СОДЕРЖАНИЕ

 

     введение

 

     Гостиничный сервис – ведущая отрасль сферы  обслуживания. Современное состояние  рынка гостиничных услуг характеризуется  высоким  уровнем конкуренции, разнообразием видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб.

     Организовать  работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. Вопрос комплексной автоматизации всех процессов в гостинице является весьма актуальным для российских гостиниц.

     Многие  представленные на рынке программные  продукты в области автоматизации  гостиничного бизнеса хорошо зарекомендовали  себя на практике. К одной из таких систем и относится система управления гостиницами «Невский портье». Поэтому целью работы и будет являться рассмотрение данной системы.

     Задачи:

     - рассмотреть историю создания  системы;

     - определить особенности системы;

     - раскрыть функции системы;

     - определить ее назначение и  функциональные возможности. 
 
 
 
 
 

1. История создания

 

     Универсальная компьютерная система для автоматизации гостиниц, пансионатов и санаториев «Невский портье» разработана в г. Санкт-Петербурге в 2001 г. При создании системы был обобщен многолетний опыт работы авторов по развитию и внедрению гостиничной системы «Актис – отель» (первая версия которой была создана еще в 1989 году и первоначально называлась Actis SHS), а также учтены пожелания персонала гостиниц, в которых на протяжении многих лет успешно эксплуатируется эта система – «Актис – отель» до настоящего времени стабильно работает в гостиницах и пансионатах Ярославля, Рыбинска, Костромы, она сопровождается и модифицируется в соответствии с запросами клиентов и требованиями Российского законодательства, легко вписывается в технологию работы с гостем, устойчиво работает, проста в сопровождении и хорошо принимается персоналом гостиниц.

     Основные  принципы, которые были заложены в  основу системы «Актис – отель» - это высокая надежность при круглосуточной работе, сохранность информации и возможность ее восстановления при любых сбоях, полнота охвата функциональных обязанностей служб, связанных с размещением гостей, простота освоения и эксплуатации, защита от некорректных действий оператора, эффективный контроль за решениями, принимаемыми персоналом.

     Эти же качества авторы постарались сохранить и в своей новой разработке, названной ими «Невский портье».

     Целесообразность  создания новой системы была продиктована тем, что в процессе развития «Актис – отель» коллективу разработчиков пришлось действовать в рамках идеологии и структуры базы данных, изначально заложенных в 90-е годы, при написании первой версии «Актис – отель». Вместе с тем, постоянные изменения законодательства, многообразие хозяйственных принципов, на которых основывается деятельность предприятий индустрии гостеприимства, различная степень их самостоятельности при выборе технологии работы с гостями, специфика требований местных контролирующих организаций, привели к необходимости создания достаточно гибкой, универсальной и сравнительно недорогой гостиничной системы. К этому же подтолкнуло и наличие на рынке дорогостоящих импортных гостиничных систем, не во всем удовлетворяющих действующему Российскому законодательству.

2. Особенности системы «Невский портье»

 

     «Невский портье» - это принципиально новая система, обладающая более широкими возможностями, гибкостью настроек и перспективой развития. В частности, в системе «Невский портье» заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя.

     В системе «Невский портье» имеется возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению.

     Использование понятия «расчетный час» не только полностью соответствует «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ», утвержденным соответствующим постановлением Правительства РФ, но и позволяет системе «Невский портье» автоматически начислять оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя.

     При расчетах с гостями и с организациями-потребителями за оказанные гостиничные услуги, «Невский портье» производит раздельный учет наличных оплат, безналичных средств, переведенных на расчетный счет гостиницы и оплат, осуществленных гостями по кредитным картам,

     Конфигурация  «Невский портье» для пансионатов и санаториев обеспечивает возможность предварительной продажи путевок с расчетом стоимости в зависимости от индивидуального набора услуг (питание, лечение и т.д.). А также поселение по путевке, формирование списков на питание и др. услуги.

     Система «Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.

