Введение

     Во  всем мире ярмарки, выставки, презентации  и сопровождающие их мероприятия (семинары, симпозиумы) фактически играют роль двигателя  экономики, катализатора технического и коммерческого прогресса. Радикально меняются подходы к выставочному бизнесу. А маркетинговая структура имеет решающее значение для успешной реализации концепции маркетинга.

     В связи с этим, актуальность настоящей контрольной работы состоит в том, что выставочные мероприятия стали сегодня полноправными участниками глобального экономического развития любой страны, континентов, всего мира, а маркетинговая структура имеет решающее значение для успешной реализации концепции маркетинга.

     В сфере выставочно-ярмарочной деятельности РФ есть определенные достижения, однако необходимо решить проблему формирования эффективной государственной поддержке выставочной деятельности.

     Итак, целью настоящей работы является изучение выставочно-ярмарочной деятельности, а также понятие гибких и жестких оргструктур, необходимость адаптации маркетинговых оргструктур к изменению во внешней и внутренней среде.

     Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

1. Проанализировать различные литературные источники по тематике контрольной работы.
2. Обобщить и систематизировать полученную информацию.

1. Выставочно-ярмарочная торговля: организационные этапы

     Большую роль в формировании положительного восприятия организации, ее товаров  или услуг играет выставочно-ярмарочная деятельность. Именно она позволяет использовать все возможные способы захвата рынка и достижения оптимального результата от коммуникационной работы. Коммуникации в сфере выставочно-ярмарочного бизнеса - очень важное и вероятно ключевое направление в создании наиболее благоприятных для компании условий бизнеса.

     Торговая  ярмарка – кратковременное, периодически и в основном в одном и том же месте проводимое мероприятие, в рамках которого большое количество предприятий (экспонентов) с помощью образцов (экспонатов) представляет объективный масштаб товаров или услуг одной или нескольких отраслей с тем, чтобы посетитель получил ясное представление об их предпринимательских перспективах, а экспоненты при помощи экспонируемых ими товаров (услуг) – возможность распространить необходимую информацию и заключить прямые торговые сделки.

     Выставка, публичная демонстрация достижений тех или иных отраслей, основная цель, которой обмен идеями, теориями, знаниями при одновременном проведении коммерческой работы. Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств коммуникационного воздействия, так как предоставляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых услуг для установления прямых деловых контактов с непосредственными покупателями, а также с предприятиями оптовой и розничной торговли. Особенно эффективны выставочные мероприятия в сочетании с комплексом сопутствующих рекламных мероприятий (рекламной компанией в прессе, проведением презентаций, пресс – конференций, «круглых столов» и т.п.).

     Они дают возможность широкому кругу  изготовителей, потребителей, посредников  вступать в непосредственные коммерческие контакты, содействующие регулированию спроса и предложения, активизации хозяйственной инициативы сторон. На ярмарках имеются реальные возможности пропаганды надёжности изготовителя, его имиджа, уровня технического обслуживания. Результаты деятельности ярмарок позволяют изготовителям принимать решения о выпуске продукции, обновлении ассортимента и номенклатуры, повышении качества, улучшении дизайна.

     Ярмарки представляют собой периодические  мероприятия, проводимые с участием работников посреднических организаций, торговли, промышленности, сельского хозяйства и других отраслей для совершения покупок и продажи.

     При организации ярмарочной и выставочной  торговли выделяют три этапа:

     1. Предварительный этап включает  принятие решения и подготовку  приказа о проведении ярмарки. На этом этапе создается ярмарочный комитет и формируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в ярмарке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы типа пригласительных билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия.

     При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия ярмарки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте ярмарки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.

     Основными источниками доходов от проведения ярмарочной торговли является плата  за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.

     2. Организационный этап заключается  в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников  ярмарки, подавших заявки. Помимо  участников, в каталогах публикуется  и другая новейшая рекламная  научная и научно-техническая  информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике ярмарки или выставки-продажи. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных ярмарочных торгов, презентаций и др.

