«... вели государь мне дать...»

    и заканчивалось:

    «...царь-государь смилуйся пожалуй...» .

    Процедура подготовки документов в приказном  делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

    При поступлении документа на нем  проставлялась дата, и дьяк делал  помету «Выписать», что означало «навести справки». Фактически с этого начиналось рассмотрение дела. Дела в приказе рассматривались по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными сведениями, решение («отпуск») готовилось сразу, если же их было недостаточно — начинался сбор необходимых материалов. В случае когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа. 
Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Если думные дьяки вносили коррективы в подготовленный проект, то после вынесения решения дьяк «чернил» документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью — «справой», подтверждая соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов — судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, — своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. 
Подпись дьяка была весьма своеобразной: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа - это было узаконено Судебником 1550 г. в целях предохранения документа от фальсификации и подлога. 
В московских приказах впервые произошло обособление оконченных дел от «текущих». Документы начали хранить не только в кулях, мешках и сундуках - в некоторых приказах (например, Поместном) появились шкафы для хранения документов и принимались меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

    Уложение 1646 г. и ряд указов, принятых позже, ввели нормы письменного оформления различных договоров, благодаря  чему установилось внешнее единообразие деятельности приказов. 
Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.

    В результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа и сложилась новая система  учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и  коллегии (в центре), губернатор, воевода, комиссары и другие органы (на местах). Всего за 1718—1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Для новых учреждений были разработаны регламенты, определяющие их состав, организацию, компетенцию и порядок делопроизводства. 
В 1699 г. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной)³.

    Тетради обычно состояли из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых нитками, и не имели переплета. Несколько  тетрадей, сшитых вместе и заключенных  в переплет, составляли книгу. 
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой деятельности учреждений стал «Генеральный регламент»., утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г.

    Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской», поскольку доминирующим в новых учреждениях стал коллегиальный способ принятия решений при сутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, два-три советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает» (Генеральный регламент, гл. 2 «О преимуществе коллегий»).

    Генеральный регламент окончательно ограждает  присутствие как орган, принимающий  решения, от делопроизводственной деятельности, которая становится обязанностью канцелярии. Глава канцелярии — секретарь — составлял самые важные бумаги и нес ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. В состав канцелярии входили также нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

    Генеральный регламент устанавливал последовательность рассмотрения дел: в первую очередь  рассматривались государственные  дела, затем - частные. На'решение государственных  дел отводилась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества не-решенных дел — сенатское и коллежское делопроизводство отмечалось чрезвычайной медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

    Наиболее  тщательно в Генеральном регламенте были проработаны вопросы регистрации  документов, правильное ведение которой  обеспечивало сохранность документов, быстрое их нахождение, контроль за движением документов и их исполнением. Детально были проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы (ранее, в 1716 г., был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат; позднее эта норма была введена в Генеральный регламент). 
Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была определена регламентом.

    Так, нотариус вел протоколы по делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал дела, какие докладывались присутствию, и составлял по ним решение. По окончании месяца ли-сты переписывались набело и переплетались. Нотариус вел реестр нерешенных дел, а секретарь отмечал, у кого находится в производстве каждое дело. Реестр постоянно находился на столе присутствия, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал канцелярскими принадлежностями.

    В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело); он же вел регистрационные книги («регистратуры») А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались. 
Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса: вступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, хранение дел в архиве.

    Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении, и, не распечатывая пакеты, передавал их в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем, который обозначал время их поступления, и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистрационной книге помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение⁴. 
Служащим документы передавались под расписку, вносившуюся в так называемую квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, а в книге отмечалось время возвращения дела. 
Предварительной подготовкой дела для рассмотрения его в присутствии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела кдокладу включала сбор всех необходимых справок по делу (для этого в другие учреждения направлялись канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы были доклад и краткая записка по делу (экстракт) - изложение существа вопроса, всех обстоятельств дела и законов, в соответствии с которыми должно было решаться дело. Рассмотрение и решение дела велось всеми членами коллегии; докладывал дело секретарь. Решение принималось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения дела и принятое решение нотариус записывал в протокол («повседневную записку», или журнал). Особое мнение члена коллегии записывалось в протокол. Протоколы подписывали все члены коллегии вдень принятия решения. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

    После заседания и подписания протокола  канцелярия готовила так называемые исполнительные бумаги, которые отсылались на места для исполнения. В Генеральном  регламенте подчеркивалось, что при  отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. 
Коллегии обменивались промемориями, а в подведомственные места направляли указы и получали рапорты.

    Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые согласно Генеральному регламенту получили европейское наименование -«архивы» и должны были стать обособленными от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Заведовал архивом архивариус. По регламенту учреждалось два архива: общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел и финансовый — под наблюдением Ревизион-коллегии. Был определен и срок сдачи дел в архив — через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. В архиве составлялась опись всех дел по алфавиту («алфавит дел»). Генеральный регламент устанавливал порядок использования печатей. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела были продиктованы введение присяги для канцелярских чинов и запрет на хранение служебных документов дома. Особо строго карались подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др. 
В коллежском делопроизводстве возникли новые виды документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве: мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др. 
Существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» — образцы. 
В частности, указом 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной предписывалось излагать по пунктам, что облегчало восприятие текста. 
В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом дата документа, которая теперь пишется подтекстом елевой стороны.  листа:

    «Октября 17 дня 1723 года».

    Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых  случаях к нему примыкает обозначение  краткого содержания документа:

    «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) как норма оформляется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

    Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов,отражающих различные  стадии работы над документом: подписи, отметки о согласовании, регистрационные  номера, отметка о контроле, отметка о направлении вдело и др.

    2. Документирование Древнерусском государстве

    Число сохранившихся памятников деловой  письменности (документов), особенно XVI-XVII веков, огромно и разнообразно в жанровом отношении. Это юридические кодексы («Русская Правда», Псковская судная грамота — памятник права Псковской боярской республики XIV-XV веков, Судебники 1497, 1550 и 1589 годов, «Соборное Уложение» 1649 года царя Алексея Михайловича), а также многочисленными документы: дипломатические (грамоты, договоры), административные (приказное делопроизводство, писцовые и переписные книги), судебные (следственные дела, тяжбы, челобитные и судебные решения), хозяйственные (описи имущества, приходные и расходные книги) и другие материалы. В большинстве своем они являются важным и ценным лингвистическим источником, так как значительно полнее и разнообразнее, чем книжные тексты, передают особенности разговорной речи своего времени.

    Древнейшими памятниками деловой письменности считаются договоры с Византией, заключенные в 911 году Олегом, в 944 году Игорем и в 971 году Святославом. Договоры дошли до нашего времени в составе «Повести временных лет» — летописном своде, созданном в Киеве в начале XII века, но включившем в себя более ранние источники. Все договоры были написаны в Византии и представляют собой переводы греческих документов, составленных в соответствии с византийской дипломатической практикой. По мнению Л. П. Якубинского⁵, которое, однако, разделяют не все исследователи, «государственным языком Киевской Руси в X в. и, по-видимому, в начале XI в. был… церковнославянский язык. В дальнейшем положение вещей меняется, и древнерусские государственные документы начинают писать на древнерусском, а не на церковнославянском языке».