Делопроизводство в отделе образования

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава1.История создания Отдела образования и структура службы делопроизводства.

1.1 История создания, структура, задачи, функции Отдела образования

   Учреждение «Отдел образования администрации г.Янаул и Янаульского района Республики Башкортостан(далее- Отдел образования),является некоммерческой организацией –органом управления образования, структурным подразделением администрации г.Янаул и Янаульского района, созданным распоряжением главы администрации от 25 марта 2002 года № 412.

   Отдел образования подчиняется  в своей деятельности  администрации г.Янаул и Янаульского района и Министерству образования Республики Башкортостан (в пределах его компетенции).

  Отдел образования – правопреемник Управления народного образования г. Янаул и Янаульского района. Является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в учреждениях банка, гербовую печать, угловой штамп, бланки со своим наименованием. В своей деятельности руководствуется законами и другими нормативно правовыми актами, решениями городского Совета, постановлениями и распоряжениями главы администрации, приказами, инструкциями, положениями вышестоящих органов управления образования и уставом.

Основными задачами отдела образования  являются:

1. Осуществление государственной и региональной политики в области образования:  обеспечение федеральной и областной программы развития образования, государственных образовательных стандартов и финансирования системы образования на уровне государственных стандартов.

2. Претворение в жизнь принципов  государственной политики в области  образования, в первую очередь  обеспечение его общедоступности, гуманистического и светского характера, приоритета общечеловеческих ценностей в образовательном процессе.

3. Организация образовательной  подготовки граждан, реализация  их права на получение как  бесплатных, так и платных образовательных  услуг.

4. Обеспечение эффективного функционирования и развития муниципальной системы образования.

5. Совершенствование механизма  управления качеством образования  в образовательных учреждениях,  входящих в муниципальную систему  образования.

6. Решение вопросов социальной  поддержки обучающихся в муниципальных образовательных учреждениях в соответствии со своими полномочиями.

7. Содействие детям, проживающим  на территории муниципального  района, в реализации и защите  их прав и законных интересов  с учетом их возраста и в  пределах установленного законодательством Российской Федерации объема дееспособности детей посредством подготовки соответствующих нормативных правовых актов органов местного самоуправления, проведения методической, информационной и иной работы с детьми по разъяснению их прав и обязанностей, порядка защиты прав, установленных законодательством Российской Федерации, а также посредством поощрения исполнения детьми обязанностей, поддержки практики правоприменения в области защиты прав и законных интересов детей.

Функции отдела

1. Отдел образования  в соответствии с возложенными  на него задачами и в пределах  своей компетенции осуществляет  следующие функции:

1.1. Организует предоставление  общедоступного и бесплатного  начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам в муниципальных образовательных учреждениях, за исключением полномочий по финансовому обеспечению образовательного процесса, отнесенных к полномочиям органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

1.2. Обеспечивает предоставление  дополнительного образования детям  и общедоступного бесплатного  дошкольного образования на территории  района

1.3. Координирует деятельность  муниципальных образовательных  учреждений по содержанию зданий  и сооружений, обустройству прилегающих к ним территорий.

1.4. Участвует в пределах  своей компетенции в формировании  местного бюджета, привлечении  дополнительных источников финансирования, планирования материально-технического  обеспечения учреждений.

1.5. Прогнозирует развитие муниципальной системы образования, определяет стратегические и тактические задачи отдела по созданию, реорганизации и ликвидации образовательных учреждений.

1.6. Осуществляет муниципальный  мониторинг и диагностику деятельности  муниципальных образовательных учреждений по обеспечению выполнения государственных стандартов образования, соблюдения ими порядка проведения государственной итоговой аттестации выпускников основных и средних общеобразовательных школ.

1.7. Создает для детей  и подростков с отклонениями в развитии условия для получения ими образования, коррекции нарушений развития и социальной адаптации в муниципальных образовательных учреждениях путем создания классов коррекции и компенсирующего обучения.

