Отчет по практике в налоговой

Глава III. Организация делопроизводства в ИФНС по Правобережному округу г.Иркутска

Вся почтовая корреспонденция  на бумажных носителях в течение  всего рабочего дня поступает  в канцелярию. Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству  Управления, руководителям и специалистам отделов, подлежат передаче в канцелярию для их регистрации. При приеме корреспонденции  от нарочных других организаций на копии доставляемого документа  работником канцелярии ставится входящий номер, дата приема документа, номер  телефона и роспись.

Канцелярия производит первичную  сортировку поступившей корреспонденции, ее регистрацию (кроме документов секретного характера). Все документы в адрес  Управления передаются непосредственно  Руководителю Управления, затем для  контроля и направления на исполнение в канцелярию. Все письма граждан  передаются в канцелярию для их регистрации  и направления по указанию руководителя Управления (а в его отсутствие исполняющего обязанности Руководителя) на исполнение в отделы.

Письма, запросы отделов, промежуточная переписка для  подготовки заключительного    документа    с    последующим    докладом    руководству Управления, направляются канцелярией непосредственно  в отделы. В случае ошибочного направления  в отделы сходных с указанными выше документов, они в том же (или первой половине следующего рабочего дня)   возвращаются   в   канцелярию   (с   соответствующей   отметкой)   для переадресования в другое структурное подразделение. При приеме документов канцелярией проверяется:

• Правильность    доставки    корреспонденции    по    адресу. 
  Поступившие    не    по    адресу    документы    пересылаются    по 
  принадлежности.
• Целостность упаковки (бандероли, печати и т. д.).

Вся    поступившая    корреспонденция    (за   исключением  корреспонденции с надписью "лично") вскрывается в канцелярии.

Когда идет вскрытие конвертов работниками канцелярии проверяется наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии или недостаче приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" или делается отметка "Приложение (порядковый номер приложения) не получено". Запросы о высылке недостающих документов направляются работниками соответствующих отделов Управления исполнителю, указанному в документе.

Конверты, в которых  поступили письма, заявления и  жалобы граждан, обязательно прилагаются к переписке.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к  исковым заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.

Каждый прием  корреспонденции удостоверяется штампом  и распиской работника канцелярии с указанием даты получения. На нижнем поле оборотной стороны последнего листа каждого полученного документа, а также на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается канцелярией, а передается по принадлежности, проставляется электроштамп, на котором указывается дата получения документа, входящий номер и индекс (условный номер) отдела Управления. При приеме пакетов из органов государственной власти России, телеграмм,  телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа. На заявлениях, жалобах, предложениях граждан, обратившихся в приемную Управления лично, проставляется штамп "Личный прием".

В каждой принятой телефонограмме должно быть указано точное время ее приема, фамилии и номера телефонов должностных лиц: передавшего и принявшего телефонограмму.

Канцелярия ведет автоматизированный (при помощи персонального компьютера) учет всей поступившей в Управление корреспонденции. Передача корреспонденции из канцелярии производится специалистом в специальных папках, заведенных для руководителя и заместителей руководителя. В отделы и инспекции Управления корреспонденция раскладывается в специально отведенные ячейки. Те документы, которые поступили в канцелярию  в т.ч. предложения, заявления и жалобы граждан, в день поступления или на следующий день должны быть переданы руководителю, за исключением срочных документов, которые передаются незамедлительно.

Если документ, поступивший  из МНС РФ, администраций органов  власти, в соответствии с резолюцией руководителя исполняется несколькими отделами, то канцелярия осуществляет ксерокопирование и доводит документ до всех поименованных в резолюции лиц вместе с контрольной карточкой под расписку начальников отделов. Специалисты канцелярии при подготовке документов своевременно в день поступления или на следующий день обеспечивают доведение поступивших документов до исполнителей. Если документ в соответствии с резолюцией руководителя исполняется несколькими отделами, то специалист канцелярии доводит его до первого из поименованных в резолюции исполнителей под расписку во входящей контрольно-регистрационной карточке. В случае если документ ошибочно направлен в другой отдел, то делопроизводитель отдела незамедлительно возвращает его в канцелярию с пометкой начальника отдела для внесения соответствующих исправлений и передачи документа по назначению.

