Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Января 2012 в 17:01, курсовая работа
Актуальность работы обусловлена возрастанием роли документов, образующихся в деятельности предприятий, учреждений, организаций на современном этапе. Документы составляются для утверждения решений руководства, с целью информирования сотрудников, партнеров, клиентов, для подтверждения и согласования условий контрактов и договоров и для многих других целей. В настоящее время в связи с техническим прогрессом документы можно создавать не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.
Основная проблема современного документирования деятельности – это стандартизация и унификация документов, обучение квалифицированных кадров, несовершенство законодательства в области делопроизводства.
Научная значимость исследования состоит в том, что оно сочетает в себе теорию и практику процесса документирования распорядительной деятельности. Данное исследование интересно еще и тем, что автор дает свою оценку и рекомендации по решению основных проблем документирования распорядительной деятельности, основанные на личном практическом опыте документирования и теоретических знаниях автора. Также рассматривались и учитывались мнения специалистов в данной сфере (работники делопроизводственных отделов) и мнения сторонних наблюдателей (студенты кафедры документоведения). Практически представленное исследование может использоваться как основа для последующего изучения данной темы.
Объектом исследования является процесс документирования распорядительной деятельности предприятий и организаций в Российской Федерации. Предметом исследования выступают распорядительные документы.
Целью исследования является изучение процесса документирования распорядительной деятельности на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:
- изучить распорядительную документацию: оформление, виды;
- осветить нормативно-методическую базу делопроизводства;
- рассмотреть процесс распорядительной деятельности в организациях России;
- определить основные проблемы документирования распорядительной деятельности организации;
- выявить пути совершенствования документирования деятельности.
При проведении исследования применялись следующие методы:
• логический - теоретическое воспроизведение развивающегося объекта во всех его существенных закономерных связях и отношениях.
• сравнительного анализа – позволяющий раскрыть сущность исследуемого объекта.
• системно-структурного анализа – исследуемый объект рассматривался как система, с выделением элементов, составляющих ее структуру.
Текст постановления состоит из констатирующей и постановляющей частей. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. 45
Постановляющая часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. Пункты постановляющей части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения. 46
Постановления могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах постановляющей части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению Правительства Российской Федерации
от
27 января 2002 г. № 18
В последнем пункте постановляющей части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль над исполнением постановления в целом.47
Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений.48
Проекты постановлений визируются: руководителями структурных подразделений, подготовившими проект; заместителем руководителя, курирующим подразделение, ответственное за подготовку проекта постановления; начальником Управления делами или исполняющим его обязанности, а также ответственными за выполнение изложенных в нем требований и при необходимости в юридической службе.
Постановления подписываются руководителем органа управления (председатель).
В современном делопроизводстве организаций постановление издается крайне редко, в основном его используют в документообороте организации с коллегиальным органом управления и организации государственной власти.
Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.49
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.50
Оформление решения практически не отличается от оформления постановления, в частности, используются те же реквизиты, но все же существуют некоторые особенности.
Текст решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в решениях словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО").
В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают наименование, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
В распорядительной части указывается наименование органа, принимающего решение.
Если решение не нуждается в обосновании, то констатирующая часть опускается и текст начинается следующим образом:
Совет директоров РЕШИЛ:...
Распорядительная часть делится на пункты, где указывается содержание поручение, исполнитель, срок исполнения.
Решения, так же как и постановления могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части. Проект решения также согласуется со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Также обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.
Решения подписываются председателем и членами коллегиального органа.
Основным распорядительным документом на предприятии является приказ. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность). Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
В данной работе мы подробно рассмотрим приказ по основной деятельности.
Под письменным приказом следует понимать документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности.51
Приказ издается по важнейшим вопросам деятельности организации. Это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия, для решения основных производственных задач. Приказ может быть как нормативным актом, так и актом применения норм права в сфере производственных отношений, например приказ о назначении на должность. 52
Приказом руководитель ставит задачи и указывает на пути их решения. Он обязателен для исполнения всеми работниками подотчетной структуры или отрасли. 53
Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.
Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект приказа, затем издается сам приказ. Подготовка приказа включает следующие этапы:
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.54
Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц или отдельному должностному лицу.
При составлении проекта приказа необходимо:
Проект
приказа должен быть написан ясно,
доходчиво, с соблюдением всех грамматических
правил. Следует избегать сложных
придаточных предложений и
Приказ оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты: название документа (приказ); дата; индекс (номер); место составления; заголовок; текст; подпись. 56
Дата приказа – это дата его подписания, а начало действия распорядительного акта – факт его регистрации. 57
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "Об изменении устава общества".58
Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, автор, дата, номер).59
Например:
На основании письма Росархива РФ от 13.07.2003 № 235/67 «О введении ГОСТ Р 6.30 – 2003 …».
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. 60
Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:
"В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 37а ПРИКАЗЫВАЮ:"
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. 61
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Распорядительный пункт строится последовательно по схеме: исполнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение, организация) – действие – срок. 62
Например:
«Начальнику ремонтной службы завода Красильникову К.Е. обеспечить установку и наладку оборудования линии К-60 к 25.06.2003» или
«Отделу главного энергетика предоставить сведения об экономии энергоресурсов предприятия в III квартале 2003 г. к 29.09.2003».
Последний пункт приказа, для более действенного контроля, формулируют следующим образом: «контроль над исполнением приказа возложить на…», затем пишут наименование должности, лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия или структурное подразделение. Например: «Контроль над исполнением приказа возложить на главного инженера завода Сидорова В.П.». Пункт о контроле не вносится, если руководитель сам непосредственно отвечает за контроль, но некоторые руководители предпочитают такую формулировку: «Контроль над исполнением приказа оставляю за собой». 63
Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению деятельности.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)".