1.8. Контролирует создание  учреждениями условий, гарантирующих охрану и укрепление здоровья, организацию медицинского обслуживания и питания обучающихся, воспитанников.

1.9. Содействует объединению  усилий заинтересованных ведомств  с целью предупреждения безнадзорности  и правонарушений детей и подростков.

1.10. Осуществляет деятельность  по опеки и попечительству  в отношении несовершеннолетних:

• выявление, учёт и устройство детей, оставшихся без попечения родителей, а также последующий контроль за условиями их содержания, воспитания и образования;
• проводит обследование и готовит заключение об условиях жизни и воспитания ребёнка, нуждающегося в государственной защите;
• обеспечивает временное устройство нуждающихся в опеке или попечительстве несовершеннолетних лиц, а также сохранность их имущества;
• осуществляет подготовку документов и устройство детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, под опеку (попечительство), в приёмную семью, на усыновление, на патронатное воспитание, а при отсутствии такой возможности - в воспитательное учреждение, лечебное учреждение или учреждение социального обслуживания населения;
• осуществляет функции опекуна, попечителя несовершеннолетних в порядке и случаях, установленных законодательством;
• представляет сведения о каждом ребёнке, оставшемся без попечения родителей и не устроенном на воспитание в семью, в соответствии с законодательством Российской Федерации, в региональный банк данных о детях, оставшихся без попечения родителей, в установленные законодательством сроки;
• ведёт учёт граждан Российской Федерации, проживающих на территории муниципального образования, способных к выполнению обязанностей усыновителя, опекуна (попечителя), приёмного родителя, патронатного воспитателя;
• в установленном порядке готовит материалы, необходимые для усыновления (удочерения) детей, находящихся на данной территории, а также ведёт учёт, в отношении которых произведено усыновление (удочерение);даёт заключение в суд об обоснованности и соответствии усыновления (удочерения) интересам ребёнка, отмене усыновления (удочерения), участвует в заседаниях суда по вопросу усыновления и отмены усыновления (удочерения);
• осуществляет подбор лиц, изъявивших желание и способных к выполнению обязанностей опекуна, попечителя, готовит материалы, необходимые для назначения опекуна, попечителя, а также об освобождении или отстранении опекуна, попечителя от выполнения возложенных на него обязанностей;
• осуществляет подбор лиц, способных к выполнению обязанностей приёмных родителей, дают заключение о возможности быть приёмными родителями, заключает договор о передаче ребёнка (детей) на воспитание в приёмную семью;
• осуществляет подбор и заключают договор с патронатными воспитателями о передаче ребёнка (детей) на патронатное воспитание;
• ведёт учёт лиц, в отношении которых установлена опека или попечительство, переданных на воспитание в приёмную семью, на патронатное воспитание;
• осуществляет надзор за деятельностью опекунов и попечителей, приёмных родителей, патронатных воспитателей, оказывают им помощь в организации медицинского наблюдения, оздоровительного отдыха и трудоустройства подопечных;
• в установленном законодательством порядке осуществляет защиту личных и имущественных интересов подопечных в случае использования опекуном (попечителем) опеки (попечительства) вопреки интересам несовершеннолетних, а также в случае оставления подопечного без надзора и необходимой помощи;
• проводит работу по профилактике социального сиротства, жестокого обращения с детьми;
• осуществляет защиту прав и охраняемых законом интересов детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;
• выдаёт предварительное разрешение родителям (законным представителям), управляющим имуществом несовершеннолетних на расходование доходов подопечного, в том числе доходов, причитающихся подопечному от управления его имуществом, за исключением доходов, которыми подопечный вправе распоряжаться самостоятельно;
• осуществляет контроль за действиями опекунов и попечителей, управляющих имуществом подопечных; даёт разрешение опекунам совершать, а попечителям -давать согласие на совершение сделок по отчуждению, в том числе обмену или дарению имущества подопечного, сдачи его в наём (аренду), в безвозмездное пользование или залог, сделок, влекущих отказ от принадлежащих подопечному прав, раздел его имущества или выдел из его долей, а также любых других сделок, влекущих уменьшение имущества или выдел из его долей, а также любых других сделок, влекущих уменьшение имущества несовершеннолетнего;
• готовит материалы о назначении денежных средств на содержание подопечного;
• готовит заключение о возможности раздельного проживания попечителя с подопечным и возможности объявления несовершеннолетнего полностью дееспособным (эмансипированным);
• разрешает спорные вопросы между родителями, лицами их заменяющими, родственниками о воспитании детей;
• разрешает спорные вопросы, возникающие между родителями и детьми;
• возбуждает в судах дела о лишении родительских прав, ограничении родительских прав, о признании брака недействительным в случаях, предусмотренных Семейным кодексом Российской Федерации, об отмене усыновления и другие дела в защиту прав и охраняемых законом интересов несовершеннолетних; дают заключения по данным вопросам, участвуют в заседаниях судов по данным вопросам и в случаях, предусмотренных законодательством;
• даёт согласие на установление отцовства в случаях, предусмотренных законодательством.
• принимает решение о снятии с регистрационного учёта детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, по месту их жительства;
• проводит обследование условий жизни ребёнка, а также лица, претендующего на его воспитание, представляют заключение в суд по спорам, связанным с воспитанием детей;
• при непосредственной угрозе жизни или здоровью ребёнка производят немедленное отобрание ребёнка у родителей или лиц, на попечение которых он находится, на основании соответствующего акта и в порядке установленном Семейным кодексом Российской Федерации;

