Особенностью организации
делопроизводства в этот период
яв-ялась не только ее четкая законодательная
регламентация, но и появление достаточно
обширной делопроизводственной литературы,
в том числе и работ теоретического характера.
Большое значение в этот период имели
письмовники - сборники образцов документов.
Первые такие сборники появляются уже
во второй половине XVIII в., а с конца XVIII
- начала XIX вв. начинают издаваться регулярно.
Известно более ста таких сборников, изданных
до 1917 г.
Цель издания сборников
образцов документов - дать полное
руководство о порядке производства
дел в присутственных местах
с описанием "обряда делопроизводства"
и приложением форм документов.
Предназначались такие сборники
самому широкому кругу чиновников
и частных лиц, которым приходится
обращаться в государственные
учреждения.
Несмотря на существенные
изменения, которые претерпела система
министерского делопроизводства, особенно
в начальный период своего становления,
к концу XIX в. жизнь требовала более гибких
форм делопроизводства и его ускорения.
Для быстро меняющихся общественных отношений
система министерского делопроизводства
продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой,
несмотря на то, что в последней трети
XIX в. сначала в делопроизводстве военного
ведомства, а затем и в гражданских министерствах
и учреждениях начинают использоваться
пишущие машинки. Их появление стало поистине
революционным шагом в документировании
деятельности учреждений. Оно ускорило
все письменные работы канцелярии, позволило
одновременно изготавливать несколько
копий документов, существенно сократив
объем рукописных работ. Более того, машинописный
текст приобрел более компактную форму,
за счет чего сократился объем документов.
Появление телеграфа
вызвало к жизни новый вид
переписки -телеграммы, которые очень
быстро сделались массовыми документами;
изобретение телефона привело к появлению
телефонограмм - письменной записи переданного
по телефону сообщения.
В конце XIX - начале
XX вв. все большее внимание обращается
систему регистрации, на необходимость
ее упрощения за счет ее
централизации. Эта идея в корне
противоречила идее, заложенной
в "Обшем учреждении министерств",
в соответствии с которым создавалось
множество пунктов регистрации документов
в учреждении.
Большая работа по
упрощению делопроизводства велась
в отдельных ведомствах, в частности
военном, где в 1911 г. "Положением
о письмоводстве и делопроизводстве
в военном ведомстве" введена
система упрощенного делопроизводства.
Положение упрощало технику переписки,
сокращало количество служебных
документов. Для письменных взаимоотношений
чиновников военного ведомства
устанавливалось три вида документов
- рапорт, предписание, отношение.
Регламентировались случаи обмена
телеграфными сообщениями, установлены
четкие значения надписей, ограничивавших
доступ к документам: "секретно",
"не подлежит оглашению", "спешно"
и др. В положении устанавливался
порядок применения пишущих машинок
для изготовления документов, гектографов
для копирования и других технических
приспособлений, ускоряющих делопроизводственную
обработку документов.
Однако работа по
совершенствованию делопроизводства
в военном ведомстве из-за начавшейся
вскоре Первой мировой войны не была заимствована
другими министерствами и ведомствами
царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический
переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая,
затем Октябрьская социалистическая революции
привели к полному слому государственного
аппарата и созданию нового, который, хотя
и усвоил многие старые традиции, но зарождался
на принципиально новых основах.
Делопроизводство
в Древнерусском государстве
На ранних стадиях
развития Древнерусского государства
и в период феодальной раздробленности
(до конца XV в.) государственных учреждений
еще не существовало. Их функции выполняли
чаще всего отдельные должностные лица
или органы, осуществляющие свою деятельность
либо вообще без штата чиновников, либо
с очень ограниченным штатом. В этих условиях
единая система делопроизводства не была
востребована самой системой управления.
Письменные документы,
дошедшие до нашего времени,
данные, полученные археологами
и лингвистами, показывают, что
уже в X в. в Древнерусском государстве
была культура написания документов. Это
договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно,
что в обоих договорах упоминается о практике
составления документов. В первом случае
- письменных завещаний, во втором - подорожных
грамот для купеческих кораблей.
В период правления
Владимира Святославовича в Киеве
- столице Древнерусского государства
(978-1015 гг.) - существовало учебное
заведение для детей бояр и
старших дружинников. Из выпускников
этой школы и отбирались претенденты
на должности "печатников" -
хранителей княжеской печати, "металников"
- судейских секретарей, писцов и дьяков
при князьях и крупных феодалах.
