Внедрение автоматизированных технологий

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного  оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, т. е. с оптимизации системы управления и схем работы с документами. Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на ИТ-основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Итак, еще раз подчеркнем, что в основе любой автоматизации должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом.

Часто приходится сталкиваться и с непониманием того, что правильная постановка делопроизводства требует введения единых правил работы с документами во всех подразделениях, построения единой корпоративной системы  делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы. Только комплексная рационализация делопроизводства, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения, дает максимальный эффект.

При комплексной  автоматизации делопроизводства сегодня  решаются во многом те же задачи, которые  решались ранее при оргпроектировании. Фактически компьютеризованные программно-аппаратные комплексы - это только более производительный и эффективный инструмент. Вместе с тем внедрение компьютерных технологий требует значительно большей подготовки.  

Совершенствование информационно-документационного обеспечения  управления на основе компьютерных технологий, активно проводимое сегодня в  большинстве организаций, обязательно  требует предварительного проведения оргпроектных работ. 
Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления, накопленная в нашей стране, позволяет выделить основные этапы проектирования: 
1. Проведение предпроектного обследования, т. е. сбор исходных данных для проектирования. 
2. Анализ существующей системы делопроизводства на основе материалов обследования. 
3. Составление технического задания на проектирование. 
4. Разработка проекта рационализации делопроизводства и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения. 
5. Внедрение. 
Проведение каждого этапа требует применения определенных, присущих данному этапу методов. 
Прежде чем разрабатывать рекомендации, необходимо получить возможно более полное представление о состоянии объекта исследования на сегодняшний день. Для этого проводится предпроектное обследование. 
Обследованию подлежат:

·  функции, задачи и структура учреждения;

·  структура делопроизводственной службы, ее задачи, функции и штаты;

·  организационно-нормативные материалы по делопроизводству;

·  характер загрузки делопроизводственного персонала и основных специалистов;

·  организация секретарского обслуживания;

·  документы учреждения (оформление и содержание);

·  состав и структура документопотоков;

·  организация работы с документами;

·  технология прохождения документов;

·  организация изготовления (набора) и размножения документов;

·  организация доставки (движения) документов;

·  организация текущего хранения документов;

·  архив учреждения;

·  уровень автоматизации и механизации делопроизводства и архива;

·  организация и оборудование рабочих мест делопроизводственного персонала. 
Большинство методов, применяемых при обследовании, - это методы, заложенные в 20-е годы и получившие дальнейшее развитие, уточнение, детализацию в настоящее время. 
В предпроектном обследовании используются следующие методы: изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, самофотография и хронометраж, опрос /интервьюирование/, анкетирование, графический, статистический. 

Этап внедрения проекта совершенствования системы управления включает стадии материально-технической подготовки, профессиональной подготовки управленческих работников, социально-психологической подготовки работников организации, разработки системы стимулирования внедрения проекта, опытного внедрения и внедрения проекта, контроля за ходом внедрения, расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта, проведения приемосдаточных работ. 

 Цели и  функции системы управления персоналом 

     Всю  совокупность целей организации  можно разделить на четыре  вида, или блока: экономические,  научно-технические, производственно-коммерческие  и социальные. Каждый из названных  блоков имеет свою цель первого  уровня:  

    = экономическая  цель — получение расчетной  величины прибыли от реализации  продукции или услуг;  

    = научно-техническая  цель — обеспечение заданного  научно-технического уровня продукции  и разработок, а также повышение  производительности труда за  счет совершенствования технологии;  

    = производственно-коммерческая  цель — производство и реализация  продукции или услуг в заданном  объеме и с заданной ритмичностью (обеспечивающие экономическую цель  договорные обязательства, госзаказы  и т.п.);  

    = социальная  цель — достижение заданной  степени удовлетворения социальных  потребностей работников. 

     В  деятельности руководителей подразделений  всех уровней в неразрыв­ном единстве присутствуют такие общие функции управления как: планирование (т.е. координации ожидаемых результатов и способов их получения), организация и регулирование (т.е. координации фактических действий по достижению результатов), учет и контроль (т.е. обратной связи от объекта к субъекту для получения информации о достижении результатов), стимулирование (т.е. распределения финансовых ресурсов между звеньями).  

     Система  целей является основой определения  состава функций управления. Важным  вопросом в этой связи является  структуризация функционального  разделения труда. Функционирование  системы управления персоналом состоит из нескольких этапов, каждый из которых имеет свои собственные задачи. 

 Организационная   структура системы  управления  персоналом 

     Организационная  структура системы управления  персоналом — совокупность взаимосвязанных  подразделений системы управления  персоналом и должностных лиц.  

     Подразделения  — носители функций управления  персоналом — могут рассматриваться  в широком смысле как служба  управления персоналом. Конкретное  место и роль указанной службы  в общей системе управления  организацией определяются местом  и ролью каждого специализированного  подразделения по управлению  персоналом и организационным  статусом его непосредственного  руководителя. 

     Формирование  оргструктуры системы управления персоналом включает следующие этапы: 

    - структуризация  целей системы управления персоналом; 

    - определение  состава функций управления, позволяющих  реализовать цели системы; 

    - формирование  состава подсистем; 

    - установление  связей между подсистемами; 

    - определение  прав и ответственности подсистем; 

    - расчет  трудоемкости функций и численности  подсистем; 

    - построение  конфигурации оргструктуры.