Учет всех обращений граждан  производится в канцелярии с последующим направлением соответствующие отделы Управления. В случаях, если для подготовки ответа требуются заключения нескольких отделов, ответственным исполнителем является поименованный первым.

Повторными следует считать  обращения, поступившие от одного и  того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством  срок рассмотрения или заявитель  не удовлетворен данным ему ответом  из-за его необоснованности. При  регистрации повторных обращений  на регистрационно-контрольных карточках  проставляется отметка "ПОВТОРНО". Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием  фамилии, имени, отчества и содержать  помимо существа предложения, заявления или жалобы также данные о месте его жительства, работы или учебы.

Обращения граждан рассматриваются  в срок до одного месяца со дня поступления  в Управление, а не требующие дополнительного  изучения и проверки - до 15 дней. В  отдельных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 1 месяц. Ответ заявителю должен быть дан в письменной форме.

Прием граждан, обратившихся лично в Управление, проводится:

• Руководителем и его заместителями по предварительной 
  записи в приемной.
• Начальниками отделов - с 8.30 до 17.30 часов в рабочие 
  дни (по пятницам и предпраздничным дням до 16 часов).

Оформление пропуска на вход в здание Управления производится работниками УФСНП по Иркутской области. Контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений и приема граждан по личным вопросам возлагается на секретаря приемной. При невозможности оперативного рассмотрения вопросов специалист приемной обязан предложить гражданам изложить интересующие их вопросы в письменных заявлениях, которые со штампом "ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ" должны быть зарегистрированы в канцелярии и переданы в соответствующие отделы для исполнения в установленном порядке.

Контроль за сроками исполнения документов, поступающих непосредственно  в отделы, осуществляется ответственными за делопроизводство этих отделов в  соответствии с резолюциями начальников  отделов. Контрольно-регистрационные карточки в справочной картотеке группируются по разделам корреспондентов, а в контрольной по срокам исполнения. Работники канцелярии контролируют исполнение служебных документов по контрольно-регистрационным карточкам. Исполнение должно быть проконтролировано за 1-3 дня до исполнения и непосредственно в день исполнения. Контроль за исполнением документов в отделах ведется ответственными за делопроизводство в контрольно-регистрационном журнале или при помощи ПК с последующей распечаткой регистрационно-контрольных карточек. Контроль за своевременным получением ответов на письма и запросы, направляемые налоговым органам, учреждениям и организациям, а также за исполнением налоговыми органами заданий, ведется непосредственно соответствующими исполнителями отделов Управления. С этой целью у исполнителей должны быть заготовлены специальные папки для документов, ожидающих ответов. В этих папках хранятся копии всех запросов. В случае неполучения ответов по указанным письмам и запросам исполнители обязаны своевременно докладывать об этом начальнику отдела для принятия необходимых мер. При необходимости, начальник отдела вносит предложения руководству о применении мер воздействия к должностным лицам, срывающим выполнение задания. Сроки исполнения документа исчисляется со дня направления его на исполнение в соответствии с резолюцией руководства Управления в отдел Поручения МНС РФ с конкретной датой исполнения, подлежат исполнению в указанный срок; без указания конкретной даты с пометкой в тексте "В срочно" - непосредственно в день поступления, "срочно" - в 3-дневный срок, с пометкой в тексте "оперативно" в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения. Неукоснительно исполняются сроки, установленные на все виды служебных документов резолюциями Руководителя. Все остальные служебные документы (за исключением переписки, связанной с предложениями, заявлениями и жалобами граждан)должны исполняться в срок не более чем 10 рабочих дней от даты поступления их на исполнение, если в тексте самого документа или поручения (резолюции) к нему не установлен конкретный срок исполнения. Снятие документа с контроля осуществляется только после его окончательного и полного исполнения, подтвержденного соответственно руководителем.

