Стратегические решения для эффективной работы систем складирования и распределения продукции

Современный крупный склад - это сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет  определенную структуру и выполняет  ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накоплению, переработке  и распределению грузов между  потребителями. При этом в силу многообразия параметров, технологических и объемно-планировочных  решений, конструкций оборудования и характеристик разнообразной  номенклатуры перерабатываемых грузов склады относят к сложным системам. В то же время склад сам является всего лишь элементом системы более высокого уровня - логистической цепи, которая и формирует основные и технические требования к складской системе, устанавливает цели и критерии ее оптимального функционирования, диктует условия переработки груза.

Поэтому склад должен рассматриваться  не изолированно, а как интегрированная  составная часть логистической цепи. Только такой подход позволит обеспечить, успешное выполнение основных функций склада и достижение высокого уровня рентабельности.

При этом необходимо иметь  в виду, что в каждом отдельно взятом случае, для конкретного склада, параметры складской системы  значительно отличаются друг от друга, так же как ее элементы и сама структура, основанная на взаимосвязи  этих элементов. При создании складской  системы всегда нужно руководствоваться  следующим основным принципом: лишь индивидуальное решение с учетом всех влияющих факторов может сделать  ее рентабельной. Предпосылкой этого  является четкое определение функциональных задач и основательный анализ переработки груза как внутри, так и вне склада. Разброс гибких возможностей необходимо ограничить благоразумными практически выгодными показателями. Это означает, что любые затраты  должны быть экономически оправданными, т.е. внедрение любого технологического и технического решения, связанное  с капиталовложениями, должно исходить из рациональной целесообразности, а  не из модных тенденций и предлагаемых технических возможностей на рынке.

Склады различаются:

1) по размерам: от небольших помещений, общей  площадью в несколько сотен  квадратных метров, до складов-гигантов, покрывающих площади в сотни  тысяч квадратных метров;

2) по высоте  укладки грузов: в одних груз  хранится не выше человеческого  роста, в других необходимы  специальные устройства, способные  поднять и точно уложить груз  в ячейку на высоте 24 м и  более;

3) по конструкции:  могут размещаться в отдельных  помещениях (закрытые), иметь только  крышу или крышу и одну, две  или три стены (полузакрытые). Некоторые грузы хранятся вообще  вне помещений на специально  оборудованных площадках, в так  называемых открытых складах;

4) по количеству  пользователей: склад может предназначаться  для хранения товаров одного  предприятия (индивидуальное пользование), а может, на условиях лизинга,  сдаваться в аренду физическим  или юридическим лицам (коллективное  пользование);

5) по степени  механизации складских операций: немеханизированные, механизированные, комплексно-механизированные, автоматизированные  и автоматические;

6) по возможностям  доставки и вывоза груза с  помощью железнодорожного или  водного транспорта: пристанционные  или портовые склады (расположенные  на территории железнодорожной  станции или порта), прирельсовые (имеющие подведенную железнодорожную  ветку для подачи и уборки  вагонов) и глубинные. Для того  чтобы доставить груз от станции,  пристани или порта в глубинный  склад, необходимо воспользоваться  автомобильным или другим видом  транспорта;

7) по широте  ассортимента хранимого груза:  специализированные склады, склады  со смешанным или с универсальным ассортиментом;

В экономической деятельности используются множество разновидностей складов. По назначению можно выделить следующие виды:

   1. производственные  – склады сырья, комплектующих,  материалов, цеховые склады готовых  изделий, заводские склады готовой  продукции;

   2. транзитно-перевалочные  – склады при железнодорожных  станциях, портах, речных пристанях,  аэропортах, автогрузовых терминалах, служащие для кратковременного  хранения грузов в период перегрузки  их с одного вида транспорта  на другой;

   3. таможенные –  склады для хранения товаров  в ожидании таможенной очистки;

   4. досрочного завоза  – склады в районах, доставка  товаров в которые возможна  лишь в определенные периоды  года;

   5. сезонного хранения  – склады для товаров сезонного  характера;

   6. резервные – склады  для хранения запасов на случай  чрезвычайных обстоятельств;

   7. оптовые распределительные  – склады, снабжающие товаропроводящие  сети;

   8. коммерческие общего  пользования – склады, обслуживающие  любых владельцев товаров;

   9. розничные – склады  торговых предприятий.