1.2. Организация службы  документационного обеспечения

В Отделе образования присутствует централизованная организационная  форма работы с документами. Весь цикл технологических операции по обработке документов от момента их создания или получения и до сдачи в архив выполняется в одном месте, а творческая работа с документами осуществляется в методических кабинетах.

 Организация Службы делопроизводства осуществляется Общим Отделом, осуществляет документационное обеспечение, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства.

Основными функциями Общего отдела являются:

-    Контроль за обеспечением  единого порядка организации  и ведения делопроизводства в Отделе образования;

- Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретарь Начальника. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка  документов, поступающих на имя  руководства,

- регистрация документов,

- машинописные работы,

- распределение телефонных звонков,

- отправка документов,

- информационно-справочная работа  с документами;

2. Административно – хозяйственный  отдел. Этот отдел обеспечивает  хозяйственное обслуживание всех  управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным  инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью  материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной  техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного  обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ¹⁵, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все  сотрудники, ответственные за делопроизводство в методических кабинетах Отдела образования.

 

     Основными задачами Общего отдела являются:

• Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.
• Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.
• Сокращение документооборота, унификация форм документов.
• Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами,  создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
• Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.
• Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.
• Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие  функции:

• Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
• Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;
• Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
• Осуществление контроля за  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений);
• Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
• Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
• Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
• Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

    Секретарь в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом (Приложение1).

Юридическая служба, входящая в состав Отдела образования , занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам организации по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава2.Анализ системы  документационного обеспечения  в Отделе образования

2.1. Организация документооборота

Документационное обеспечение  управления - деятельность, охватывающая   организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Организация работы с документами в Отделе образования включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения  помещения в дело и (или) отправки¹⁶.

Правильно и рационально  организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий  применения современных технических  средств обработки документной  информации, повышения эффективности  работы аппарата управления, ГСДОУ¹⁷ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

 Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической  системы работы с документами  определяется оперативностью перемещения  и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия  документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами¹⁸.

Анализируя документооборот организации за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма из вышестоящих инстанции. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний.

Из школ района, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию о качестве образования и нововведениях. Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98¹⁹, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк письма;

- общий бланк для всех других  видов документов (служебная записка,  докладная записка и т.д.).

 Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его²⁰. Внутренние документы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые  регламентируют деятельность  Отдела образования (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы,  начальника, его заместителями и руководителями структурных подразделений;(приказ(Приложение2)

- Информационно-справочные документы,  создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

  Внутренние документы в оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название организации, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office2007.