В конце письма обязательно должна стоять подпись (см. Приложение № 2).

• Рекомендуется также включать в текст подписи одну из общепринятых формул завершения письма (Приложение № 3).
• На любое сообщение требуется отправить ответное. В случае, если пересылаются какие-либо файлы, обязательно включить сопроводительное краткое сообщение.
• Необходимо отвечать на поступающую почту оперативно и компетентно. Если нет возможности дать подробный ответ в срок указанный в сообщении, необходимо, по крайней мере, сообщить адресату о получении сообщения, объяснить причину задержки ответа и указать, в какой срок будет предоставлен ответ.
• При составлении письма рекомендуется включать в послание отрывки письма, на которое дается ответ, а также использовать общепринятые в деловой переписке фразы и обращения (Приложение № 3).
• Перед отправкой сообщения необходимо проверить текст, адреса, тему и подписи, для соблюдения делового этикета и точности отправки.

Приложение  №1

 

Негативная  и позитивная лексика 

Приложение  № 2

 
 

• В подписи  указывается:

----------------------------------------

Имя и Фамилия

Должность

Название подразделения 

Название Банка

Адрес (название улицы/проспекта  и номер) 

Индекс, название города и страны

Номер телефона и  факса

Номер мобильного телефона

E-mail:

Вебсайт:

---------------------------------------- 

• Standard layout for the e-mail signature:

----------------------------------------

First and Last Name  
Position or area of responsibility

Organizational Unit

Department / Division 

Company legal name/Brand Name (–  Member of UniCredit Group)

Street and street number

Zip code, city and country

Telephone and fax number 
Cellular

E-mail address

Website

---------------------------------------- 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИМЕР: 

---------------------------------------- 

---------------------------------------- 
 
 

EXAMPLE:  

----------------------------------------

Mario Rossi 
Head of Brand Communications 
Brand & Change Management

Group Identity & Communications 

Credit   
Via San Protaso, 9

20191 Milano, Italy

Tel. +39 02 8452 0000 - Fax +35 22 886 0000

Cell. +39 355 00000

mailto:mario.rossi@credit.eu

http://www.credit.eu 

---------------------------------------- 
 
 
 

• Рекомендации  к написанию подписи:
• начало и окончание подписи выделяются двумя линиями границы (прерывистая линия – 40 штрихов). 
• В программах Microsoft Exchange , Microsoft  Outlook Вы можете  установить  автоподпись. 
• Аббревиатуры телефонов и мобильного указываются как: Тел. и Моб., не рекомендуется использовать следующие знаки,  (i.e. *, (), т.к.  не каждый формат может их распознать.

Приложение  № 3

 

ФРАЗЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ДЕЛОВОЙ  ПЕРЕПИСКЕ (из Правил общения и внешнего вида для сотруднико)

Для начала письма:

 

Уважаемые господа/ Вниманию г-на …

Мы получили Ваше письмо от… / Ваше письмо с приложением (с указанием, просьбой о …) рассмотрено

В ответ на Ваше письмо от … (дата) / Ссылаясь на наше письмо от… сообщаем, что…

Рады сообщить Вам, что …/ К сожалению, вынуждены  напомнить Вам, что …

Просим принять  во внимание (учесть), что …

В подтверждение  нашего телефонного разговора, состоявшегося ... с.г., сообщаем, что...

К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от ... и вынуждены  еще раз напомнить Вам (попросить  Вас) о ...

Мы вынуждены  уведомить Вас (напомнить Вам) ... / Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что ...

По Вашей  просьбе направляем Вам ...

Пожалуйста, примите наши извинения за ...

Просим  извинить нас за задержку с ответом  на Ваше письмо ...

Ставим  Вас в известность .../ Уведомляем Вас ...

Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма:

 

Ваша  просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов  рассмотрения сообщим незамедлительно.

Ваше  предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения ...

В ответ  на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что  выполнить ее не имеем возможности (не можем), в связи со следующими обстоятельствами …

В дополнение к вышеизложенному (высказанному, отмеченному  выше) сообщаем ...

В связи  с вышеизложенным .../  В связи (соответствии) с Вашей просьбой ...

В соответствии с прилагаемым контрактом …/ В  сложившейся обстановке ...

В заключение ....

Ввиду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо) добавить (заметить, отметить) ...

Во избежание  задержки ...

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена  по следующим причинам …

К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о ...

Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято ...

Необходимо (следует, нужно) признать .../ Обращаем Ваше внимание на тот факт, что …

Просим  Вас поставить нас в известность  о ...

Просим  ускорить выполнение принятых Вами обязательств по ...

Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам ...

Мы выражаем уверенность в том, что …

Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя) ...

Что касается Вашей просьбы (замечания, претензии) обращаем  внимание на тот факт, что..

Следует (необходимо, нужно, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить) ...

Считаем необходимым (важным, целесообразным) …

Выражения, используемые в конце  письма:

 

Заверяем  Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями.

Заверяем  Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления создавшегося положения.

Мы будем  признательны за быстрый ответ 

Просим  вас информировать нас о принятых Вами мерах.

Просим  обращаться к нам, если Вам потребуется  помощь (содействие) …

Убедительно просим не задерживать с ответом.

С уважением  …/ С наилучшими пожеланиями….

Надеюсь на дальнейшее сотрудничество…