Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     7. Доведение приказа или распоряжения  до исполнителей (передача копий документа сотрудникам)

     Схема разработки документа представлена на рисунке 5.

 

     Рисунок 5 - Блок схема разработки документа

 

      Планы работы отдела разрабатываются начальником отдела по установленной Департаментом форме (приложение В) и включают в себя:

     Мероприятия;

     Сроки выполнения;

     Ответственных за организацию работ.

     Отчеты о работе отдела составляется начальником отдела, они содержат:

     Размер  средств краевого бюджета израсходованных  на оказание социальной поддержки жителям  Первореченского района;

     Общее количество получателей мер социальной поддержки и социальных услуг;

     Информацию о том, сколько было выдано социальных паспортов. 

     3.5 Описание процессов работ и их взаимодействие 

     Деятельность  отдела регламентируется следующей  документацией:

     Должностные инструкции;

     Положение об отделе;

     Приказ  о совершенствовании работы отдела;

     Методические  рекомендации по организации работ  отделений.

     Должностные инструкции разрабатываются Департаментом  Социальной Защиты населения и утверждаются Вице–губернатором Приморского края и содержат следующие пункты:

     Общие положения (кому непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (требования к образованию, стажу работы, специальные требования к квалификации, например: наличие аттестатов или иных, подтверждающих квалификацию, документов); порядок назначения и освобождения от должности; краткий перечень руководящих и нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник; знаниями в каких областях должен обладать при работе на данной должности.)

     Основные  задачи и обязанности (перечисляются  все основные обязанности работника, вытекающие из задач, стоящих перед  организацией.)

     Права (описание полномочий работника, необходимых  для выполнения действий, предписанных ему)

     Ответственность (В разделе формулируется, за что  работник несет ответственность)

     Квалификационные  требования (у работника должно быть Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы)

     Согласовываются должностные инструкции с директором Департамента Социально Защиты Населения. Ставится подпись сотрудника ознакомившегося с инструкцией.

     Положение об отделе утверждено приказом Департамента и  оформлено в соответствии с распоряжением  начальника Департамента. Содержит следующие  структурные элементы:

     Общие положения (Содержит следующие сведения: кому непосредственно подчиняется подразделение; краткий перечень руководящих и нормативных документов, в соответствии с которыми подразделение должно осуществлять свою деятельность.)

     Функции отдела (В разделе перечисляются  основные функции отдела)

     Организация деятельности (Информация о начальнике отдела, его правах, обязанностях, ответственности, о правах, обязанностях, ответственности работников отдела)

     Порядок прекращения деятельности (информация о том в связи с чем деятельность отдела может быть прекращена)

     Положение имеет подписи начальника Департамента, а так же начальника ОСЗН.

     Приказ о совершенствовании  работы отдела разработан начальником ОСЗН в целях повышения исполнительской дисциплины, улучшения качества работы отдела, и обслуживании граждан, усиления контроля за своевременным назначением социальных выплат и предоставлению мер социальной поддержки населению Первореченского района.

     Методические  рекомендации по организации работ  отделений Составлены Департаментом Социальной Защиты Населения. В них представлены рекомендации по оформлению социальных паспортов и других документов, приему граждан по социальным вопросам, а так же рекомендации по начислению льгот, субсидий и других выплат. 

3.6 Обеспечение организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержки стратегических планов предприятия 

     Департамент социальной защиты обеспечивает отдел всеми необходимыми для работы ресурсами, такими как оргтехника, мебель, канцелярские принадлежности и другими материальными ценностями. Для организации работ обеспечения существуют следующие документы:

     Приказ Департамента о передаче имущества по краевой целевой программе «Электронное Приморье»;

     Инвентаризационные  описи;

     Ведомости по сверке имущества;

     Счет  фактуры, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения;

     акты  приемки-передачи.

     Приказ  Департамента о передаче имущества по краевой целевой программе «Электронное Приморье разработан в целях рационального использования имущества Приморского края, поступившего по краевой целевой программе «Электронное приморье» на 2005-2010 годы» на 2008 год, в соответствии с государственным контрактом на поставку компьютерной техники для обеспечения территориальных отделов и отделений приема населения по социальным вопросам департамента социальной защиты населения, реализации на территории Приморского края государственной политики в области социальной защиты малообеспеченных граждан, нуждающихся в поддержке государства. 

3.7 Осуществление оценки удовлетворенности потребителей и доведение информации до персонала 

     Показателем удовлетворенности потребителей является Отсутствие жалоб потребителей в Департамент Социальной Защиты Населения. Регулярные проверки работы отдела осуществляет Прокуратура Приморского края и Пенсионный фонд.

