Государственное общеобразовательное учреждение высшего  профессионального образования 

«РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ» 
 

Кафедра управления 
 
 
 
 

К О Н Т Р О  Л Ь Н А Я     Р А Б О Т  А 

по  дисциплине «Управление коммуникативными процессами»

на  тему «Проблемы коммуникаций в таможенных органах и

пути  их решения» 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка 5-го курса заочной формы  обучения факультета таможенного дела, группа Т061ЗС Е.А.Смолина

Проверил:________________________

_________________________________

Оценка:__________________________

_________________________________

Подпись__________________________

«___» ________________2011г. 
 
 

Москва

2011

Оглавление 

Введение

 

    Под коммуникациями принято понимать общение, передачу информации от человека к  человеку; специфическую форму взаимодействия людей в процессе их деятельности, осуществляемую, главным образом, при помощи языка.

    В расширенном смысле коммуникация понимается как средство связи объектов материального и духовного мира, общение — обмен информацией между людьми, передача и обмен информацией в социуме, участие в процессах массовой информации.

    Необходимо  отметить, что речь идет о социальных коммуникациях, а такие направления коммуникаций как цифровые информационные процессы, документооборот и прочее остаются за рамками представленной работы.

    Само  понятие «общение» используется в характерной для коммуникационного менеджмента терминологии чаще всего опосредованно. В качестве научного термина «общение» применяется в социологии психологии и обозначает процесс установления и развития контактов между людьми в условиях совместной деятельности. При этом изучение процесса общения является важным слагаемым постижения теоретических основ управления коммуникациями.

    Коммуникация  является, таким образом, определенным посредником между индивидуальной и общественно осознанной информацией. Важной проблемой в изучении коммуникаций остается механизм, трансформирующий индивидуальный процесс передачи и восприятия информации в социально значимый процесс персонального и массового воздействия.

    Предметом моего исследования являются корпоративные коммуникации. Под корпоративными коммуникациями понимается система коммуникаций, социального взаимодействия, осуществляемая внутри какой-либо конкретной организации, а также между организацией и ее средой. Корпоративные коммуникации являются стратегической базой всех коммуникационных процессов компании – в данном случае таможенного органа.

    Объектами и субъектами коммуникационного  менеджмента могут выступать  самые разные социальные институты, являющиеся значимыми для определения  направлений корпоративной политики, оценки целесообразности тех или  иных форм информационного воздействия. Данный вопрос концентрирует в себе также моменты дифференциации и варьирования коммуникативной активности предприятия,  как во внешней, так и во внутренней организационной среде. Участники коммуникационных процессов, вовлекаемые в коммуникации в результате определенных интересов компании, определяются как целевые группы или сегменты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Общие положения процесса коммуникаций

Сущность  коммуникационных процессов

 

     Коммуникация  – процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Обязательным условием коммуникации является наличие реципиента - получателя информации. Коммуникатор - человек, служащий источником коммуникации, сам по себе не осуществляет коммуникацию.

     Субъектами  могут выступать отдельные личности, тогда коммуникация будет осуществляться путем передачи идей, факторов, мнений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса) с целью получения определенной реакции. Также субъектами могут быть группы и организации.

     Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента. Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений.

     Эффективность работы менеджера напрямую зависит  от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения.

     Термин  «коммуникация» происходит от латинского «communis» означающего «общее». Коммуникация может быть определена как передача значения или смысла понимания с помощью символов.

     Коммуникации  в организации - это сложная многоуровневая система, охватывающая саму организацию, ее элементы, ее внешнее окружение.

     Основная  цель коммуникационного процесса —  обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией  не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. 
 

1.2. Структура коммуникационных процессов

 

     Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информации между людьми; как явление они  представляют установленные нормы  взаимодействия между людьми в рамках организации. Формирование системы коммуникаций предполагают рассмотрение содержания структуры этих коммуникаций.

     Структура коммуникационного процесса - упорядоченное  множество узловых точек, связанных  коммуникационным процессом, каждая из которых находится в определённых отношениях. В информационно-коммуникационной структуре выделяются 7 основных звеньев:

     кто говорит (коммуникатор; источник; отправитель; адресант; рекламодатель; автор);

     что говорит (содержание);

     как говорит (вид, форма);

     посредством чего говорит (канал; вид связи);

     кому  говорит (аудитория; получатель; адресаты; читатель; зритель; слушатель; реципиент  и т. д.);

     когда говорит (время);

     с каким результатом (обратная связь).

     Одна  часть звеньев соотносится с  информационной системой, другая часть звеньев - со сферой коммуникационных процессов. В целом они образуют единство. Информация является двусторонним непрерывным процессом, который характеризуется обратной связью.

1.3. Элементы и этапы процесса коммуникации

 

     В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

     1.Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

     2.Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

     3.Канал, средство передачи информации.

     4.Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

     При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Взаимосвязанные этапы таковы:

     1. Зарождение идеи.

     2. Кодирование и выбор канала.

     3. Передача.

     4. Декодирование.

 

      Рис. 1 Схема коммуникационного  процесса с обратной связью 
 
 

     Зарождение  идеи

     Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

     Кодирование и выбор канала

     Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

     Отправитель должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым  общеизвестным каналам относятся  передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

     Передача

     На  третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю.

     Декодирование

     После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

2. Управленческие  коммуникации в таможенных органах и их значение

 

    В своей работе я хочу рассмотреть коммуникации с точки зрения обмена информацией в таможне. Нет никаких сомнений, что коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной эффективности. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием для успешного достижения стоящих перед таможенным органом целей, однако, именно они составляют одну из важнейших проблем современного менеджмента.

    Процесс коммуникации в организациях содержит и организационные элементы, и  индивидуальные. На индивидуальном уровне процесс интерпретации коммуникаций сильно зависит от того, какую социальную позицию занимают отдельные личности в организации (например, одну и ту же информацию по разному воспринимают руководитель структурного подразделения и технический работник).

    Организационные структуры с их меняющимися размерами, технологическими хитростями и определенной степенью комплексности и формализации рассчитаны на то, чтобы быть в системе  обработки информации или включиться в нее. Само учреждение организационной структуры является признаком того, что для коммуникаций предусмотрен особый путь. Власть, лидерство и принятие решений – все это явно или неявно опирается на процесс коммуникаций, поскольку они не имеют смысла при отсутствии информации.

    Поскольку коммуникация является достаточно сложным процессом, действенность которого зависит от большого числа факторов, то управление ею требует специальных знаний и методов. И в первую очередь – представления о самой природе коммуникации.

    Коммуникация  – это процесс обмена идеями, мнениями, иной информацией в устном, письменном виде посредством различных символов или действий. Рассмотрим управленческие коммуникации, как коммуникации, осуществляемые в процессе управления, т.к. коммуникация имеет решающее значение для менеджеров и их работы. Управленческие коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Это является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию.