Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Лист  регистрации изменений и дополнений включается в состав каждого документа.

     Для определения актуальности содержания документов системы качества и необходимости внесения в них соответствующих изменений проводится ежегодная редакция, что подтверждается отметкой на титульном листе документа каждого учтенного экземпляра. Ответственность за редакцию несет отдел, отвечающий за разработку и актуализацию документа.

     При необходимости внесения в документ существенных, имеющих принципиальный характер, изменений производится его  пересмотр, результатом которого является полное обновление документа и новое  его издание. Основанием для пересмотра может служить включение по результатам редакции предложения и замечания по результатам внутреннего аудита, предложения отделов организации. При пересмотре отменяется действующий документ, а в новом указывается, какой документ он заменяет. Новому документу присваивается старый код с заменой двух последних цифр года утверждения. Ответственность за пересмотр документа несет отдел, отвечающий за его разработку и обновление.

     Для поддержания документов в рабочем  состоянии проводится специальная  проверка, по результатам которой оценивается состояние документа и составляется заявка на его замену с указанием причин негодности и отсутствия необходимого количества экземпляров. Вся действующая документация имеет гриф "Учтенный экземпляр". В случае, если документ имеет ограничение по сроку действия, на его титульном листе или на первой странице указывается срок. Использование просроченных документов не допускается. Документы, пришедшие в негодность, изымаются из обращения и уничтожаются. Негодными признаются документы, которыми невозможно пользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов. Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут его пользователи.

     Отмена (аннулирование) документов производится:

     при пересмотре документа;

     при выявлении необходимости соединения нескольких действующих документов в один или разделения одного документа на несколько с целью боле полной детализации установленных требований;

     при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства и т.п.;

     при изменении вида документа (например, перевод инструкции в стандарт предприятия  или наоборот);

     в других обоснованных случаях.

     Отмененный  документ изымается из обращения  и на учтенные экземпляры ставится штамп или пометка "Отменен" за подписью лица, ответственного за контроль выполнения положений документа. Решение об аннулировании документа или об изменении срока его действия принимает лицо, утвердившее документ [1]. 

     2.1.5 Учет документов

     На  каждый документ системы качества после  его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившего копию. Регистрация выдаваемых или рассылаемых пользователям документов производится в специальном журнале, в котором фиксируются: код и наименование документа, форма предоставления его пользователю, подпись пользователя, а также делаются отметки об отмене документа. В ряде случаев по письменной заявке пользователя ему предоставляется несколько учтенных экземпляров документа, на один из которых ставится гриф "Контрольный", а на остальные - "Рабочий".

     При предоставлении документов системы  качества сторонним организациям на них проставляется штамп или  делается надпись от руки "Для  информации". Решение о предоставлении документов сторонним организациям принимает руководитель службы качества или другое, уполномоченное руководителем организации лицо. Каждый такой случай регистрируется в специальном журнале с указанием наименования сторонней организации, ее почтовых реквизитов, даты отправки, номера сопроводительного письма, кода и наименования документа.

     Подлинники  документов учитываются в инвентарном  журнале (отдельно по видам документов). На свободном поле обложки каждого  документа указывается его инвентарный  номер. Все подлинники документов хранятся в службе качества, а копии - в соответствующих подразделениях. Для хранения подлинников и копий документов, а также зарегистрированных данных о качестве, отводятся специальные места и обеспечиваются надлежащие условия, исключающие порчу документов. Хранятся учтенные и неучтенные копии документов в отделах отдельно - с тем, чтобы исключить возможность несанкционированного или случайного использования утративших силу или устаревших документов. В каждом отделе организации ведется опись хранимых в нем документов, в которой указываются код и наименование документа, количество экземпляров и место нахождения каждого из них.

     Зарегистрированные  данные о качестве хранятся в течение  заданного периода времени (эти  сроки устанавливаются в документах, определяющих необходимость хранения данных о качестве) таким образом, чтобы можно было их своевременно получить, когда проводится анализ, выявляющий тенденции изменения показателей качества и уточняющий необходимость и эффективность разработки и реализации корректирующих (предупреждающих) действий. Стандарты ИСО точно не регламентируют минимальный срок хранения зарегистрированных данных о качестве. Общепринятая практика, основывается на том, что срок хранения документов должен быть соответствовать времени службы продукции. Если на это указывается в контракте, зарегистрированные данные о качестве предоставляются потребителю или его представителю на согласованный период времени.

     Даже устаревшие документы и данные о качестве могут представлять собой большую ценность, например, для юридических целей и для сохранения накопленных в организации знаний.

     Хранятся  зарегистрированные данные о качестве в любой форме, например, на бумаге или в памяти ЭВМ.

     Все процедуры управления документацией  системы качества и данные о качестве регламентируются соответствующими документами. Не вызывает сомнения, что это одни из главных документов системы, поскольку упорядоченность работ по документированию создает необходимые предпосылки для эффективного функционирования системы качества.

     Поскольку надлежащее документирование системы качества имеет большое значение, эта работа требует к себе особого внимания. Поэтому служба качества должна разрабатывать руководство по качеству и основные документы общеорганизационного характера, а документы, отражающие функциональные особенности работ по качеству - специалисты соответствующих отделов при методическом руководстве службы качества. Но во всех случаях к разработке документа следует привлекать наиболее квалифицированных и опытных специалистов, имеющих склонность к подобной работе и обладающих соответствующими навыками [13]. 

     2.2 Организация документооборота на предприятии 

     Документооборот- это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело.

     На  предприятии различают три основных потока документации:

     входящие  документы, поступающие из других организаций;

     исходящие документы, отправляемые в другие организации;

     внутренние  документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

     Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение [3].

     Служба  ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами [7].

     Основная  задача службы ДОУ является своевременная  обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой  для осуществления функций:

     Контроль  за соблюдением стандартов на документы.

     Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

     Регистрация документов и учетно-справочная работа.

     Контроль  за исполнением документов.

     Формирование, оформления, хранения и использования  дел.

     Оформление  и выпуск распорядительной документации учреждений.

     Машинописное  изготовление, копирование и размножение  служебных документов.

     Функции структурных частей службы ДОУ:

     Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным  подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.

     Функция группы по учёту и регистрации  корреспонденции: учёт и регистрация  входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

     Функция группы контроля: контроль за своевременным  использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.

     Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству  предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.

     Функция архива: приём, учёт, хранение, использование  дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных  подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.

     Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и  подготовка к документационному  руководству поступающей корреспонденции  по наиболее важным вопросам; организация  документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

     Служба  документационного обеспечения управления должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

     Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

     направляемые  на рассмотрение руководителю предприятия;

     направляемые  непосредственно в структурные  подразделения или конкретным исполнителям.

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

     Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ [8].

     Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме [3].

     Служба  ДОУ должна систематически вести  учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами [8]. 

     2.2.1 Регистрация документов

     Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.