Делопроизводство в отделе образования

   2.7. Формирование дел

Быстрый поиск и использование  документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка  в дела в соответствии  с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к  одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку³².

 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела³³. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел проводит секретарь начальника. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником.

Анализируя работу были выявлены следующие  недостатки:

- папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением;

- для приложений к документам  сформирована отдельная папка;

-документы, относящиеся к одному  вопросу, расформированы по двум  папкам;

- в дела помещаются лишние  экземпляры и документы, не  относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

 Таким образом, при формировании  дел,секретарю  необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов³⁴.

Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление  листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.³⁵

По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в  том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения Компании в течение  периода, охватываемого документами  дела, или при передаче дела в  другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое  название этого структурного подразделения.

2.8. Подготовка документов  к передаче в архив

Подготовка документов к сдаче  в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности  документов;

- оформление дел;

- составление описей дел(приложение9);

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения³⁶: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков  хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов³⁷. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов должна регламентироваться Положением о комиссии. В Отделе образования такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием и результатом  работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения³⁸.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены  акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе³⁹.

Таким образом, существующий порядок  организации делопроизводства Отдела образования обладает рядом недостатков:

- отсутствует четкий порядок  регистрации документов;

- встречаются нарушения правил  оформления и подготовки документов;

- отсутствуют необходимые организационные  документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об экспертной комиссии;

- при внутренней переписке сотрудники  используют два вида документов - докладные и служебные записки.  Служебная записка – документ, не вошедший в существующую  официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.⁴⁰

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                      Заключение

  Более 10 лет назад был образован Отдел образования, целью которого является осуществление государственной и региональной политики в области образования:  обеспечение федеральной и областной программы развития образования, государственных образовательных стандартов и финансирования системы образования на уровне государственных стандартов. Претворение в жизнь принципов государственной политики в области образования, в первую очередь обеспечение его общедоступности, гуманистического и светского характера, приоритета общечеловеческих ценностей в образовательном процессе.

   Основной целью написания данной курсовой работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления Отдела образования г.Янаул и Янаульского района и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать  ряд выводов по совершенствованию  организации делопроизводственного  обслуживания:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов,.
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

-  первичная обработка поступающих  документов (использовать список  нерегистрируемой документации; при  распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;;

- регистрации документов (рекомендуется  проводить регистрацию только  в компьютерной форме);

- формирование и оформление  дел  (необходимо все документы  сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником;

- при составлении описи дел  необходимо проставлять подпись  секретаря с указанием должности  и отметку о согласовании с  руководителем делопроизводственной  службы 

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

5. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработка документов в осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры. Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение  современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации. В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников и литературы

 

 

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.
2. Перечень типовых управленческих архивных  документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов МСУ с указанием сроков хранения Росархив. М., 2010
3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г.№477
4. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Росархив. М., 2009.№ 76
5.   5.Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

  6.Кодекс законов о труде РФ. М., 2010.

 

                            Литература

 

6. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов  // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.
7. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.
8. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство2005. №1. С. 34-39.
9. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело2001. №3. С. 19-23.
10. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2003. №3.С.87-90.
11. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2003. №1. С. 36-41.
12. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство2006. №1. С. 29-32.
13. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
14. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев.  М.: Экономика, 1991. – 271 с.
15. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

 

 

 

 

 

 

Приложение

¹  Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту // Делопроизводство М., 2004. –С.65

² Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

   ³ Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. М.,2009

⁴ ГОСТ Р 51141-98.  «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М.,1998.

⁵  Перечень типовых управленческих архивных  документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов МСУ с указанием сроков хранения Росархив. М., 2009.

⁶  Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.

         ⁷  Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

 

   ⁸  Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,  2001.