Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

     порядковый  номер в пределах регистрируемого  массива документов;

     индекс  по номенклатуре дел.

     Внутренние  документы при регистрации делятся  на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

     Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

     В качестве регистрационных форм, в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные  журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

     Установлен  следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

     автор (корреспондент);

     название  документа;

     дата  документа;

     индекс  документа;

     дата  поступления документа (для входящих);

     индекс  поступления документа (для входящих);

     заголовок документа или его краткое  содержание;

     резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

     срок  исполнения;

     отметка об исполнении (краткая запись решения  вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

     номер дела.

     В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя  в получении документа; ход исполнения; приложения и д.р [1]. 

     2.2.2 Контроль исполнения документов

     Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

     постановку  документа на контроль;

     проверку  своевременного проведения документа  до исполнителя;

     проверку  и регулирование хода исполнения;

     учет  и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;

     Основная  цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного  исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные  исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно - распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

     Службой контроля осуществляются следующие  операции:

     формирование  картотеки контролируемых документов;

     направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

     выяснении в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

     напоминание подразделению-исполнителю о сроке  исполнения;

     получение информации о ходе и результатах исполнения;

     запись  хода и результатов исполнения в  карточке контролируемого документа;

     регулярное  информирование руководителей о  состоянии и результатах исполнения;

     сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

     снятие  документов с контроля по указанию руководителей;

     формирование  картотеки исполненных документов.

     Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе [8]. 

     2.2.3 Систематизация дел

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

     Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

     Номенклатура  дел предприятия разрабатывается  специалистом, ответственным за организацию  работы с документами.

     Номенклатура  дел составляется по установленной  форме (и включает реквизиты:

     наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс;

     место составления; гриф утверждения; заголовок  к тексту; текст; подпись;

     гриф  согласования (одобрения).

     Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы  дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

     Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

     В номенклатуру дел предприятия также  включаются справочные карточки, журналы  учета документов.

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

     По  окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о  количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения [9]. 

     2.2.4 Формирование дел

     При формировании дел необходимо учитывать  следующие требования

     документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в  дела раздельно;

     подлинники  оделять от копий;

     годовые планы и отчеты - от квартальных  и месячных;

     утвержденные  документы - от их проектов;

     включать  в дело по одному экземпляру каждого документа.

     Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных  актов.

     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

     Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

     Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную  надпись, отметку “В дело”.

     Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы. 

     2.2.5 Подготовка документов к архивному хранению

     Значение  и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы  используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

     Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

     Для ведения архива выделяется штатная  должность “архивист” или его  функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

     В задачи архива входят:

     прием, учет и хранение документов, законченных  делопроизводством;

     информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

     организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

     Специалистами установлен оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

     Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному  хранению и отбора документов для  уничтожения не предприятии создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

     Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы:

     дела  по личному составу;

     дела  по основной (производственной )деятельности.

     На  каждую группу дел составляются отдельные  описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному  составу). Опись составляется на документы  одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

     Вместе  с делами в архив предприятия  передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт [8]. 

     2.2.6 Роль документации при создании СМК

     Внедрение эффективной СМК требует создания относительно небольшого числа (по отношению к уже имеющимся) дополнительных документов, именно тех, которые необходимы для комплексного системного управления организацией.

     Для выполнения своих процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации:

     правовые;

     организационно-распорядительные;

     планово-финансовые;

     внешние нормативные;

     внутренние  нормативные;

     технические.

     Основная  часть документов, необходимых для  той или иной деятельности, имеется в любой организации, независимо от наличия или отсутствия в ней СМК.

     В большинстве организаций все документы разрозненны, "работают" каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Бывает так, что одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

     Для того что бы построить единую структуру  документации - каркас СМК, необходимо упорядочить имеющиеся в любой организации.

     Любая организация создается и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства. Следовательно, организация имеет правовую документацию, включающую лицензионные документы, дающие ей юридическое право заниматься своей деятельностью. Эта документация "закладывает фундамент" организации - формирует "нулевой цикл" в структуре документации.