Анализ Инструкции по делопроизводству в организациях Республики Беларусь

Категория «Руководители» включает заведующего службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию «Специалисты» включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно, устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

По моему мнению, было бы эффективным распространение требований к работникам организаций по знанию правил и порядка оформления и работы с документами, основам делопроизводства. Так, в должностные инструкции не только работников службы ДОУ, кадровых служб, секретарей, но и работников других, в том числе производственных подразделений, я считаю, что нужно включать обязанности по овладению знаниями и навыками по оформлению документов, работе с ними в текущем делопроизводстве в соответствии с действующими государственными и локальными нормами.

Для эффективной организации работы службы ДОУ и в целом аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь и др.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.

В статье Галины Кудряковой «Нормирование труда работников архива» довольно подробно изложен комплекс мероприятий, необходимых для расчета численности службы ДОУ и архива организации. К этим мероприятиям относят:

составление перечня всех видов работ, выполняемых сотрудником;

определение годового объема по каждому виду выполняемых работ;

определение обшей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудником работ (Тн) с учетом коэффициента К (К = 1,1 с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы, и личные потребности) исходя из норматива времени на единицу объема работ;

определение трудоемкости не предусмотренных нормами и носящих разовый характер работ (Тнн) (определяется экспертным путем);

расчет общей трудоемкости работ, выполняемых сотрудником               (Тн + Тнн);

для определения численности работников, необходимо:

где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год исходя из календаря рабочего времени.

Таким образом, нормы времени и выработки крайне важны при определении общей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудниками работ.

Формирование штата работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой – необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

2. Задачи и функции службы ДОУ

Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота;

унификация документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции современной службы ДОУ в Республике Беларусь определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней. Проанализировав Примерное положение о службе ДОУ можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

1.              Прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;

2.              Организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

3.              Организация машинописного изготовления документов;

4.              Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

5.              Разработка и проектирование бланков документов;

6.              Подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

1.              Подготовка к докладу руководству поступающих документов;

2.              Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

3.              Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

4.              Организация хранения документов в структурных подразделениях;

5.              Организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

6.              Организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;

7.              Организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;

8.              Организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

9.              Разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

10.              Формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;

11.              Обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.

К контрольным функциям относят:

1.              Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

2.              Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

3.              Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

4.              Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

5.              Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

6.              Осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

1.              Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

2.              Проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

3.              Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;

4.              Изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления.

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Примерном положении о службе ДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

Также согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать с другими структурными подразделениями организациями.

Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации:

Все структурные подразделения:             

Вопросы документационного обеспечения управления и соблюдения требований стандартов.             

Юридическая служба:             

Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов.             

Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно-исследовательские организации:             

Вопросы подбора и расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения их квалификации в условиях широкого использования современной офисной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства.             

Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания:             

Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы.             

Вычислительный центр:             

Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство.             

Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство.             

Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;