Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Декабря 2011 в 21:09, дипломная работа
Целью дипломной работы является анализ процесса управления документацией для эффективного планирования, функционирования, управления и постоянного улучшения деятельности предприятия.
Исходя из поставленных целей, необходимо выполнить следующие задачи:
изучить теоретический обзор;
выявить состояние проблемы в ОСЗН;
разработать подход к управлению документацией.
Введение
1 Что такое управление документацией. Российский и зарубежный опыт
2 Управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000
2.1 Требования к управлению документацией
2.1.1 Как обеспечить управление документацией
2.1.2 Внесение изменений в документы
2.1.3 Планирование разработки документов. Контроль
2.1.4 Актуализация
2.1.5 Учет документов
2.2 Организация документооборота на предприятии
2.2.1 Регистрация документов
2.2.2 Контроль исполнения документов
2.2.3 Систематизация дел
2.2.4 Формирование дел
2.2.5 Подготовка документов к архивному хранению
2.2.6 Роль документации при создании СМК
3 Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока
3.1 Управление документацией в ОСЗН
3.2 Прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия
3.3 Документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией
3.4 Разработка, согласование и утверждение нормативных документов и других процедур, обеспечивающих деятельность предприятия
Рисунок 5- Блок схема разработки документа
3.5 Описание процессов работ и их взаимодействие
3.6 Обеспечение организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержки стратегических планов предприятия.
3.7 Осуществление оценки удовлетворенности потребителей и доведение информации до персонала
3.8 Актуализация документов
3.9 Анализ со стороны руководства
3.10 Сопоставление записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями, ведущимися в отделе
3.11 Рекомендации и выводы
Заключение
Библиография
Приложение А
Новый
раздел для должностной
инструкции
Взаимодействия:
Для
достижения общих целей организации
и для эффективного исполнения своих
обязанностей сотрудник на данной должности
взаимодействует и регулярно обменивается
следующей информацией:
6.1 с другими сотрудниками своего подразделения
| № п/п | Содержание информации, кому передает | Срок и периодичность получения | Содержание информации, от кого получает | Срок и периодичность получения |
6.2 с сотрудниками других подразделений внутри компании
| № п/п | Содержание информации, кому передает | Срок и периодичность получения | Содержание информации, от кого получает | Срок и периодичность получения |
6.3 с другими организациями
| № п/п | Содержание информации, кому передает | Срок и периодичность получения | Содержание информации, от кого получает | Срок и периодичность получения |
Приложение В
Администрация Приморского края
Департамент социальной защиты населения
Отдел социальной защиты населения по административно территориальному управлению
Первореченского
района
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ОСЗН
В.И.
Доронина
АЛЬБОМ
форм
документов
г. Владивосток
2009
Инструкция по применению
Альбом находится у ответственного лица за внесение изменений формы документов, который назначен начальником отдела. Альбом форм передается в электронном виде в каждое подразделение.
Каждый из сотрудников при необходимости может предложить изменение форм. Все предложения передаются ответственному, который согласует изменения с начальником отдела, после чего изменения вносят и передают в электронном виде сотрудникам.
Новые формы документов предложенные департаментом так же включаются в альбом.
Данный альбом содержит следующие виды документов и записей:
Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации и электронной почты (формы журналов).
Ведение делопроизводства (форма номенклатуры дел; учет количества документов, форма справки).
Документы по стратегическому и оперативному планированию (форма плана работы отдела; форма отчета о работе отдела).
Организационно распорядительная документация (образец приказа по основной деятельности).
Справочно-информационная документация (акт проверки отдела; форма протокола; форма журнала регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан).
Документация
по вопросам материально технического
снабжения (форма акта приемки-передачи;
форма записи распределения оргтехники
среди сотрудников).
1 Регистрация входящей
и исходящей документации
1.1
Форма журнала регистрации
| Дата | № | Корреспондент | Заголовок или краткое содержание | Срок исполнения | Отметка об исполнении документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Форма журнала регистрации входящих документов
| Дата | № | Корреспондент | Заголовок документа или краткое содержание | Резолюции | Исполнитель | Срок исполнения | Отметка об исполнении | Отметка о направлении документа в дело |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Форма
журнала регистрации
| Дата | № | Организация отправитель | Краткое содержание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
2
Ведение делопроизводства
2.1 Форма номенклатуры дел
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и №№ статей по перечню | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
2.2
Учет количества документов. Форма
справки
СПРАВКА
об объеме документооборота
за ___________ 20___ г.
(месяц)
| Документы | Количество документов | Всего | |
| подлинники | тираж | ||
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ Подпись
Дата
3
Документы по стратегическому
и оперативному
планированию
3.1 Форма плана работы отдела
| № п/п | Мероприятия | Срок выполнения | Ответственные | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
3.2
Форма отчета о работе отдела
Общее количество получателей мер социальной поддержки
| № п/п | Категория | Кол-во получателей | Кол-во получателей | % |
Льготы по оплате
услуг жилищно-коммунального
| № п/п | Категория | Виды льгот | Количество получателей | Объем средств |
| млн. руб. | ||||
| Средства краевого бюджета | ||||
| Средства федерального бюджета | ||||
| Итого: | ||||
Ежемесячные денежные выплаты (ЕДВ)
| № п/п | Категория получателей ЕДВ | Размер
2008/2007 руб |
Кол-во
получателей 2008/2007, чел. |
Объем средств
200../200.. |
| млн.
руб.
% | ||||
| Итого: | ||||
Субсидии на оплату жилищно-коммунальных услуг
| Вид выплаты | Кол-во
получателей 20../20.., семей |
Средний
размер на 1 семью в месяц 20../20..,
руб. |
Объем средств
200../200.. | |
| млн. руб. | % | |||
Государственные пособия гражданам, имеющим детей
| № п/п | Категория | Размер, руб. | Кол-во получателей
20../ 20.., чел. |
Объем средств 20../20.. | |
| млн. руб. | |||||
| I.
Ежемесячное пособие на | |||||
| 1. | |||||
| 2. | |||||
| 3. | |||||
| Итого: | |||||
| II.
Пособия на ребенка, за счет
средств Фонда социального | |||||
| 1. | |||||
| 2. | |||||
| III. Ежемесячное пособие, за счет средств федерального бюджета | |||||
| 1. | |||||
| № п/п | Виды компенсаций | Размер | Кол-во получателей |
| 1. | |||
| 2. | |||
| 3. | |||
| 4. |