Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Января 2012 в 17:01, курсовая работа
Актуальность работы обусловлена возрастанием роли документов, образующихся в деятельности предприятий, учреждений, организаций на современном этапе. Документы составляются для утверждения решений руководства, с целью информирования сотрудников, партнеров, клиентов, для подтверждения и согласования условий контрактов и договоров и для многих других целей. В настоящее время в связи с техническим прогрессом документы можно создавать не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.
Основная проблема современного документирования деятельности – это стандартизация и унификация документов, обучение квалифицированных кадров, несовершенство законодательства в области делопроизводства.
Научная значимость исследования состоит в том, что оно сочетает в себе теорию и практику процесса документирования распорядительной деятельности. Данное исследование интересно еще и тем, что автор дает свою оценку и рекомендации по решению основных проблем документирования распорядительной деятельности, основанные на личном практическом опыте документирования и теоретических знаниях автора. Также рассматривались и учитывались мнения специалистов в данной сфере (работники делопроизводственных отделов) и мнения сторонних наблюдателей (студенты кафедры документоведения). Практически представленное исследование может использоваться как основа для последующего изучения данной темы.
Объектом исследования является процесс документирования распорядительной деятельности предприятий и организаций в Российской Федерации. Предметом исследования выступают распорядительные документы.
Целью исследования является изучение процесса документирования распорядительной деятельности на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:
- изучить распорядительную документацию: оформление, виды;
- осветить нормативно-методическую базу делопроизводства;
- рассмотреть процесс распорядительной деятельности в организациях России;
- определить основные проблемы документирования распорядительной деятельности организации;
- выявить пути совершенствования документирования деятельности.
При проведении исследования применялись следующие методы:
• логический - теоретическое воспроизведение развивающегося объекта во всех его существенных закономерных связях и отношениях.
• сравнительного анализа – позволяющий раскрыть сущность исследуемого объекта.
• системно-структурного анализа – исследуемый объект рассматривался как система, с выделением элементов, составляющих ее структуру.
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:
Приложение 1
к п. 2 приказа генерального директора
от 14.06.2001 № 86
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений. 64
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. 65
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа. 66
К проекту приказа прилагается список на рассылку. 67
Подписывает приказ руководитель предприятия, в его отсутствие – заместитель. При подписании приказа должностным лицом, замещающим руководителя, в реквизите «Подпись» ставится его конкретная должность, инициалы и фамилия. Проставление помет в виде косой черты (/) или предлога «за» перед наименованием должности не допускается. 68
Наряду с приказами в организациях могут издаваться распорядительные документы других видов – распоряжения, указания.
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения.69
Каждому
делопроизводителю следует
Письменный приказ – это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. В свою очередь, под письменным распоряжением следует понимать документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. 70
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. 71
Распорядительную деятельность в организации осуществляют также заместители руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений, издавая распоряжения и указания в соответствии с распределением должностных обязанностей, установленным соответствующим приказом.72
Подготовка и оформление распоряжений проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа».
С целью обеспечения надлежащего учета распоряжений подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно). 73
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса. 74
Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано.
Так же как и приказ, готовится сначала проект распоряжения.
С целью обеспечения правильности содержания проекты распоряжений, а также приложения к ним (при наличии таковых) обычно визируются:
а) исполнителем проекта;
б) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;
в) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;
г) руководителем службы ДОУ;
д) руководителем юридической службы. 75
Возражения по проекту распоряжения, возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.76
Проект распоряжения должен быть согласован с должностными лицами, ответственными за выполнение изложенных требований.
Датой распоряжения является дата его подписания уполномоченным должностным лицом.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом «ОБЯЗЫВАЮ»– предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.д.77
Исполнителями распоряжений могут быть структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте распоряжения указывают лиц, на которых возлагается контроль над его исполнением. 78
Указание – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. 79
Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. 80
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания. 81
Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле над исполнением указания. 82
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:
Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга. 83
Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку. 84
Право подписи указаний может делегироваться руководителем компании своим заместителям. 85
Отдельно отметим такой вид документов как выписка. Выписка может оформляться к разным документам, в том числе и к распорядительным.
Выписка — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе. 86
Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа). 87
Фактически
выписка выполняет функции
Требования
к оформлению выписок конкретизированы
в ряде ведомственных нормативно-правовых
актов и организационно-
1) наименование документа;
2) заголовок к тексту (указывает на документ-источник, формулируется в родительном падеже - "из...");
3)
текст (собственно выписка из
документа, в точности
4) заверительная надпись. 89
Особенность
выписки в том, что констатирующая
часть документа
При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати.
Таким
образом, мы рассмотрели состав распорядительных
документов, в который входят: постановление,
решение, приказ, распоряжение, указание.
В некоторых случаях исследователи относят
к распорядительным документам выписку
(из распорядительного документа). Также
мы изучили некоторые особенности составления
распорядительных документов, их сходство
и различия.
Глава 2. Процесс документирования распорядительной деятельности
2.1. Распорядительные документы ГУ ИсА
Для того чтобы подробно изучить процесс документирования распорядительной деятельности необходимо рассмотреть эти понятия. В Правилах делопроизводства90 используется следующее понятие: «документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
Государственный стандарт91 определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Термин «документирование» означает процесс создания документа. В настоящее время в управленческой деятельности используют документы, созданные с помощью рукописного или машинописного (компьютерного) письма или типографской печати, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, видеосъемки, звукозаписи, которые фиксируются на бумаге, пленке, магнитной ленте, лазерном или магнитном диске, в памяти микросхемы или на другом носителе. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления информации, в том числе и в преобразованном виде. Изучением способов документирования занимается отдельная специальная научная дисциплина – документоведение.92
Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.93
Под распорядительной деятельностью организации понимают процесс издания документов для регулирования текущей деятельности предприятия по общим вопросам (режим работы, сбыт продукции, оформление командировок, проведение ремонта, назначение ответственных лиц и многое другое) или исполнение устного указания руководителя организации.
Таким образом, процесс документирования распорядительной деятельности организации подразумевает составление и оформление документов, носящих распорядительный характер.
Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.
В ГУ ИсА основным распорядительным документом является приказ по основной деятельности (Приложение 1). Такие распорядительные документы как постановление, указание и распоряжение не используются. В редких случаях может быть оформлена выписка из приказа.