Организационные и межличностные коммуникации в управлении

       Другая причина трудностей восприятия  в процессе коммуникации состоит  в приверженности людей социальным  установкам, их предвзятом отношении  к чему или кому-либо. Позитивно  или негативно окрашенный опыт  первого взаимодействия, как правило,  является готовым фоном при  последующих контактах коммуникаторов. Впрочем, стереотипное восприятие  может базироваться и на устойчивом  общественном мнении, традициях  и даже предрассудках и суевериях.

    Преграды  в организационных и межличностных коммуникациях можно посмотреть в приложении №3 

3.1.1.  Межличностные коммуникации 

     При наличии множества методов коммуникации почти все свое время руководители теряют на прямой межличностный обмен  информацией посредством разговора.

     На  эффективность межличностных коммуникаций влияют помехи, связанные с искажением восприятия информации (семантические  помехи), некачественная обратная связь, плохое слушание. Люди реагируют не на действительные события в окружающем их мире, а на то, как эти события  воспринимаются. Это связано с  тем, что человек по-разному воспринимает информацию. У  различных людей  различные основы суждений (интересы, эмоциональное состояние, потребности, знания, опыт, внешнее окружение). Это  является причиной избирательного восприятия информации. В результате любое сообщение, переданное отправителем, может оказаться  искаженным или понятным не в полном смысле. Если информация противоречит нашему опыту или ранее сформированным понятиям, она или полностью отторгается, или воспринимается в искаженном виде.

     На  коммуникативный процесс оказывает  влияние и степень открытости, степень доверия к подчиненному. Негативное отношение, предвзятость снижают  активность и эффективность межличностных  коммуникаций.

     Не  маловажным фактором в коммуникационном процессе является также умение слушать. Слушая подчиненного, следует не только внимательно воспринимать то, что  он говорит, но и вникать в состояние  его души. Понимание состояния  говорящего позволяет более объективно оценить информацию, а выражение  участия способствует повышению  эффективности коммуникационного  процесса.

     В межличностном общении  весьма полезно придерживаться следующих советов:

1. Обдумывайте свои идеи и вопросы, которые вы хотите сделать объектом передачи.
2. Будьте готовы к возможным языковым проблемам.
3. Следите за языком собственных поз, жестов и интонаций.
4. Будьте внимательны к чувствам других людей.
5. Добивайтесь установления обратной связи.

    Для любого контакта с подчиненным или  начальником необходимо определить направление разговора, конкретную тему. При этом нужно стараться  исключить двусмысленность, ясно излагать мысль, добиваться, чтобы она была воспринято так, как вы ее понимаете.

    Внимание  к чувствам других людей при передаче информации определенным образом настраивает  принимающую сторону к лучшему  восприятию. Нельзя допускать скороспелых  суждений и оценок. Необходимо воспринимать ситуацию с точки зрения собеседника  и только после этого изменять обсуждаемую идею. Завершает коммуникационный процесс обратная связь. Для ее установления целесообразно использовать все  способы, которые дают возможность  добиться объективной реакции на отправленные сигналы. Здесь уместны  и дополнительные вопросы, и просьба  пересказать, и, если есть возможность, оценка языка поз, жестов, и контроль первых результатов работы, и отведение  времени для беседы по конкретному  вопросу.

     
3.1.2. Организационные коммуникации 

    На  пути обмена информацией в организациях возникают преграды, не зависящие  от отправителя сообщения.

    Причинами могут быть:

1. Искажение сообщения (преднамеренная его модификация адресатом) в связи с напряженностью в межличностных отношениях. Если получатель испытывает неприязнь к отправителю или принципиально не согласен с сообщением, то он меняет его смысл с выгодой для себя и в ущерб отправителю.
2. Искажения, связанные с фильтрацией информации - принцип деятельности, характерный для руководителей: они решают, какую часть сообщения доводить до сведения подчиненных (сотрудников), а какую «отсеять», попридержать.
3. Искажения, продиктованные различием организационных статусов. Устоявшаяся практика посылать «на верх» (руководству) только положительную информацию, дабы избежать «недовольства» шефа и заработать малейшую его похвалу, оборачиваются дезинформацией и способствуют принятию начальством неверных решений.
4. Искажения, связанные с перегрузкой информационных каналов. Одновременная переработка информации и необходимость вести информационный обмен приводит к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он «отсеивает» ту информацию, которая ему кажется менее важной, но это - его личная точка зрения. У отправителя может быть совсем другой взгляд на послание.
5. Искажения, связанные с неудовлетворительной структурой организации, когда в ней имеется много мелких, дублирующих подразделений, следовательно, возрастает вероятность «варьирования», интерпретации и корректировки информации. Ситуацию могут усугубить соперничество, конфликтные отношения между подразделениями.

