Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Января 2012 в 17:01, курсовая работа
Актуальность работы обусловлена возрастанием роли документов, образующихся в деятельности предприятий, учреждений, организаций на современном этапе. Документы составляются для утверждения решений руководства, с целью информирования сотрудников, партнеров, клиентов, для подтверждения и согласования условий контрактов и договоров и для многих других целей. В настоящее время в связи с техническим прогрессом документы можно создавать не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.
Основная проблема современного документирования деятельности – это стандартизация и унификация документов, обучение квалифицированных кадров, несовершенство законодательства в области делопроизводства.
Научная значимость исследования состоит в том, что оно сочетает в себе теорию и практику процесса документирования распорядительной деятельности. Данное исследование интересно еще и тем, что автор дает свою оценку и рекомендации по решению основных проблем документирования распорядительной деятельности, основанные на личном практическом опыте документирования и теоретических знаниях автора. Также рассматривались и учитывались мнения специалистов в данной сфере (работники делопроизводственных отделов) и мнения сторонних наблюдателей (студенты кафедры документоведения). Практически представленное исследование может использоваться как основа для последующего изучения данной темы.
Объектом исследования является процесс документирования распорядительной деятельности предприятий и организаций в Российской Федерации. Предметом исследования выступают распорядительные документы.
Целью исследования является изучение процесса документирования распорядительной деятельности на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:
- изучить распорядительную документацию: оформление, виды;
- осветить нормативно-методическую базу делопроизводства;
- рассмотреть процесс распорядительной деятельности в организациях России;
- определить основные проблемы документирования распорядительной деятельности организации;
- выявить пути совершенствования документирования деятельности.
При проведении исследования применялись следующие методы:
• логический - теоретическое воспроизведение развивающегося объекта во всех его существенных закономерных связях и отношениях.
• сравнительного анализа – позволяющий раскрыть сущность исследуемого объекта.
• системно-структурного анализа – исследуемый объект рассматривался как система, с выделением элементов, составляющих ее структуру.
Не
допускается подписывать
При
подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
123
Руководитель ______________ О.Д. Пугачева
Главный бухгалтер ______________ Л.Н. Коломоец
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. 124
Руководитель ГУ ИсА Директор ЗАО «Искра»
____________ О.Д. Пугачева _____________ В.И. Сергеев
(подпись)
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 125
Председатель комиссии _____________ И.О. Фамилия
Члены комиссии _____________ И.О. Фамилия
_____________ И.О. Фамилия
_____________ И.О. Фамилия
Реквизит «Подпись» оформляется от границы левого поля, наименование должности печатается с прописной буквы, строки наименования печатаются через 1 междустрочный интервал. 126
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов: составление черновика; подготовка проекта документа; его согласование (визирование); удостоверение; регистрация; передача. 127
Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 128
Цель регистрации – обеспечить учет, контроль и поиск документов, получаемых, отправляемых или создаваемых организацией. 129
Основной
принцип регистрации –
В Архиве все документы регистрируются централизованно старшим специалистом в приемной руководителя Архива. Исключением являются: приказы по личному составу – регистрируются ведущим специалистом, запросы социально-правового характера регистрируются в отделе по обращениям граждан и исполнению социально-правовых запросов.
Входящие
и создаваемые документы
Регистрация внутренних документов осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия документа, его содержания, автора.
Отдельно регистрируются: приказы по основной деятельности (валовая нумерация в пределах календарного года); приказы по личному составу (валовая нумерация в пределах календарного года с добавлением через тире к порядковому номеру постфикса «л/с» – к приказам со сроком хранения 75 лет, и постфикса «к» – к приказам со сроком хранения 5 лет); приказы по административно-хозяйственной деятельности (валовая нумерация в пределах календарного года с добавлением через тире к порядковому номеру постфикса «а»).
Контроль исполнения документов возлагается на заместителя руководителя и ответственных исполнителей.
Контроль исполнения документов включает:
– постановку документа на контроль;
– проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
– предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
– учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
– информирование руководителя Архива о ходе и результатах контроля.
Контроль исполнения документов осуществляется по журналам регистрации.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из вышестоящих органов, органов власти и внутренних – от даты подписания (утверждения) документов, а поступившие из других организаций и обращения граждан – с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем Архива, заместителем руководителя, исходя из срока, установленного законодательством.
Изменить срок исполнения документа может только руководитель Архива, заместитель руководителя при условии, что вопрос о переносе срока исполнения ставится не позднее трех дней до истечения контрольной даты.
Изменение сроков исполнения документов, установленных законодательством, не допускается.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за исполнение документов, обязан передать другому работнику, по согласованию с руководителем Архива, все неисполненные и не снятые с контроля документы.
Проверка хода исполнения осуществляется до срока исполнения документа (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. 130
Документ
считается исполненным и
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель Архива или по его поручению заместитель руководителя. На документе оформляется отметка об исполнении и направлении документа в дело.
Исполнение
документов предусматривает: сбор и
обработку необходимой
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации при подготовке документов.
Таким
образом, несмотря на соответствие Инструкции
основным федеральным требованиям ведения
делопроизводства в организациях в ГУ
ИсА имеются отличительные особенности,
прописанные в Инструкции.
2.3. Недостатки делопроизводства и пути их совершенствования
Совершенствование делопроизводства – один из основных вопросов в области документоведения. Именно совершенствование делопроизводства, приведение его к мировым стандартам мотивирует постоянное редактирование федеральных нормативных актов в области делопроизводства. Речь чаще всего идет о стандартизации и унификации документов, в связи с чем, необходимо различать данные понятия.
Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов. 131
В результате унификации обеспечивается:
а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;
б) наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
в) максимальная универсализация представления документированной информации;
г) совершенство структуры служебных документов. 132
В конечном счете, на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предоставленной в их распоряжение документированной информации.133
Унифицированный документ может быть представлен в форме трафарета, анкеты, связного текста или таблицы, возможны и другие унифицированные формы. В этом случае у документа появляется неизменная часть (реквизиты, текстовые формулировки и т.п., которые не меняются) и переменная часть (дата и номер документа, заголовок, текст документа и т.д.).
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).134
Стандартизация документов проводится на основе специальных постановлений Правительства.
В
целях совершенствования
В рассматриваемой мною организации – ГУ ИсА, разработана и внедрена инструкция по делопроизводству в ГУ ИсА, утвержденная приказом руководителя от 28.09.2009 № 188-о.
Инструкция разработана на основании «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», в соответствии с федеральными и областными законами, правовыми актами Губернатора Омской области, Министерства государственно-правового развития Омской области, Уставом Архива, действующими нормативно-методическими документами по ДОУ и архивному делу.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами всех форматов и на всех носителях. Автоматизированные технологии обработки документов должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции.
Организация, ведение и совершенствование системы ДОУ на основе единой политики и применение современных технических средств по управлению документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Архива осуществляется заместителем руководителя Архива по основной деятельности.