     3. Заключительный этап включает  в себя подведение итогов с  выделением положительных и отрицательных  сторон в работе ярмарки. Этот  этап является основой для  принятия стратегических решений  по дальнейшей перспективе ярмарочной  торговли.

     Для общего руководства конкретной ярмаркой образуется ярмарочный комитет. В его состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается ярмарка. Ярмарочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Ярмарочный комитет определяет состав участников ярмарки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение ярмарки.

     Ярмарочный  комитет образует дирекцию, которая  следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности ярмарки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников ярмарки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

     Проведение  финансовых операций, контроль за расходованием  средств, ведение установленной  отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение ярмарочного комитета отчёта о деятельности и баланса  возлагается на бухгалтерию, создаваемую  на период подготовки и функционирования ярмарки.

     На  ярмарке целесообразно создавать  группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают  существующую ситуацию и разрабатывают  прогноз развития рынка по каждому  виду товаров.

     Ход торговых операций на ярмарках контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров.

     Предметом торговли на ярмарке могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на ярмарке не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-видеороликах и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на ярмарке.

     Ярмарки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на ярмарке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения ярмарки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

     Функционирование  ярмарок и выставок преследует цели:

     - оказание предприятиям, организациям, арендаторам, лицам, занимающимся индивидуальной трудовой деятельностью, выставочно-информационных услуг;

     - развёртывание рекламной деятельности;

     - информирование потенциальных потребителей  о новой продукции, сферах её применения и возможностях приобретения;

     - обмен коммерческой информацией  с другими регионами, что способствует  рационализации хозяйственных связей;

     - освещение достижений и перспектив  развития в области науки и  техники, освоения и внедрения  новой технологии, прогрессивных технологических процессов и т.д.; при этом используется печать, радио, телевидение, кино, магнитофонные записи лекций и бесед и др.

2. Понятие гибких  и жестких структур, необходимость адаптации  маркетинговых структур  к изменениям во  внешней и внутренней среде

     Осуществление концепции маркетинга на предприятии  требует создания организационной структуры управления, на основе которой осуществляется управление маркетингом.  Это совокупность служб, отделов, подразделений, в состав которых входят работники, занимающиеся  той или иной маркетинговой деятельностью.

       Маркетинговая структура имеет  решающее значение для успешной  реализации концепции маркетинга. Для организации маркетинга не  существует универсальной схемы.  Отделы маркетинга могут быть созданы на разных основах.   Они, как правило, являются частью коммерческой сферы деятельности предприятия. Каждое предприятие создает маркетинговую структуру с таким расчетом, чтобы она наилучшим образом способствовала достижению маркетинговых целей предприятия ( выявлению спроса на продукцию, расширению рынков, изысканию новых сегментов рынка, достижению роста прибыли и др.)

     Маркетинговые структуры в значительной степени  зависят от объемов деятельности предприятия, специфики выпускаемой  продукции и рынков, на которых они реализуются, от сложившейся структуры управления предприятием.

     Существует  множество различных вариантов  организационных структур управления маркетингом на предприятии. Однако, наиболее часто встречаются маркетинговые  структуры, построенные по функциональному или по товарному принципу 

     Для большинства российских предприятий, выделяющих в своей структуре  подразделение маркетинга, характерны два основных вида интеграции маркетинга на предприятии: маркетинг как функция  управления, и маркетинг как функция обслуживания.

     В жесткой организационной структуре исследования проводятся для удовлетворения потребностей предприятия, и инициируются маркетингом, а в гибкой - по заказу подразделений.

     Характерной «болезнью» первой структуры является формализм. Централизованное управление, которое ей обычно сопутствует, сводит взаимодействие подразделений к обмену отчетами, имеющими все меньшую информационную ценность. Маркетинговые стратегии не пересматриваются. Устанавливается какой-то минимум действительно существенной информации, который обеспечивает функционирование предприятия. В остальном, отдел маркетинговых исследований превращается даже не в обслуживающее подразделение, а в его имитацию, поскольку прочие подразделения не могут заказать ему информацию, не нарушив традиционно сложившейся практики.