В канцелярии копируются служебные материалы и документы по заказам. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы. Заказ на выполнение множительных работ заполняется исполнителем по установленной форме и подписывается начальником отдела, подготовившего документ. Сотрудники отделов сдают в канцелярию подлинные экземпляры приказов, инструкций, указаний и писем, подлежащих размножению и последующей рассылке. Материалы, подлежащие копированию, должны быть тщательно проверены, разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах формата не более А3.

Глава IV. Автоматизация обработки информации в ИФНС по Правобережному округу г.Иркутска

Выделим основные цели и  задачи автоматизации налогового учета:

- совершенствование оперативности работы и повышение производительности труда налоговых инспекторов;

- повышение достоверности данных по учету налогоплательщиков и эффективности контроля за соблюдением налогового законодательства;

- оперативное получение данных о поступлении налогов (по каждому налогоплательщику или группе налогоплательщиков, по каждому виду налогов или группе налогов) по запросу на любую дату учета на любых вертикальных уровнях системы управления налогообложением; улучшение качества и оперативности бухгалтерского учета; углубленный анализ динамики поступления сумм налогов и возможность прогноза этой динамики; обеспечение полной и своевременной информированности налоговых инспекций всех уровней о налоговом законодательстве на любую дату учета, начиная с текущей и ранее; своевременное    информирование     администрации     обслуживаемой территории о поступлении налогов и соблюдении налогового законодательства; сокращение объема бумажного документооборота; совершенствование оперативности и качества принимаемых решений по управлению налогообложением с целью повышения эффективности его функционирования; значительное облегчение создания отчетности перед вышестоящими органами; оперативное взаимодействие и обмен данными между налоговым органом и другими организациями (органами федерального казначейства, финансовыми органами администраций, предприятиями-налогоплательщиками, правоохранительными органами, другими налоговыми органами и т.д.).

Исходя из вышеперечисленного, одной из приоритетных задач ИФНС по Правобережному округу г.Иркутска являются разработка и реализация целевой комплексной программы информатизации налоговых органов как системы мер организационного, научно-технического, кадрового, материального и финансового характера, направленных на решение проблем информационного обеспечения.

Широкое использование  непосредственно на рабочих местах персональных ЭВМ, соединенных локальной вычислительной сетью, дает возможность организовать индивидуализированную обработку информации. Информационно-вычислительные мощности персонализируются, но при этом сохраняются централизованные базы данных, дополненные внутренней и внешней электронной связью. Децентрализованный сбор и обработка информации (на рабочем месте сотрудника) позволяет повысить полноту, точность и актуальность готовящихся документов, увеличить скорость их подготовки. Производительность труда на рутинных операциях увеличивается в несколько раз за счет применения на автоматизированных рабочих местах (АРМ) специального программного обеспечения.

Применение развитых средств электронной коммуникации (сетевые средства, электронная почта и др.) экономит до 20% рабочего времени. Общая стоимость обработки документов за счет применения электронных средств обработки и передачи информации уменьшается в 10—15 раз.

Инструменты автоматизации  налогового учета и отчетности

В настоящее время  в ИФНС по Правобережному округу г.Иркутска используются следующие программные средства:

• Автоматизированная система учета налогов для юридических лиц (Пакет PRO версии 4.5.7);
• Автоматизированная система учета налогов для физических лиц (Пакет АИС "Налог");
• Информационно-справочная система для поиска плательщиков -юридических лиц (Пакет "Поиск плательщиков", версия 2.04);
• Информационно-справочная система учета частных предпринимате (ИССУЧП, версия 1.2);
• Коммуникационная почтовая система DIPOST, предназначенная для защищенной почтовой связи между налоговыми службами города и области;
• Автоматизированная система ведения и передачи в вышестоящий орган отчетности налоговым органом "REPORT";
• Информационно-правовые системы "Гарант" и "Консультант";
• Система учета штатного состава сотрудников "Кадр";
• Программа для расчеты заработной платы "1С-Зарплата";
• Другие программные средства.

Информационно-правовые системы "Гарант" и "Консультант" предназначены для использования в работе необходимых нормативно-правовых актов и документов. Постоянное отслеживание изменений в законодательстве позволяет своевременно принимать правильные решения по ведению бухгалтерского учета на предприятии, и как следствие, осуществлять правильное ведение налогового учета в налоговых органах.