     Для организации работы по выявлению  удовлетворенности потребителей существуют следующие документы:

     Бланки опроса потребителей;

     Письменно оформленные жалобы потребителей;

     Справки о проведении проверки;

     Приказ  о контроле за качеством работы отделений;

     Акты  проверки работы ОСЗН.

     Акт проверки отделения приема граждан  по социальным вопросам содержит:

     Соблюдение  режима работы;

     Качество  оформления социальных паспортов;

     Количество  граждан обслуженных на момент проверки;

     Количество  клиентов в очереди;

     Численность обслуживаемых в час;

     Количество  поступивших жалоб;

     Состояния помещения, в котором находится отделение;

     Пожарное  состояние рабочих мест инспекторов;

     Оформление информационных стендов;

     Проведение  технической учебы с инспекторами;

     Наличие и содержание в отделении нормативно-правовой документации;

     Знание  инспекторами отделения законодательной базы;

     Состояние делопроизводства (ведение журналов);

     Состояние технических средств связи;

     Уровень навыков владения техникой работы с базой данных;

     Культура  общения и полнота консультирования;

     Внешний вид инспектора.

     Акт составляется начальником ОСЗН, на нем ставится дата проведения проверки и подпись проверяющего. Акт хранится в отделе и предъявляется при проверках работ отдела руководством департамента социальной защиты населения и специалистами департамента. 

     3.8 Актуализация документов 

     Причинами внесения изменений в документы могут быть следующие:

     изменение условий выполнения регламентированной документом работы;

     изменение требований к выполнению работы;

     решения начальника Департамента;

     предложения начальников отделений, сотрудников и исполнителей;

     любые другие обоснованные случаи.

     Решение о необходимости внесения изменений  в документ принимает начальник департамента.

     Ответственным за разработку изменений к документу  является начальник ОСЗН. При необходимости, разработка изменений может быть поручена другим исполнителям.

     Изменение документов осуществляются посредством:

     издания новой версии документа, если изменений  более 3-х или они затрагивают  принципиальные требования, изложенные в документе;

     замены  отдельных положений документа, изъятием их, внесением и уточнением отдельных пунктов (с заменой листов/страниц), если изменений не более 3-х, и они не носят принципиального характера.

     При издании новой версии документа вносятся изменения и изменяется год издания документа.

     Порядок разработки, согласования изменений  к документам аналогичен порядку разработки и согласования самих документов. Утверждает изменения начальник ОСЗН. Датой введения изменений в действие является дата их утверждения.

     При введении изменений в учтенных экземплярах  документа производится корректировка согласно изменениям, а в листе регистрации изменений этого документа производится отметка о внесенных изменениях.

     Замененные  листы копий документов уничтожаются.

     Заменённый  документ (устаревшая версия) хранится в кабинете у начальника ОСЗН.

     Начальник ОСЗН осуществляет контроль за:

     внесением изменений во все учтенные копии  документа;

     регистрацией  изменений в листе регистрации  изменений;

     ознакомлением всех заинтересованных лиц с изменением к документу. 

     3.9 Анализ со стороны руководства 

     Начальник ОСЗН составляет:

     планы работы отдела (ежемесячный, квартальный, годовой)

     отчеты  о работе отдела (ежемесячные, годовые)

     План  работы отдела - это организационный  документ постоянного действия. Он регламентирует на определенный период времени не только выполнение мероприятий, но и определяет ответственность работников отдела за осуществление ими функциональных обязанностей в соответствии с этими мероприятиями.

     Деятельность  отдела осуществляется в соответствии с перспективными (на год) и текущими (на квартал) планами работы, которые разрабатываются в целях лучшей организации и дальнейшего развития социальной защиты населения района.

     Перспективный план работы утверждается руководителем  Департамента Социальной Защиты Населения. Для подготовки проекта перспективного плана работы инспекторы отдела представляют предложения начальнику отдела в соответствии с их функциональными обязанностями за 20 дней до начала следующего года. С учетом полученных от специалистов предложений начальник отдела в течение 10 дней разрабатывает и за 7 дней до начала следующего календарного года передает руководителю департамента, проект перспективного плана на рассмотрение. При отсутствии замечаний руководитель департамента утверждает план. План работы отдела на квартал разрабатывается на основе и в соответствии с перспективным планом работы отдела и утверждается руководителем департамента не позднее 25 числа последнего месяца текущего квартала.