Склады различаются условиями  хранения – общего назначения, резервуары, сейфы для опасных веществ, специализированные склады-хранилища (овощехранилища, фруктохранилища, склады-холодильники с машинным охлаждением, ледники для хранения продуктов и др.). На складах создают необходимые условия для хранения с учетом физико-химических свойств товаров. В ряде случаев на складах имеются мощности по расфасовке, упаковке, тестированию и другим операциям.

Функции закупок товара, управления запасами и реализации поручают отдельным  от склада службам.

Склады обычно выделяют в  отдельную структуру, исполняющую  только стандартные операции – разгрузка, приемка, размещение, хранение, учет, комплектация партий для отгрузок по заказам, подготовка к отгрузке, погрузка, экспедирование, а также вспомогательные операции по обеспечению жизнедеятельности  склада – уборка, ремонт оборудования и помещения и т.д.

Основное назначение склада - концентрация запасов, их хранение и  обеспечение бесперебойного и ритмичного снабжения заказов потребителей. Складские операции должны вносить  свой вклад в логистическую стратегию. Поэтому менеджерам необходимо проанализировать эту стратегию, спроектировать склады так, чтобы они поддерживали эту стратегию, а затем управлять ими с максимальной эффективностью.

 

2.2. Основные функции склада.

 

К основным функциям склада можно отнести следующие:

1. Преобразование производственного  ассортимента в потребительский в соответствии со спросом - создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов. Особое значение данная функция приобретает в распределительной логистике, где торговый ассортимент включает огромный перечень товаров различных производителей, отличающихся функционально, по конструктивности, размеру, форме, цвету и т. д.

Создание нужного ассортимента на складе содействует эффективному выполнению заказов потребителей и  осуществлению более частых поставок и в том объеме, который требуется  клиенту.

2. Обработка партий товаров:

   * Приемка поступивших  товаров с проверкой по количеству  и качеству.

   * Подготовка претензий  на поврежденные и некачественные  товары, на недостачу их в получаемых  партиях.

   * Обеспечение сохранности  товаров от повреждений и хищений.

   * Ведение оперативного  и финансового учета движения  товаров.

   * Контроль изменений  номенклатуры поставщиками.

   * Предотвращение накопления  неликвидов.

   * Инвентаризация запасов,  выборочная проверка соответствия  фактического наличия данным  компьютерного учета, установление  фактов хищений и порчи товаров.

   * Экспедирование получаемых  и отгружаемых партий товаров.

3. Складирование и хранение  позволяет выравнивать временную  разницу между выпуском продукции,  и ее потреблением, и дает возможность  осуществлять непрерывное производство  и снабжение на базе создаваемых  товарных запасов. Хранение товаров  в распределительной системе  необходимо также и в связи  с сезонным потреблением некоторых  товаров. Соблюдение системы хранения  и организации запасов во избежание  пересортицы, размещение товаров  наиболее экономичным способом. Современная корректировка базы  данных при изменении адресов  хранения деталей.

4. Утилизация и транспортировка  грузов. Для сокращения транспортных  расходов склад может осуществлять  функцию объединения (утилизацию) небольших партий грузов для  нескольких клиентов, до полной  загрузки транспортного средства.

5. Предоставление услуг.  Очевидным аспектом этой функции  является оказание клиентам различных  услуг, обеспечивающих фирме высокий  уровень обслуживания потребителей. Среди них:

- подготовка товаров для  продажи (фасовка продукции, заполнение  контейнеров, распаковка и т.д.);

- проверка функционирования  приборов и оборудования, монтаж;

- придание продукции товарного  вида, предварительная обработка  (например, древесины);

- транспортно-экспедиционные  услуги и т.д.