В этот период в
основном документируются правовые
отношения, создаются жалованные
и вкладные грамоты, завещания.
Археологические раскопки сначала
в Новгороде, а потом и в
Пскове, Смоленске, Витебске, Старой
Руссе и других городах позволили
обнаружить частную переписку
рядовых жителей северо-западных
областей Древнерусского государства
XI-XV вв. (как мужчин, так и женщин).
Возникают и достаточно крупные
собрания письменных материалов,
еще не разделенных на документные
архивы и книжные библиотеки.
С развитием законодательных
основ государства наряду с
объемными многостраничными правовыми
актами ("Русская Правда", Новгородская
и Псковская судные грамоты, Двинская
уставная грамота) создаются документы,
фиксирующие конкретные частные правоотношения.
Это многочисленные разновидности уставных,
вкладных, купчих грамот; заемные, закладные
кабалы, фиксирующие заем денег; житийные
записи - при срочном найме работников;
полные грамоты - при продаже в рабство;
отпускные грамоты и т.д.
С увеличением числа
создаваемых документов обозначились
и места для наиболее безопасного
их хранения. В городах это,
как правило, центральные храмы,
посвященные святым, выбранным в
покровители конкретного города.
В крупных городах существовали
хранилища документов. Поскольку
правом выдачи документов, закрепляющих
за горожанами земли и другое
имущество, пользовались и "концы"
(районы) Новгорода, то хранилищами
и местом создания документов
стали храмы, посвященные покровителям
цеховых ремесел - рыбаков, торговцев
различным товаром, шорников, оружейников
и т.д. В таких патрональных
храмах велись судебные дела и книги записи
торговых операций. Часто само хранение
документов в храме придавало им требуемую
юридическую силу. Центрами ведения документации
и ее хранения были также гостиные дворы
(смоленские, немецкие и др.) и монастыри,
так как церковь обладала широкой юридической
компетенцией. Сам монастырь - достаточно
крупное экономическое предприятие - документировал
свою судебную и хозяйственную деятельность,
иногда используя для этого и свободное
место в духовных книгах.
Накопление традиций
в сфере документирования вело
к формированию круга профессиональных
специалистов в области создания
и обработки документов. Первоначально
их состав пополнялся за счет
церковных псаломщиков и дьяков.
Не случайно с XIV в. термин "дьяк"
как обобщающий закрепился за
всеми лицами, ведущими делопроизводство.
Параллельно стали вырабатываться
устойчивые образцы обращений
и завершений в документах, формуляры,
т.е. типовые устойчивые формы
отдельных, наиболее распространенных
документов, из которых составлялись
своеобразные пособия по делопроизводству
- "формулярники". Устанавливаются
приемы засвидетельствования документов,
их составления (документы начинают проходить
стадии написания - чернописи, редакции
и беловика) и такие элементы, как скрепы,
печати, мосты (подписи на склейках). Появляются
также элементы защиты информации от несанкционированного
доступа на стадии хранения и использования.
Зафиксированы и первые случаи подделки
документов в политических и лично-корыстных
целях.
Объем документов определить
не представляется возможным,
однако характерно, что в Городище
под Новгородом и в самом
Новгороде найдено около 350 свинцовых
печатей - булл, употребляющихся
для скрепления документов. Примерно
столько же их найдено позднее
при проведении раскопок в
Пскове.
В Древнерусском государстве
выработалась и процедура отмены
юридической силы документов. Материалы
вынимались "ларником" и уничтожались
в присутствии свидетелей. "Ларник"
не только заведовал ларем, хранящим документы,
но и был уполномочен скреплять частноправовые
акты городской печатью (Псков). Особо
важные документы уничтожались специально
выбранной городским вече комиссией, часто
публично, в торжественной обстановке.
Менее значительные документы возвращались
авторам или просто смывались с пергамента,
на котором были написаны, а зачищенные
листы снова шли в дело. Достаточно распространенная
практика подделки и подчистки текстов
потребовала внесения в судные грамоты
указаний об аннулировании подложных
документов.
Практически до конца
XIV в. основным материалом для письма на
Руси служил пергамент (особым образом
выделанная телячья, баранья или козлиная
кожа), называемый в документах и "хартией"
и просто "телятиной". Лучший пергамент
привозили из Греции или ганзейских городов.
