Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     3.1 Управление документацией в ОСЗН 

     Отдел социальной защиты населения по административно территориальному управлению Первореченского района является подразделением Департамента Социальной Защиты Населения, по - этому службы ДОУ в отделе нет. Приемом входящих документов их рассмотрением, регистрацией занимается начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями, остальными организационно распорядительными документами занимается начальник отдела.

     Структура документации отдела представлена в таблице 1. 

 

      Таблица 1- Структура документации

 

     Организационная структура представлена на рисунке 1. 

 

     Рисунок 1- Организационная  структура ОСЗН 

     На  основании организационной структуры и структуры документов отдела, было выделено 3 основных информационных потока:

     Входящие  в организацию документы (письма, приказы, распоряжения) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями, адресована начальнику ОСЗН, остальные письма руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. На рисунке 2 представлена схема распределения потока входящих документов. 

 

     Рисунок 2- Схема распределения потока входящих документов 

     2. Внутренние документы, то есть создаваемые внутри организации и передаваемые из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, акты и т.д.) Рисунок 3 

 

     Рисунок 3- Схема потока внутренних документов 

     3. Исходящие документы - информация, направляемая в другие организации (письма и ответы на письма, отчеты, и т.д.) Рисунок 4 

 

     Рисунок 4-схема потока исходящих документов 

3.2 Прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия

     документация  международный стандарт социальный

     Рассмотрим этапы обработки входящих документов на примере входящего письма адресованного начальнику отдела:

     После вскрытия конверта начальник отделения  производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

     Начальник отделения по работе с предприятиями  и учреждениями регистрирует письмо в журнале регистрации входящих документов (приложение 1). Письмо получает входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

     Начальник отделения передает письмо начальнику ОСЗН.

     Начальник ОСЗН рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через начальника отделения.

     Исполнитель, работая с документом, готовит  ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными  материалами, которые использовались при подготовке ответа).

     Начальник отделения (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

     Начальник отделения получает от исполнителя  инициативное письмо и помещает его  в соответствующее дело для дальнейшего  хранения и использования, а ответ  направляет адресату.

     Этапы обработки внутренних документов зависят  от их вида. Рассмотрим этапы обработки приказа по основной деятельности:

     1. Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) составляются и оформляются начальником отдела ОСЗН.

     2. Приказы утверждаются.

     3. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются начальником и направляются в структурные подразделения для исполнения.

     Этапы обработки исходящих документов:

     1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Оформляется исполнителем, а начальник проверяет правильность оформления.

     2. Оформленный документ подписывается начальником ОСЗН.

     3. После подписания документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов (приложение 2) начальником отделения по работе с предприятиями и учреждениями.

     4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа вотдел по работе с предприятиями и учреждениями.

     5. Копия документа подшивается в дело.

 

3.3 Документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией 

     Процесс управления документацией регламентирует инструкция по делопроизводству разработанная в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30 – 2003, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68.

     Инструкция  распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее – документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранения документов в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и аппарате Администрации Приморского края.

     Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

     Методическое  руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкции осуществляется управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

     Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письменными и устными обращениями  граждан возложена на начальника ОСЗН. Начальник несет персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 

3.4 Разработка, согласование и утверждение нормативных документов и других процедур, обеспечивающих деятельность предприятия 

     Т.к. отдел является подразделением Департамента по Социальной Защите, то в нем разрабатывается только внутренняя распорядительная документация и документы по внутреннему стратегическому планированию (планы работы отдела) и отчетности (ежемесячные отчеты по работе отделения приема граждан).

     Принцип систематизации распорядительных документов устанавливает перечень управленческих документов образующихся в деятельности организации:

     приказы (распоряжения) по основной деятельности:

     подведение  итогов деятельности;

     в случаях отмены, изменения и предоставления действий ранее изданных документов;

     утверждение положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

     при введении новых нормативно правовых актов;

     изменении графика работы отдела и т.д.

     приказы (распоряжения) по личному составу:

     о предоставлении очередных и учебных  отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных  командировках;

     о приеме на работу;

     об  увольнении;

     о поощрение работников;

     о премировании;

     о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы;

     о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;

     о повышении разряда работника  и т.д.

     приказы (распоряжения) по административно  хозяйственным вопросам:

     об  утверждении структуры организации  и ее изменение;

     о сокращении штатной численности;

     о проведении аттестации персонала;

     о планировании деятельности;

     о контроле за деятельностью (отчетность);

     о материально-техническом обеспечении;

     об  информационном и документационном обеспечении и др.

     Разрабатываются и утверждаются приказы и распоряжения начальником отдела.

     Этапы разработки:

     1. Сбор и анализ информации для  подготовки проекта документа(на  основании документов поступающих  из департамента, текущей документации  предприятия и на основании  законодательных актов)

     3. Подготовка проекта приказа или  распоряжения (оформляются на специальных  бланках содержащих герб РФ, наименование  организации, место составления  документа и т.д.)

     4. Согласование проекта документа  (внутренние согласование с сотрудниками)

     5. Подписание приказа или распоряжения (после согласования начальник отдела подписывает согласованный документ)

     6. Регистрация приказа или распоряжения(запись  о документе в журнале регистрации  внутренних документов)