Бумажное делопроизводство

Новосибирский Государственный Педагогический Университет

Математический факультет

Реферат

тема: Бумажное делопроизводство

                                                                          Выполнил: Редько А.К.

                                                                         Студент группы 1-08

Новосибирск

2012

Бумажное делопроизводство

     Бумажное делопроизводство - делопроизводство, где в качестве основного носителя информации выступает бумага, а исполнитель предписанных инструкций - человек.

     Получается, именно бумажное делопроизводство, содержит всю информацию о состояние дел и взаимно однозначно отображает фактические процессы решения каждой инициированной задачи организации.

     Ставя задачу автоматизации управления организации, первоначально надо определить, что автоматизировать и как.

      Автоматизировать - это, значит, заменить человека как исполнителя при выполнении части или всего процесса решения задачи. Отсюда следует основное правило - автоматизировать можно только существующий процесс. Так, как, документ определили в качестве основного инструмента управления, то автоматизировать надо именно бумажное делопроизводство. Этот процесс реально существует, поскольку организация как-то функционирует; плох он или хорош - это следующий вопрос. Существующая система бумажного делопроизводства однозначно отражает тот уровень развития системы управления организацией, который понятен и привычен для ее сотрудников, соответствует их квалификации. Сразу большой скачок нежелателен и нереален, людей надо последовательно готовить. Поэтому оптимален постепенный переход, когда на первом этапе разработки просто меняется носитель информации (с бумажного на электронный), но остается привычный порядок исполнения процессов.

     Системы автоматизации делопроизводства и архива обеспечивают учет бумажных документов в виде регистрационных карточек создания, распространения и хранения бумажных документов, в соответствии с принятыми в стране стандартами делопроизводства. Пользователями этих систем являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, службы экспедиции. Системы автоматизации делопроизводства делают бумажные архивы управляемыми и прозрачными, позволяя вовремя освобождаться от потерявшей актуальность документации и экономя тем самым пространство архива, а также упрощают поиск документов по реквизитам, исполняя роль навигатора по бумажному архиву.

     Системы автоматизации документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации. Если в системах автоматизации делопроизводства документ интересен как самостоятельный объект учета и хранения, то в системах автоматизации документооборота он рассматривается как элемент бизнес-процесса. Как и в автоматизированном делопроизводстве, эти системы изначально ориентированы на работу с бумажными документами. Пользователями этих систем являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-то общий деловой процесс.

      Поскольку в обеих рассмотренных системах объектом управления является тот же документ, хоть и с разных точек зрения, который не только подлежит учету и хранению, но и участвует в бизнес-процессах организации, то сегодня считается уже нормой, когда автоматизация делопроизводства и документооборота выполняется одной информационной системой, называемой аббревиатурой САДД.

     Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

     В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск, вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

Организация конфиденциального делопроизводства

            Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

Составные части делопроизводства:

бумажное делопроизводство;

электронное делопроизводство;

системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

     При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:

       присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;

       обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;

       контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;

       организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;

       гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;

       создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;

       уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;

       запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;

       к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;

       хранение конфиденциальных документов только в сейфах;

       в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;

       включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;

       рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;

       система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;

       организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;

       отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;

       контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;

       организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап - создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап - закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

3 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

     Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30-97 <Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов>.

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

     Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

бухгалтерия;

учредительные документы;

судебно-процессуальные документы;

договорные документы и т.д.

   Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:

доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

    Внутреннее делопроизводство:

хранение документов:

хранение документов у сотрудников;

хранение документов в Секретариате.

создание документов у исполнителя;

издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);

регистрация документа в Секретариате;

движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;

размножение документов (снятие копий);

контроль за исполнением документов;

создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;

уничтожение документов.

   Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

     Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:

Устав организации;

"Коллективный договор";

правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;

трудовой договор;

заключаемые договора.

     Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

     Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации.

     Примерный план инструкции:

общие положения;

определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;

организация работы с конфиденциальными документами;

порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;

порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;

контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;

обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

     Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

общие положения;

правила составления и оформления документов;

составление и оформление основных видов документов;

организация документооборота:

порядок движения и обработки входящих документов;

порядок движения и обработки исходящих документов;

порядок движения и обработки внутренних документов;

регистрация документов;

контроль исполнения документов;

систематизация документов;

разработка номенклатуры дел;

формирование дел;

подготовка документов к архивному хранению;

экспертиза ценности документов;

описание документов постоянного и временного сроков хранения;

обеспечение сохранности дел;

передача дел в архив;

приложения:

примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

перечень документов, на которых ставится печать;

перечень документов, подлежащих утверждению;

перечень документов, подлежащих согласованию;

форма регистрационно-контрольной карточки;

перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

внутренняя опись документов дела;

опись дел, передаваемых на архивное хранение.

       Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:

порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;

порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;

порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;

порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);

порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;

порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;

порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

     Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

     Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

      Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:

системы перевода бумажного документа в электронный документ;

системы перевода электронного документа в бумажный документ;

системы электронного контроля за бумажным документооборотом;

системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

       Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.