурных подразделений. Плановые документы, как правило, носят следующие названия: стратегия, концепция,, план, перспективный план, программа, график, схема.

      Особенность плановых документов в том, что они  всегда составляются на определенный срок, который может быть установлен распорядительным документом или договором.

      Информационно-справочная и справочно-аналитическая  документация используется для принятия обоснованных управленческих решений и выполняет роль по отношению к организационно-правовым и нормативно-правовым (распорядительным) документам, не содержит поручений, не обязывает действовать строго предписанным образом, но сообщает сведения, позволяющие инициировать определенные управленческие решения.

      К информационно-правовым документам относят: протокол, докладную, служебную записку, предложение, объяснительную записку, заявление, переписку.

      Переписка – это инструмент информационного  обмена между организациями, учреждениями и подразделениями. Вид деловой  переписки и названия документов (письмо, телеграмма, факсимильное сообщение  и др.) определяется способом передачи информации: почтовой или электронной связью.

      Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации и т.д.

      К справочно-аналитическим документам относят акт, справку, аналитическую справку, сводку, заключение, отзыв, список, перечень, отчет. 

      Организация документооборота

      1. Движение документов в Обществе  с момента их создания или  получения до завершения исполнения  или отправки образует документооборот.

      2. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в Обществе, регламентируются настоящей инструкцией, положениями о структурных подразделениях Общества и должностными инструкциями его работников.

      3. Отдел документационного обеспечения  Общества разрабатывает маршруты движения документов, использование которых позволит определить последовательность операций, проводимых с документом, и путь их движения с момента поступления документа в Общество. 

      Прием, обработка и распределение  поступающих документов

      1. Документы, поступающие в Общество на бумажных носителях, проходят первичную проверку и обработку, регистрацию, рассмотрение руководством Общества и доставляются исполнителям.

      Прием и регистрация поступающих документов осуществляется работниками отдела документационного обеспечения.

      Принимать документы руководителям и работникам Общества, минуя отдел документационного  обеспечения, запрещается.

      2. При проверке корреспонденции  конверты с документами вскрываются  (за исключением конвертов с  пометкой «лично»), проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов и соответствие вложенных в них документов описи или ссылке на приложения.

      Ошибочно  доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности.

      При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается запись: «Документ получен в поврежденном виде».

      3. Конверты поступающей корреспонденции  сохраняются и прикладываются  к документу.

      4. Регистрация документов – фиксация  факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного штампа с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

      Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Обществе, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

      К нерегистрируемым документам относятся:

      - пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;

      - извещения о проведении конференций,  заседаний, совещаний, программы  их проведения и материалы  к ним;

      - планы мероприятий, проводимых  органами законодательной и исполнительной  власти области;

      - аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для сведения;

      - печатные издания (газеты, журналы,  брошюры, бюллетени);

      - месячные, квартальные, полугодовые  отчеты;

      - статистические отчеты, сборники  и обзоры;

      - документы на иностранных языках  без перевода;

      - документы без подписей, без адресата;

      - рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты;

      - тематические и специальные сборники  без сопроводительных писем.

      5. В Обществе принята электронная  форма регистрации входящих документов.

     На  документы, подлежащие регистрации, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишутся входящий номер, дата поступления и количество листов, которые, в свою очередь, фиксируются в электронном регистрационно-контрольном журнале.