3.2. Рекомендации по  совершенствованию  коммуникаций в организациях и в межличностных отношениях 

1. Регулирование информационных потоков, которых невозможно оценить сразу как «избыточных» или «недостаточных». Информационные потоки находятся в прямой зависимости от целей, принимаемых решений и показателей работы руководителя и его подразделения.
2. Управленческие действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчиненных для обсуждения производственных вопросов. Этой же цели служат общие собрания коллектива подразделения, еженедельные совещания, ежедневные «планерки», «летучки».
3. Системы обратной связи, являющиеся частью контрольно-управленческой информационной системы:  
      - можно направить представителя одной части организации в другую (в командировку) с целью обсуждения определенных вопросов, согласования действий, если одна организация имеет несколько филиалов по региону или по стране; 
      - можно самому руководителю посетить производственный участок (отдел, бюро и т.д.), чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по опросным листкам (анкетам). С помощью вопросов можно выявить, насколько четко и полно доведены до работников цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными проблемами сталкиваются работники, получают ли они своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и для конструктивных критических замечаний.
4. Системы сбора предложений, облегчающие поступление информации на верхние уровни управления. Предусматривается, что подавать идеи и рацпредложения по совершенствованию любого управленческого или производственного процесса может каждый работник:

- на многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке. Недостатком такого способа является то, что предложения не всегда рассматриваются или не стимулируются;

- более эффективный способ - это адресные предложения с гарантией стимулирования (вознаграждения). Иногда предприятия устанавливают телефонную связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях;

- вопросы, имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах менеджеров и группы работников;

- крупные организации практикуют выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию управленческих решений и перспектив развития организаций;

- важным современным средством информационного обеспечения является видеозапись. Видеоленты демонстрируют раз в квартал. Они содержат как производственную, управленческую, так и финансовую информацию, что позволяет работникам формировать собственное мнение об отдельных руководителях, о соблюдении принципов справедливости в организации их предприятия (учреждения);

- современная информационная технология. Получивший широкое распространение персональный компьютер является удобным средством аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире активизируется применение электронной почты, факса.

5.     Последние нововведения телефонной связи позволяют одному человеку направлять несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения.

6.   Совершенно потрясающие перспективы открываются с подключением организации в систему «Интернет». Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах, на разных континентах и производить информационные включения с людьми, работающими на околоземных орбитальных станциях.

    5. Заключение.

    «А  все, что было написано прежде,

    написано  в наставление»

    Апостол Павел.

        Изучение курса «коммуникации  в организациях» призвано в  конечном итоге синтезировать  знания и практические навыки  обучающихся в четырех областях  современного менеджмента - теории  управления, теории организации,  психологии управления и межличностного  общения и собственно теории  коммуникации.

       «Пробелы», некомпетентность в  одной из этих сфер влечет  за собой тиражирование ошибок  и малоэффективные действия во  всех других областях.

       Также, можно с уверенностью  сказать, что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива. Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций.  Это относится не только к работе менеджеров, руководителей всех уровней, но и к любому специалисту и так называемым «рядовым служащим», вовлеченным в процесс общения, контактирования с другими людьми.

       От умения общаться с подчиненными  зависит прежде всего будущее  предприятия, а вместе с ним  и будущее каждого отдельно  взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам.

     Основные выводы по данной работе можно увидеть в приложении №4.

          Можно сделать вывод, что без  взаимной помощи и кооперации  руководства и персонала невозможно  наладить эффективное взаимодействие  коммуникаций на предприятии.

       Похоже, российские руководители  новой формации поставлены сегодня  перед тем же выбором. Есть  надежда, что изучение основ  менеджмента и принципов грамотной  коммуникации позволят им не  ошибиться в выборе приоритетов.

       Есть одно знаменитое высказывание  Л. Якокка: «Все хозяйственные  операции можно в конечном  счёте свести к обозначению  тремя словами: люди, продукт,  прибыль. На первом месте стоят  люди. Если у вас нет надёжной  команды, то из остальных факторов  мало что удастся сделать». Также,  на мой взгляд, в отечественных  организациях следует развивать  и усовершенствовать    нисходящие    формальные    вертикальные  коммуникации, повышать эффективность  неформальных коммуникаций между  руководителями и подчиненными. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6.  Список используемой литературы.

1. Глухов В.В. Основы менеджмента: Учеб. справ. пособие. – М.: ИНФРА-М, 1995. 320 с.
2. Балашова Е.С. Менеджмент: Учебное пособие. Санкт-Петербург: СПб. Гос. Техн. Ун., 2003. 100 с.
3. Крегер О., Тьюсон Дж. М. Типы людей и бизнес. М.: Издательство «Персей-Вече-Аст», 1995. 560 с.
4. Менеджмент (современный российский менеджмент): Учебник / под ред. Ф.М. Русинова, М.Л. Разу - М.:ЮНИТИ, 1998.  
   427 с.
5. Фатхутдинов Р.А. Стратегический менеджмент. Учебное пособие. – М.: ЗАО Бизнес – школа «Интел-Синтез», 1997. 304 с.
6. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. - М., 1998.
7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.- М. 1997. Часть П 2 «Коммуникации».
8. Пиз А. Язык телодвижений. Как читать мысли других людей по их жестам: Пер. С англ. - Н.Новгород, «Ай Кью», 1992.
9. «Управление организацией»: Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 1998.
10. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / под ред. проф. В.Н. Лавриненко. - М. 1997. Гл. Ш. «Психология общения».
11. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. М., 1998. Гл. 10 «Связующие процессы в менеджменте».
12. «Менеджмент»: Дайджест основных разделов и тем / Под ред. А.К. Казанцева – Спб.: СПбГИЭА, 1997.
13. «Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2000.
14. «Основы предпринимательской деятельности»: Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. – М.: «Финансы и статистика», 1995.
15. Юкаева В.С. «Управленческие решения»: Учебное пособие. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 1999.  
16. Менеджмент: учеб. для студ. сред. проф. учеб. заведений /  Е.Л.   Драчева , Л.И. Юликов. – 7-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 288 с.
17. Менеджмент: Учеб. пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 283 с. – (Высшее образование).