Табель  учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-13) ²⁷ (Приложение №10) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий работников, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

     Составляются  в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

     Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного  рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, приказы и т.п.).

     Учет  использования рабочего времени  осуществляется в табеле методом  сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). 

     График  отпусков (Форма Т-7) ²⁸ (Приложение №11) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

     График  отпусков - сводный график. При его  составлении учитываются положения  действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

     График  отпусков подписывается руководителем  кадровой службы и утверждается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного  мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

     При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и  руководителя структурного подразделения  в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

     Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков²⁹, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.

     График  отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

     О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись  не позднее чем за две недели до его начала.

    Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных  настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в  удобное для них время. По желанию  мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя. 

    В настоящее время российским законодательством  установлен четкий перечень документов, которые предъявляются гражданином работодателю при приеме на работу³⁰. К таким документам относятся:

    1) паспорт или иной документ, удостоверяющий  личность;

    2) трудовая книжка, кроме тех случаев,  когда трудовой договор заключается  впервые работником или если  работник поступает на работу на условиях совместительства;

    3) страховое свидетельство государственного  пенсионного страхования. Если  лицо впервые заключает трудовой  договор, то его оформляет работодатель;

    4) документы воинского учета - для  военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (призывное свидетельство);

    5) документ об образовании, о  квалификации или наличии специальных  знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний  или специальной подготовки.

    Заключая  трудовой договор, работодатель имеет право требовать только эти документы. Лишь в некоторых случаях с учетом специфики работы при заключении трудового договора могут требоваться дополнительные документы³¹.  

     Рассмотрим  схематично оформление документов по личному  составу:

     Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:

Заявление работника – Трудовой договор с сотрудником – Приказ о приеме работника на работу – Запись в трудовой книжке – Открытие лицевого счета по заработной плате – Запись в личной карточке ф. Т-2 и личном деле      

     Прекращение трудового договора (увольнение) проводится по следующей  схеме:       

Заявление работника (либо другие документы, являющиеся основанием) – Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнении) – Закрытие лицевого счета по заработной плате – Запись в личной карточке ф. Т-2 и личном деле – Запись в трудовой книжке.                            

     

     При переводе работника  на другую работу (должность) в рамках организации порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

     Заявление работника (согласие на перевод) – Составление (заключение) дополнительного соглашения – Приказ о переводе работника – Запись в трудовую книжку – Запись в личной карточке ф. Т-2 и личном деле 

     Личные  заявления работников организации о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном в организации. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело. 
 
 

4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

     В настоящее время в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, тогда как в большинстве российских коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Для последних характерно отсутствие упорядоченной системы ведения кадрового делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности организации. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение. Тогда как законодательством РФ для руководителя организации предусмотрена личная ответственность по несоблюдению норм действующего законодательства в области труда. К тому же четкое ведение кадровой документации зачастую не только упрощает процесс управления персоналом, но и защищает работодателя от спорных ситуаций с работниками, а порой и судебных разбирательств.

 
 
 
 

      Список  использованных источников и литературы

 

1. Трудовой  кодекс Российской Федерации.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
4. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
5. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69.
6. Квалификационный справочник профессий рабочих и должностей служащих.
7. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика.
8. Андреев, С.В. Кадровое делопроизводство: практическое пособие / С.В. Андреев. – М.: Альфа-ПРЕСС, 2002.
9. Илюшенко, М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. – 2003. – №3. – С. 29-32.
10. Красавин, А.С. Документирование трудовой деятельности работников / А.С. Красавин. – М.: ИНФРА-М, 2000.
11. Маслов, Е.В. Управление персоналом предприятия / Е.В. Маслов. – М., 1999.
12. Основные требования к оформлению должностной инструкции // Менеджмент в России и за рубежом. – 1999. – № 6.
13. Труханович, Л.В. и др. Кадры предприятия: Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Труханович, Д.Л. Шур. – М.: Дело и сервис, 2001.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЯