Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Января 2012 в 17:01, курсовая работа
Актуальность работы обусловлена возрастанием роли документов, образующихся в деятельности предприятий, учреждений, организаций на современном этапе. Документы составляются для утверждения решений руководства, с целью информирования сотрудников, партнеров, клиентов, для подтверждения и согласования условий контрактов и договоров и для многих других целей. В настоящее время в связи с техническим прогрессом документы можно создавать не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.
Основная проблема современного документирования деятельности – это стандартизация и унификация документов, обучение квалифицированных кадров, несовершенство законодательства в области делопроизводства.
Научная значимость исследования состоит в том, что оно сочетает в себе теорию и практику процесса документирования распорядительной деятельности. Данное исследование интересно еще и тем, что автор дает свою оценку и рекомендации по решению основных проблем документирования распорядительной деятельности, основанные на личном практическом опыте документирования и теоретических знаниях автора. Также рассматривались и учитывались мнения специалистов в данной сфере (работники делопроизводственных отделов) и мнения сторонних наблюдателей (студенты кафедры документоведения). Практически представленное исследование может использоваться как основа для последующего изучения данной темы.
Объектом исследования является процесс документирования распорядительной деятельности предприятий и организаций в Российской Федерации. Предметом исследования выступают распорядительные документы.
Целью исследования является изучение процесса документирования распорядительной деятельности на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:
- изучить распорядительную документацию: оформление, виды;
- осветить нормативно-методическую базу делопроизводства;
- рассмотреть процесс распорядительной деятельности в организациях России;
- определить основные проблемы документирования распорядительной деятельности организации;
- выявить пути совершенствования документирования деятельности.
При проведении исследования применялись следующие методы:
• логический - теоретическое воспроизведение развивающегося объекта во всех его существенных закономерных связях и отношениях.
• сравнительного анализа – позволяющий раскрыть сущность исследуемого объекта.
• системно-структурного анализа – исследуемый объект рассматривался как система, с выделением элементов, составляющих ее структуру.
Рассмотрим издание приказа по основной деятельности в подробностях.
Приказами в Архиве оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Архива. 94
Проекты приказов подготавливают структурные подразделения (специалисты) на основании поручений руководителя Архива или в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит ведущий специалист на основании соответствующих представлений. 95
Приказы подписываются руководителем Архива. В отсутствие руководителя (отпуск, командировка, болезнь) приказы подписываются заместителем руководителя. 96
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов возлагается на исполнителей. 97
Проект приказа должен быть подготовлен в течение 1-5 дней, если не установлен другой срок. 98
Работа над проектом приказа по основной деятельности включает следующие действия:
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. 100
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа или дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Констатирующая часть начинается словами: «В связи …», «В целях …», «На основании …», «Во исполнение …» и т. п., например:
В целях совершенствования работы с документами …
В связи с аварийной обстановкой …
Во исполнение приказа Росархива от …
Распорядительная часть содержит:
– предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
– наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;
– срок исполнения действия (задания, поручения). 101
Информация в распорядительной части приказа должна быть изложена в следующей последовательности: действие, исполнитель, срок, например:
1. Подготовить предложения по разработке плана комплектования ГУ ИсА на 2010 год. Ответственный – заведующая отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Фамилия И.О. Срок – 15.11.2009.