Существует несколько  основных проблем, успешное решение  которых, может гарантировать эффективное  функционирование складского хозяйства. К ним относятся:

- выбор между собственным  складом или складом общего  пользования,

- количество складов и  размещение складской сети,

- размер и место расположения  склада,

- выбор системы складирования.

2.3. Организация и управление.

Деятельность любого руководителя связана с выполнением управленческих функций, в том числе по планированию, организации, координации и контролю каких-либо процессов. Поэтому в  каждой организации существуют должностные  инструкции, с которыми должен ознакомится каждый сотрудник

2.3.1. Общие положения.

Менеджер склада является материально-ответственным лицом.

Менеджер склада ответственен за размещение, хранение, приемку, отгрузку, сохранность товаров.

Менеджер склада обладает знаниями о правилах складской обработки, приемки товаров по количеству и  качеству, о складском учете, о  менеджменте, умеет работать с каталогами товаров и прейскурантами.

Менеджер склада в своей  деятельности руководствуется действующим  законодательством - «Положением о  складе», нормативными документами  по учету товаров, указаниями руководителей  предприятия, условиями трудового  договора (контракта) и договора о  материальной ответственности, настоящей  должностной инструкцией.

Менеджер склада при осуществление своих прав и исполнении обязанностей, должен действовать квалифицированно, добросовестно и разумно в интересах предприятия.

Менеджер склада несет  ответственность перед предприятием в соответствии с действующим  законодательство, уставом, настоящей  инструкцией, в том числе материальную за ущерб (убытки), причиненный предприятию  его действиями (бездействием), связанными с ненадлежащим исполнением служебных  обязанностей. При определении оснований  и размера ответственности должны быть приняты во внимание обычные  условия делового оборота и иные обстоятельства, имеющие значение для  дела.

2.3.2. Основные обязанности  менеджера склада.

   * Рациональное использование  объема склада. Размещение товаров  в стеллажах наиболее экономичным  способом.

   * Обеспечение склада  необходимым оборудованием, инвентарем, материалами. Оптимизация оборудования  склада, минимизация расходов.

   * Обеспечение эффективного  планирования, адекватного имеющимся  мощностям и рабочей силе.

   * Организация приемки  поступивших товаров, проверки  количества и качества.

   * Организация отбора, упаковки и отгрузки товаров  по заказам.

   * Организация и  контроль оформления товаросопроводительных  документов.

   * Организация подготовки  претензий на поврежденные товары  и неудовлетворительное исполнение  отгрузок поставщиками.

   * Обеспечение сохранности  товаров от повреждений и хищений.

   * Строгое соблюдение  адресной системы хранение товаров  во избежание пересортицы. Современная  корректировка базы данных при  изменении адресов хранения товаров.

   * Выявление неликвидов, подготовка предложений об их  возрасте поставщикам, реализации  по сниженным ценам или списаний  на убытки.

   * Обеспечение безопасности  сотрудников, клиентов, оборудования  и собственности фирмы установлением  жестких мер по технике безопасности  и контролем их исполнения.

   * Своевременное представление  в бухгалтерию отчетов о движении  товаров.

   * Рационализация организация  труда складских работников.

   * Организация погрузочно-разгрузочных  работ на складе с соблюдением  норм, правил и инструкций по  охране труда. Обеспечение сбора,  хранения и своевременного возврата  поставщикам оборотной тары и  другого погрузочного реквизита.

   * Организация физической  инвентаризации по утвержденному  графику и по согласованию  с бухгалтером.

   * Организация и  контроль учета движения товаров.

   * Разработка и осуществление  мероприятий по повышению эффективности  работы складского хозяйства,  сокращению расходов на транспортировку  и хранение товарно-материальных  ценностей, внедрению в организацию  складского хозяйства современных  средств вычислительной техники,  коммуникаций и связи.

Другие функции связанные  со статусом руководителя.

Итак, для эффективности  работы систем складирования и распределения  продукции, начальникам склада (менеджерам, заведующим) необходимо принимать решения  различного характера и делает это он в большинстве случаев без особой подготовки, на уровне здравого смысла.