     Для гостиниц от 1 до 10000 номеров 

     Система «Невский портье» предназначена для автоматизации работы служб размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с общим количеством номеров от одного до 10000 и количеством корпусов от одного до 10.

     Система «Невский портье» может устанавливаться как в локальном варианте (совмещенное рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.

     Систему «Невский портье» удобно устанавливать в цепочках отелей, в ведомственных гостиницах и пансионатах, управляемых и контролируемых из одного центра. При этом, в связи со структурированностью информации и единой технологией работы с гостем, центральная организация, получая оперативные отчеты с мест, может более эффективно решать свои задачи.

     Система написана на VFP и функционирует на персональных компьютерах, обеспечивающих устойчивую работу Windows98/2000/XP.

3. Функции, автоматизированные в системе «Невский портье»

 

     В системе «Невский портье» автоматизируются все этапы работы с гостем. Основные модули системы:

• модуль работы с заявками;
• модуль предварительной продажи путевок (для пансионатов);
• модуль бронирования (резервирования) мест;
• модуль поселения (свободное поселение, поселение по заявкам, ускоренное поселение группы гостей, поселение по предварительно проданным путевкам для пансионатов);
• кассовый модуль (оплата проживающему гостю, оплата непроживающему, оплата группе, отчеты кассира, работа с фискальным регистратором, формирование счетов-фактур и т.д.);
• модуль контроля должников и выселения;
• модуль переселения, продления проживания, корректировки данных о госте, изменения способа оплаты и т.д.;
• модуль справок о проживающих;
• модуль безналичных расчетов (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание – форма 7);
• модуль учета и оформления расчетов за телефонные переговоры, контроль должников;
• модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.;
• модули ведения тарифов (на проживание, на сервис, на доп. оборудование), ведение договорных тарифов;
• модуль формирования информации для поэтажных служб;
• модуль формирования печатных и отчетных документов;
• модуль формирования списков на питание (для ресторана) и др. услуги;
• модули ведения архивов: архив движения номерного фонда, архив наличных счетов, архив телефонных переговоров;
• модуль формирования журналов для ОВИР;
• модуль формирования «черных списков»;
• модуль аналитики;
• модуль обмена информацией с бухгалтерскими системами (например, с «1С»);
• служебные модули, модули настроек, ведение паролей пользователей и т.д.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. структура системы

     Работа с номерным фондом

     Модуль  ведения номерного фонда, реализованный  в системе «Невский портье», позволяет сотрудникам гостиницы самостоятельно формировать описание номерного фонда и оперативно отслеживать его изменение. При этом в базу данных вводится такая информация, как категория, количество мест, имеющееся дополнительное оборудование и другие параметры, характеризующие каждый конкретный номер. Имеется возможность добавить в базу новый номер или удалить существующий.

     Оператор  может изменить состояние номера: перевести свободный номер в  состояние ремонта, указать, что  номер сдан в аренду, выделен под  служебное помещение и т.д. «Невский портье» автоматически установит соответствующее состояние номера при наступлении даты начала или окончания ремонта, срока аренды или периода бронирования (если соответствующая информация была заблаговременно введена в компьютер).

     * экран номерного фонда

       
 
 
 
 
 
 
 
 

     Тарифы на проживание и дополнительные услуги

     В системе заложен гибкий механизм ведения тарифной политики. Все вводимые тарифы характеризуются датой начала и датой окончания их действия. С наступлением соответствующей  даты «Невский портье» будет автоматически производить расчеты с гостями за проживание и дополнительные услуги на основе действующих на эту дату тарифов. Возможно введение как общих тарифов для всех гостей, так и специальных, договорных, тарифов для отдельных организаций-потребителей. Система автоматически рассчитывает налоги в соответствии с действующим Российским законодательством и в зависимости от способа оплаты (наличные средства или безналичные расчеты).

     У оператора имеется возможность  работы со следующими справочниками, относящимися к группе формирования тарифов:

• справочник тарифов на проживание;
• справочник тарифов на оборудование в номере;
• справочник тарифов на дополнительные и сервисные услуги;
• справочник налогов на услуги гостиницы.