Роль кадровой документации в управлении персоналом организации

     До истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания  работодатель имеет право снять его с работника¹⁵:

     1) по собственной инициативе. Работодатель  на основе собственных наблюдений  за работником может снять  дисциплинарное взыскание (за  безупречное поведение работника,  высокие показатели труда и  иные положительные характеристики).

     2) по просьбе самого работника. Работник, осознав свое негативное поведение, приложил максимум усилий для того, чтобы исправить последствия совершенного ранее дисциплинарного проступка, зарекомендовал себя с положительной стороны, увеличил качество и показатели своего труда и, основываясь на этом, самостоятельно подает заявление с просьбой о снятии дисциплинарного взыскания;

     3) по ходатайству непосредственного  руководителя работника. 

     4) по ходатайству представительного   органа работников.

     О снятии дисциплинарного взыскания издается отдельный приказ. Снятие дисциплинарного взыскания означает, что работник считается не имеющим данного взыскания. Приказ оформляется в свободной форме.

     Следующий вид приказа: приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (формы № Т-6, Т-6а) ¹⁶ (Приложение №5) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

     Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом организации, и подписывается руководителем организации.

     На  основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

     Приказы, подписанные с использованием факсимиле, а также неправомочным лицом не имеет юридической силы.

     Приказы по личному составу носят распорядительный характер и имеют важное значение как для работника, так и для организации в целом, т.к. они регулирует трудовые отношения и их правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов. 

     Трудовой  договор (Приложение №6). Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка¹⁷.

     Сторонами трудового договора являются работодатель и работник¹⁸.

     В трудовом договоре указываются¹⁹:

    фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших  трудовой договор;

    сведения  о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического  лица;

    идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

    сведения  о представителе работодателя, подписавшем  трудовой договор, и основание, в  силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

    место и дата заключения трудового договора.

    Обязательными для включения в трудовой договор  являются следующие условия:

    место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

    трудовая  функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

    дата  начала работы, а в случае, когда  заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для  заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом;

    условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и  поощрительные выплаты);

    режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

    компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в  соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

    условия, определяющие в необходимых случаях  характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

    условие об обязательном социальном страховании  работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;

    другие  условия в случаях, предусмотренных  трудовым законодательством и иными  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права.

    Если  при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй статьи 57 Трудового кодекса РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

    В трудовом договоре могут предусматриваться  дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению  с установленным трудовым законодательством  и иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

    об  уточнении места работы (с указанием  структурного подразделения и его  местонахождения) и (или) о рабочем  месте;

    об  испытании;

    о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

    об  обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось  за счет средств работодателя;

    о видах и об условиях дополнительного  страхования работника;

    об  улучшении социально-бытовых условий  работника и членов его семьи;

    об  уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и  обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством  и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

    По  соглашению сторон в трудовой договор  могут также включаться права  и обязанности работника и  работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей. 

    Личная  карточка работника (форма №Т-2)²⁰ (Приложение №7) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

    Свободные строки могут при необходимости  заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела  «Общие сведения» лицо, оформляемое  на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Личная карточка работника является основным учётным документом. Она используется для анализа состава и учёта движения кадров. 

    Трудовая  книжка (Приложение №8). Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника²¹.

    Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения  ими работодателей устанавливаются  уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом  исполнительной власти.

    В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

    Необходимо  иметь в виду, что трудовая книжка как основной документ в сфере  профессиональной деятельности повышает у ее владельца чувство ответственности  за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров.

     На  основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве. По заявлению работника оформляется  дубликат трудовой книжки.

    Порядок ведения трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ²², а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек²³. 

    По  письменному заявлению работника  организация обязана не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно²⁴. 

    Штатное расписание (Приложение №9) является первичным учетным документом по учету кадров.

    Трудовой  кодекс РФ упоминает о штатном  расписании в ст. 57, в соответствии с которой существенным условием трудового договора является наименование должности, специальности, профессии  с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

    Из  этого следует вывод, что наличие  штатного расписания для организации  обязательно.

    Его отсутствие может быть квалифицировано  как нарушение законодательства о труде и об охране труда, что грозит работодателю штрафом²⁵.

    Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (Унифицированная  форма N Т-3) ²⁶ и распространяется на организации всех форм собственности.