Возможны иные варианты изложения информации:
– исполнитель, задание, срок;
– исполнитель, срок, задание;
– срок, задание, исполнитель. 102
Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей части словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с вынесением на отдельную строку (от границы левого поля). После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. 103
Каждый приказ посвящается одному вопросу (констатирующая часть). Для выполнения заданий по приказу могут привлекаться специалисты нескольких отделов, поэтому распорядительная часть приказа может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. 104
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ, то один из пунктов распорядительной части нового приказа должен начинаться словами «Признать утратившим силу …» и содержать указание даты, номера и заголовка изменяемого (отменяемого) приказа. 105
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, называются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 106
Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом. 107
Контроль
над исполнением приказа
Оформление согласованного и рассмотренного руководителем Архива текста приказа включает:
– распечатку текста приказа на бланке приказа;
–
визирование приказа
– подписание приказа руководителем Архива;
– регистрацию приказа в журнале старшим специалистом;
– визирование приказа исполнителями, названными в приказе (визы ознакомления). 109
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан другой срок. 110
Отдельные задания (например, содержащие цифровые данные) можно оформлять в виде приложения к приказу. В этом случае не оформляют отметку о наличии приложения после текста приказа, а сведения о прилагаемых документах даются в тексте приказа, например:
Приложение к приказу должно быть подписано составителем. 111
При необходимости подготовки выписки из приказа по основной деятельности (Приложение 2) (копии определенной части приказа) полностью воспроизводятся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части воспроизводится только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. 112
Копии
приказов, выписки из приказов заверяются
проставлением отметки о
Верно
Специалист __________________ И.О. Фамилия
Печать (подпись)
По роду специфики деятельности в ГУ ИсА предполагается функционирование экспертно-методической комиссии (ЭМК), которая в свою очередь издает распорядительный документ – решение (Приложение 3). В данном случае решение подписывает председатель и секретарь комиссии.
2.2. Особенности делопроизводства в ГУ ИсА
Документы в ГУ ИсА составляются и оформляются в соответствии с разработанной Инструкцией по делопроизводству.
В Архиве в пределах своей компетенции и в соответствии с Уставом издаются приказы руководителя, протоколы совещаний у руководителя, положения, инструкции, служебные письма, акты, справки, докладные и объяснительные записки и др.
В Инструкции четко прописано составление документов при работе на компьютере, что унифицирует документы. При подготовке документов с помощью ПК в Архиве применяется текстовый редактор Word for Windows версия от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размерами № 12 (для оформления табличных документов), № 14 через 1 междустрочный интервал.113
Документы
Архива должны оформляться на бланках
и иметь установленный комплекс
обязательных реквизитов и порядок их
расположения в соответствии с ГОСТом
Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-
Каждый лист документа, оформленного как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 30 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. При подготовке и оформлении документов допускается использование оборотной стороны бланков при условии соблюдения размеров поля справа (на обороте листа – 30 мм) для подшивки в дело. 115
Все реквизиты, оформление которых необходимо для придания документам Архива юридической силы и достоверности, оформляются в зонах, установленных ГОСТом, обеспечивая стабильный порядок их расположения. 116
В Инструкции прописан порядок оформления отдельных реквизитов документов.117 Мы не будем рассматривать подробно все реквизиты, а обратим внимание только на некоторые.
Обязательные реквизиты для всех ОРД Архива: наименование организации; дата документа; регистрационный номер; текст; подпись.
Постоянные реквизиты, которые не меняются: наименование вида документа; наименование организации; справочные данные об организации.
При оформлении документов на двух и более страницах (листах) вторая и последующие страницы (листы) нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Наименование организации должно соответствовать ее наименованию, закрепленному в Уставе Архива: государственное учреждение Омской области «Исторический архив Омской области». Сокращенное наименование: ГУ ИсА. В заголовочной части документов сокращенное наименование помещается после полного наименования Архива в круглых скобках. 118
Наименование вида документа, созданного в Архиве, определяется Уставом Архива: ПРИКАЗ, ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Наименование вида документа печатается прописными буквами, без разрядки шрифтом не более № 14, может быть выделено полужирным шрифтом и отделяется от предыдущего и последующего реквизитов 2 междустрочными интервалами.119
В
состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен
не на бланке, сокращенное – оформленном
на бланке); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Руководитель государственного
учреждения Омской области
«Исторический архив Омской
области» _______________
или на бланке:
Руководитель ________________
Допускается
в реквизите «Подпись»
Руководитель
государственного учреждения
Омской области «Исторический архив
Омской области» ________________ О.Д. Пугачева