Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Начальник отдела несет Персональную ответственность за своевременное представление предложений по проекту перспективного и текущего планов.

     Перспективный и текущий планы работы отдела включают в себя разделы по направлениям деятельности в соответствии с задачами, возложенными на отдел: реализация государственной политики по социальной защите семьи, женщин и детей, ветеранов, инвалидов, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей, организация социального обслуживания населения, и другие.

     Каждый  раздел планов включает в себя: название вопроса (мероприятия), дату рассмотрения (проведения), ответственных исполнителей. План составляется по установленной Департаментом форме.

     В план могут включаться следующие  разделы:

     вопросы для рассмотрения у главы администрации  города;

     вопросы для рассмотрения на коллегии администрации  города;

     информационно-методическая работа;

     работа  с кадрами, проведение семинаров  и совещаний;

     работа  с письменными и устными обращениями  граждан;

     исполнительская дисциплина;

     взаимодействие  с фондами, общественными, благотворительными и другими организациями, средствами массовой информации.

     Планы, программы, сценарии проводимых массовых мероприятий утверждаются руководителем департамента. Список лиц, приглашенных на эти мероприятия, также согласовывается с ним. Срок представления материалов по запланированному мероприятию - за 7 дней до даты проведения.

     В отчетах о работе приводится следующая информация:

     Общее количество получателей мер социальной поддержки и социальных услуг

     Сколько социальных паспортов было оформлено

     Количество  получателей льгот, едв, субсидий, пособий, компенсационных выплат, единовременных денежных выплат

     Количество  граждан оказавшимся в трудной  ситуации которым предназначена  материальная

     С целью оценки эффективности действующей  системы социальной поддержки населения  проводится мониторинг уровня бедности семей, который включает информацию о том, сколько обратилось в отдел семей со среднедушевым доходом ниже величины прожиточного минимума и какое количество семей стало после назначения всех выплат и льгот.

     В заключительной части отчета приводятся предпринятые действия по результатам анализа. С целью повышения качества обслуживания посетителей два раза в месяц проводится учеба со специалистами отделений по изучению новых нормативных документов, по рассмотрению ошибок, выявленных в результате проводящихся проверок, по разъяснению порядка расчета субсидий и льгот и умению специалистами отделения приема объяснить посетителю суммы начисленных выплат, и другим вопросам.

     В отделении назначения и учета  социальных выплат сформированы 12 участков в зависимости от места жительства заявителей. Инспектор на участке назначает все виды социальных пособий согласно поступившему заявлению.

     В целях контроля правильности назначения выплат каждым инспектором ведутся  журналы по всем видам выплат, где фиксируется каждая сумма текущей выплаты и сумма доплат за прошлое время. Ведущий инспектор, проверяющий назначение мер соцподдержки, также ведет контроль записей в журнале и ставит свою подпись.

     В обязательном порядке производится проверка на соответствие неоплаченных сумм согласно отчетам, сформированным на выплатном участке, с отчетами, предоставленными ФГУП «Почта России».

     Ведется сверка базы данных «Адресная социальная помощь» с базой данных загса на наличие умерших среди получателей ЕДВ; сверка краевого регистра с федеральным на выявление граждан, состоящих на учете в обоих регистрах; сверка пенсионной базы данных с базой краевого регистра на выявление получателей ЕДВ, которым прекращена выплата пенсии; сверка получателей ЕДВ краевого регистра за текущий месяц с получателями ЕДВ за прошлый месяц; сверка получателей детских пособий до 1,5 лет с программой «Логический контроль» Фонда социального страхования и электронными списками получателей пособия по безработице из центра занятости.

     Совместно со специалистами Почтамта проводятся совместные проверки почтовых отделений, осуществляющих выдачу денежных средств гражданам.

     Отчет о работе отдела подписывается начальником  ОСЗН,копия отчета отправляется в  Департамент социальной защиты населения. Форма отчета представлена в альбоме форм документов (Приложение А).

     В целях повышения исполнительской  дисциплины, улучшения качества работы отдела и обслуживания граждан, усиления контроля за своевременным назначением  социальных выплат и предоставлением  мер социальной поддержки населению  Первореченского района, начальником ОСЗН разработан приказ о совершенствовании работы отдела. 