Самой древней формой документа на Руси
была грамота - отдельный лист пергамента
шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры
документа могли быть различными за счет
подклейки следующих листов. Потерявшие
ценность документы счищали, а дорогостоящий
материал подравнивали, обрезали обтрепанные
места и снова использовали для записи
информации. С увеличением объемов делопроизводства
менялась графика письменности: первоначально
документы составлялись уставной манерой
письма, характерной для книжного дела
с выписыванием букв с прямыми очертаниями.
В XIV в. стал использоваться полуустав,
позволивший ускорить процесс письма
за счет выносных букв и сокращений отдельных
слов. Документы писались сплошным текстом,
без разделения на отдельные слова. Из
знаков препинания к XIV в. стала использоваться
точка в конце предложения.
Несмотря на постоянное
расширение практики документирования
управленческих действий и юридических
фактов, говорить о делопроизводстве
в период Древнерусского государства
и феодальной раздробленности
как о системе определенных
норм и правил еще преждевременно.
Это период постепенного складывания
традиций русской системы делопроизводства,
накопления опыта документирования,
обработки и хранения документов,
обеспечения их сохранности, в
том числе защиты от несанкционированного
доступа и подделки. Вместе с
тем, отдельные нормы работы
с документами находили закрепление
в законодательстве. Расширение
практики удостоверения документов
печатями не только князей, но
и городов и конкретных чиновников
(дьяков) с изображением человека,
сидящего за столом, свидетельствует
о формировании профессионального
цеха специалистов по работе
с информацией, т.е. выработанные
практикой традиции постепенно
становились нормами обычая, закладывая
основу будущей системы делопроизводства.
Делопроизводство
в Древнерусском государстве (X—XI
вв.) и в период феодальной раздробленности
(XI—XV вв.)
Дошедшие до наших дней
письменные документы свидетельствуют,
что в период формирования и расцвета
Древнерусское государство имело
свою письменность, которая использовалась
для документирования частной жизни
(например, письма новгородцев на бересте),
правовых отношений, охраны собственности
(жалованные, вкладные грамоты).
В период феодальной раздробленности
(XIII—XV вв.) развитие феодальных отношений
фиксируется в частноправовых актах
(купчие грамоты на землю и иное
имущество; кабалы заемные, закладные,
служилые на заем денег, движимого и
недвижимого имущества; полные грамоты
на продажу в рабство; отпускные
грамоты при отпуске на свободу
и др.). Отношения между княжествами
закрепляются в договорах великих
и удельных князей. Создаются письменные
памятники права — судные грамоты.
Управленческие решения подчиненным
верховная власть фиксировала в
указных грамотах. В процессе судебной
деятельности составлялись: судные списки,
правовые грамоты, бессудные грамоты,
мировые.*
Всю работу с официальными
документами осуществляли специальные
должностные лица, имевшие небольшой
штат помощников. В XIV в. людей, профессионально
занимающихся работой с документами,
стали называть дьяками.
Документы писали на пергаменте.
Это был дорогостоящий материал.
Его изготовляли из козлиной или
телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли
из ганзейских городов и Греции.
Утративший ценность и значение текст
счищали и использовали лист пергамента
заново.
Этот период характеризуется
накоплениям традиций в области
составления документов: создаются
устойчивые формуляры документов, устанавливаются
приемы их удостоверения — подписи,
скрепы, печати, возникают стадии написания
документа — черновик и беловик.
Однако говорить о делопроизводстве
как о системе определенных правил
и приемов работы с документами
пока еще нельзя. Это время накопления
традиций и обычаев в работе с
официальными документами.
Система
коллежского делопроизводства
Административный хаос,
вызванный отсутствием в прежних
учреждениях установленного законом порядка,
общих письменных форм документов, постоянных
сроков для производства дел, побудил
правительство искать новые формы государственного
устройства. После длительных поисков
и переработки найденных образцов появляются
новые учреждения бюрократического типа
и регламенты для них, определяющие точно
состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.
Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую
бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене
столбцовой формы документа и всеобщем
переходе к тетрадной форме (листовой
и книжной). В указе по этому поводу говорилось
следующее:
"... дела до нынешнего
времени писали в столбцы на одной странице
и в том исходило бумаги много... А как учнут
писать в лист, и на обеих сторонах тетради,
расходу бумаге будет меньше".
Тетради, обычно состоящие
из четырех листов бумаги, сложенных
пополам и сшитых ниткой, не
имели переплета. Несколько тетрадей,
сшитых вместе и заключенных
в переплет, составляли книгу.
Однако книги не всегда переплетали,
так как переплет стоил дорого.