Правила оформления документов

align="justify">     Классификация документов может быть различной:

• По наименованию:

     - служебные письма;

     - приказы;

     - протоколы;

     - акты;

     - докладные записки;

     - договоры.

• По месту составления:

     - входящие (поступившие в организацию);

     - исходящие (отправляемые из организации);

     - внутренние (составленные и используемые  в самой организации).

• По содержанию:

     - простые (посвященные одному вопросу)

     - сложные (охватывающие несколько  вопросов).

• По форме изложения:

- индивидуальные (содержание излагается в свободной  форме);

- трафаретные  (когда одна часть документа  отпечатана, а другая часть заполняется при составлении);

     - типовые (созданные для документирования  стандартных ситуаций).

• По видам документы делятся на:

     - организационно-правовые;

     - распорядительные;

     - справочно-информационные;

     - справочно-аналитические;

     - плановые;

     - отчетные;

     - документы по личному составу.

• По грифу ограничения доступа:

     - открытые – не секретные;

     - с грифом ограничения доступа.

• По срокам хранения:

     - постоянного хранения;

     - временного хранения (до 10 лет);

      - долговременного хранения (свыше  10 лет).

• По срокам исполнения:

     - срочные  - требующие исполнения в определенный срок;

     - несрочные - срок исполнения не  установлен. 
По происхождению:

- официальные  (служебные) – затрагивают интересы  организации, составляются юридическим или физическим лицом, оформляются в установленном порядке;

- личные  – касаются интересом конкретного лица и являются именными.

• По средствам фиксации информации:

     - рукописные;

     - машинописные (машинограммы);

     - графические (чертежи, схемы, рисунки,  картинки);

     - звуковые (аудиокассеты);

     - фотографические;

     - кинодокументы (видеокассеты).

• По месту происхождения:

     - внешние – пришедшие из других  организаций или частных лиц;

     - внутренние – созданные внутри  организации.

• По гласности документы делятся на:

- документы  ограниченного доступа – с  грифами «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» - информация содержит государственную тайну; «конфиденциально» - доступ к информации ограничен  законодательством РФ; «коммерческая тайна» - информация используется доля достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации; «для служебного пользования» - служебная информация, предназначена для работников конкретной организации.

- документы  без ограничения доступа.

       По юридической значимости:

- подлинники  – подписанный и надлежащий  образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;

- копия  – документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа и все его внешние его признаки или часть их, не имеющие юридической силы. На копиях служебных документов, требующие особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать;

- заверенная  копия это копия документа,  на которой в соответствии  с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

- дубликаты  – повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

1.4. Унификация управленческих  документов

     Основным  направлением в совершенствовании  документации является унификация и стандартизация.

     С 1971 года в стране ведется унифицированная  система документации.

     Унификация  документов – заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

     В целях сокращения количества применяемых  в деятельности учреждений, организаций  и предприятий документов, типизации их форм, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации.

     Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающая документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

     При создании УСД используется метод  унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

     Одновременно  с формированием УСД  разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную отработку данных, содержащихся в УСД.

     Унифицированные системы документов – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные обще управленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

• единообразия построения форм документов;
• регламентации содержания форм документов, входящих в каждую систему;
• исключения из документов дублированных данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
• сокращение количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
• единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей;
• определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построение, ориентированных на компьютерную обработку и пригодных к воспроизведению человеком;
• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации.

     К настоящему времени на обще управленческом уровне было унифицировано свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 году Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, которое определяет его принадлежность к одной из систем документации. Код форм подтверждает само его право на существование и в соответствии утвержденному образцу-эталону.

     В настоящее время действует восемь унифицированных систем документации:

     1. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации:

• документация по созданию организации, предприятия;
• документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
• документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по кадрам.

2. Унифицированная система банковской документации:

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю над расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• выходная документация банков;
• документация по депозитарным операциям банков;
• платежная документация по безразличным расчетам через банки – внутри банковские формы документов;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутри банковские формы документов;
• документация по контролю над расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутри банковские формы документов;
• выходная документация банков – внутри банковские формы документов;
• документация по денежному обращению – внутри банковские формы документов;
• документация по кредитным операциям банков – внутри банковские формы документов;
• бухгалтерская документация – внутри банковские формы документов.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:

• финансовая документация;
• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
• учетная бухгалтерская документация.

4. Унифицированная система отчетно-статистическая документация:

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документация по статистике труда;
• документация по статистике материальных ресурсов;
• документация по статистике финансов;
• документация по социальной статистике;
• документация по статистике промышленности;
• документация по статистике сельского хозяйства и заголовок сельскохозяйственной продукции;
• документация по статистике капитального строительства; 
• документация по статистике внешнеэкономических связей;
• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• документация по статистике транспорта и связи;
• документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.