3.10 Сопоставление записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями, ведущимися в отделе 

     Для сравнения записей требуемых  стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в ОСЗН была составлена таблица. 

     Таблица 2 - Сопоставление записей требуемых стандартом с записями предприятия.

 

 

      Как показывает таблица, в ОСЗН ведутся все записи требуемые стандартом за исключением тех, в которых нет необходимости. 

     3.11 Рекомендации и выводы 

     Анализ  системы управления документацией  и записями в Отделе Социальной Защиты Населения по АТУ Первореченского  показал, что начальник отдела помимо своей основной деятельности занимается делопроизводством отдела и это уменьшает скорость обработки документов и управления документацией в целом. В связи с этим рекомендуется ввести должность секретаря или делопроизводителя.

     В отделении по работе с предприятиями и учреждениями рекомендуется доработать уже имеющиеся журналы регистрации входящих и исходящих документов, а так же разработать журнал регистрации внутренней документации. У распорядительной документации отсутствует форма листа согласования документов, которую так же необходимо разработать (Приложение В).

     С целью определения и понимая  взаимодействия и обмена информации сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями  и с «внешними» организациями в должностные инструкции рекомендуется ввести раздел «Взаимодействие» (приложение А).

     Форма акта проверки отдела является неудобной  в заполнении, Рекомендуется изменить форму акта проверки отдела (Приложение В).

     Для разработки маршрутов движения документов рекомендуется ввести частичный электронный документооборот. Использование маршрутов позволило бы определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Отдел.

     Для быстрого и правильного документирования работы отдела рекомендуется разработать  альбом форм документов (Приложение В).

 

      Заключение 

     В ходе написания выпускной квалификационной работы была достигнута цель, а так же выполнены поставленные задачи. Были рассмотрены такие вопросы как: что такое управление документацией; управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000; роль документации при создании СМК. Анализируя систему управления документацией и записями в ОСЗН, было изучено управление документацией в ОСЗН, после чего была построена структура документации.

     На  основе организационной структуры были построены схемы потоков входящих, исходящих и внутренних документов. Рассматривая этапы разработки внутренней документации, была составлена блок схема этапов разработки распорядительных документов. Была изучена документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией; описания процессов работ, документация обеспечения организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержания стратегических планов предприятия. Так же изучена документация оценки удовлетворенности потребителей и результатов анализа со стороны руководства.

     В ходе анализа записей ведущихся в отделе была оставлена таблица сопоставления записей требуемых МС ИСО 9001:2008 и записей ведущихся в отделе. После анализа системы управления документацией и записями были сделаны выводы и даны рекомендации, а так же был разработан альбом форм документов и для должностной инструкции был разработан пункт «Взаимодействие».

     Система управления документацией и записями в отделе позволяет более эффективно выполнять существующие виды работ. Управление документопотоками в целом способствует организации процессов отдела.

     Повышение уровня организации и эффективности  управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в отделе делопроизводство и насколько профессионально ведется документация.

 

     Библиография 

1. Андреева  В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
2. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
3. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
4. ГОСТ Р ИСО 9000:2001. „Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. – М.: Изд-во стандартов. -105
5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998
6. Гузилова Г.В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г.В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2008. -- № 2. -- С. 21-36
7. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2005. 359 с.
8. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.
9. Енковская В. Систематизация приказов (распоряжений) // Секретарь-референт. -2007.-№8. – С20-23
10. Инструкция по делопроизводству ОСЗН Приморского края-2006 г
11. Ларин М.В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М.В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. - М., 2008. -- № 3. -- С. 25-31.
12. МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»
13. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления, М., 2004.
14. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О.И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2006. -- № 4. -- С. 8-14
15. Притикова В. Современное делопроизводство // Делопроизводство и документооборот.-2009-№3-32-34
16. Т.М. Полховская, Ю.П. Адлер, И.Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. - 2004. - № 5
17. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Делопроизводство и документооборот.-2008. №5-С 2-6
18. Шпер В. Роль документации при создании эффективной системы менеджмента качества [Электронный ресурс] / В. Шпер. - Электрон. дан. - Режим доступа: http:// quality.eup.ru