Организационные и межличностные коммуникации в управлении

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Коммуникации между организацией и ее внешней средой

                2.1.  Коммуникация: понятия, виды, цели

                 2.2.   Коммуникационный процесс

               2.3.   Информации в коммуникационном процессе

Глава 2. Коммуникации между уровнями управления и подразделения

2.1. Коммуникации  между уровнями и подразделениями

         2.2. Коммуникации по восходящей

         2.3. Коммуникации между различными  отделами (подразделениями)

         2.4. Коммуникации руководитель - подчиненный

         2.5. Коммуникации между руководителем  и рабочей группой

         2.6. Неформальные коммуникации

Глава 3. Преграды в организационных и  межличностных коммуникациях. Рекомендации по совершенствованию коммуникаций в организациях и в межличностных  отношениях

3.1.  Преграды  в организационных и межличностных  коммуникациях 

                  3.1.1.  Межличностные коммуникации 

                3.1.2. Организационные  коммуникации 

3.2. Рекомендации  по совершенствованию коммуникаций  в организациях и в межличностных  отношениях 

5.       Заключение 

6. Список  использованной литературы

 

7. Приложение

 
 

1. Введение                            

                                                       «Хорошо налаженная  организация

                                         сама воспитывает хороших сотрудников,

       сама их направляет»

     Улицкий Я. С.

    По  общему признанию, коммуникации имеют  огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем   менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная  система»  единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими  руками».

    Роль  коммуникаций очевидна как на малых  фирмах, так и в мощных компаниях  и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

    Однако  если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются  те или иные проблемы развития, применяет  методы поощрения за инициативу, труд и тому подобное, создает условия  для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и  стараются использовать весь свой потенциал  и интеллект для достижения процветания  организации. На таком предприятии  сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто  обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким  предприятиям легче вынести экономические  и политические кризисы в стране, так как в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу  пережить трудности.

    Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры. Но как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять  коммуникативными процессами? - вот  главные вопросы, которые беспокоят  современных российских руководителей.

    В  рамках  вышесказанного  актуальность  выбранной  темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

       Поскольку в нашей стране появление  и становление коммуникаций (как  и всего менеджмента) произошло  не так давно, всего лишь 10 лет,  то огромную роль в дальнейшем  их развитии играет правильный  подход к изучению опыта компаний  зарубежных стран и современных  российских предпринимателей.

    В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной  системы страна резко перешла  к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием   в основном заключалось в том, что от руководства  к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники  не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации  работы с подчиненными.  Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие  коллективные собрания, на которых  обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения  подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих   описанных  мной ситуациях есть исключения. Так  при командно-административной системе  были предприятия с налаженными  коммуникациями, но преобладали в  основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и  так далее. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства  находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Коммуникации между организацией и

ее  внешней средой. 

2.1.  Коммуникация: понятия,  виды, цели

              

    Важнейшим составляющими эффективности деятельности менеджера и предпринимателя  являются организационные и коммуникативные  качества.

    И.В. Ромазаном было проведено психологическое  исследование по определению индивидуально-психологических  особенностей предпринимательской  деятельности. И исследование выявило, что менеджер и предприниматель  обладают такими свойствами личности, как:

• Преобладание мотивации «достижение успеха»;
• Ответственность, самостоятельность, чутье;
• Смелость, адекватная самооценка, чувство собственного достоинства;
• Быстрота реакции, способность анализировать ситуацию и извлекать нужную информацию;
• Способность к умеренному, взвешенному риску, способность переносить неудачу;
• Эвристический стиль мышления, склонность предугадывать события;
• Компетенция в области экономики, технологии, юридических прав;
• Отсутствие морально сдерживающих стереотипов.

    Кроме вышеперечисленных организаторских  качеств для осуществления своей  деятельности руководитель должен постоянно  производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все управленческие процессы и является связующим звеном или коммуникацией.

    Коммуникация  (лат. Communicatio – сообщение, связь, путь сообщения, а слово Communicatio произошло от Communico – делаю общим, связываю, общаюсь) – это процесс передачи информации кому-либо, значимой для участников общения.

    Эффективная коммуникация  - это коммуникация, способствующая достижения целей участников общения.

    Эта коммуникация предполагает выяснение  следующих вопросов:

1. Каковы средства коммуникации и как правильно ими пользоваться в процессе общения;
2. Как преодолеть коммуникативные барьеры непонимания и сделать коммуникацию успешной.

    Отсутствие  эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию  и осуществлению этих процессов  посвящено значительное время в  работе руководителя.

    Коммуникативность – это способность к общению.

    Средствами  коммуникаций является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления от объекту и обратно.

    К ним относятся: - совещания;

                                   - личные беседы;

                                   - деловые бумаги;

                                   - электронная почта;

                                   - Интернет и многое другое. 
 

Цели  коммуникаций:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

Виды  коммуникаций:

1. Коммуникации между организацией и ее средой.
2. Коммуникации между уровнями управления и подразделениями.
3. Неформальные коммуникации.

Основные  виды коммуникаций можно посмотреть в приложении № 1. 

2. Коммуникационный  процесс

 

    Коммуникационный  процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми.  Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Существует  четыре базовых элемента коммуникационного  процесса:

1. Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;
2. Сообщение - непосредственно информация;
3. Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);
4. Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

 

    Коммуникационный  процесс обмена информацией  включает взаимосвязанные  этапы:

1. Зарождение идеи или отбор информации;
2. Выбор канала передачи информации;
3. Передача сообщения;
4. Интерпретация сообщения.

    При организации коммуникационных сетей  на предприятии необходимо учитывать  специфику различных типов и  каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

    Формирование  коммуникационных процессов, а также  выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после  проектирования его организационной  структуры в соответствии с выбранной  сферой   деятельности,   принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных  процедур,  должны устанавливаться  для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного  должностного лица. 
 
 
 
 
 
 

3. Информации  в коммуникационном процессе

    Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми.

    Информация,  используемая  для  коммуникационного  управления, подразделяется   на:

1. базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;
2. текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

    Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

  - документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);

  - недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

    По  аспектам  коммуникационного  управления   информация классифицируется    на    экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило   требования   к   информационному   обеспечению коммуникационных процессов.

  Российские        менеджеры        выделяют        десять     заповедей     успешной   коммуникации.

1. Перед      коммуникацией     четко     определите    идеи,     вкладываемые     в      послание.
2. Проанализируйте   истинную   цель   каждой   коммуникации.
3. Проанализируйте    всё    физическое    и    человеческое    окружение       при   любой   коммуникации.
4. Проконсультируйтесь     с      другими     при     планировании коммуникации.
5. Обратите   самое    пристальное    внимание    на    интонацию    и    основное   содержание  сообщения.
6. Воспользуйтесь     возможностями,      когда    они     представляются,    включить     в     сообщение     нечто     полезное    и    ценное    для    его получателя.
7. Постоянно      держите     в     поле     зрения     то,     как       срабатывает коммуникация.
8. Устанавливайте      коммуникацию      не     только      на      сегодня,      но      и  на  завтра.
9. Добивайтесь,      чтобы      дела      установки      не      противоречили      словам.
10. Учитесь   умению   слушать   другого.