Документирование распорядительной деятельности в учреждениях и организациях Российской Федерации

     Несмотря  на разработанную инструкцию, в организации существуют определенные недостатки в работе с документами.

1. В учреждении нет службы ДОУ или лица, ответственного за делопроизводство. Прежде всего, это отражается на качестве составления документов, которые оформляют зачастую люди, не имеющие специального делопроизводственного образования.
2. Не разработаны примеры документов. Возникают трудности в формулировке текста, его лаконичности и ясности.
3. Не разработаны трафаретные документы на электронных носителях. В связи с этим расходуется дополнительное время на создание документа.
4. В учреждении не используется автоматизированная система делопроизводства.

     В связи с выявленными недостатками в работе с документами предлагаю  следующие пути совершенствования  делопроизводства.

1. Назначить лицо, ответственное за делопроизводство во всей организации, которое будет не только регистрировать документы, но и проверять соответствие оформления и составления документа инструкции ГУ ИсА.
2. Разработать и оформить примеры наиболее используемых документов на бумажном носителе. В данных образцах уделить внимание тексту документа, грифам согласования, утверждения и визам согласования. 
3. Разработать трафаретные документы в электронном виде, которые значительно снизят времязатратность на составление и оформление документа. Фактически работа с документом будет сводиться к редактированию переменной части и выводе документа на печать. При этом у исполнителя вряд ли появятся вопросы по правильному оформлению реквизитов документов, на прояснение которых также тратится рабочее время.
4. Не используется электронный документооборот – данное замечание не в полной мере относится к недостаткам. Электронный документооборот имеет свои недостатки и преимущества. В данной ситуации преимущества сводятся к тому, что проекты документов можно составлять, оформлять, согласовывать, оформлять замечания в электронном виде посредством единой электронной связи внутри организации. В этом случае будет экономиться не только рабочее время, но и финансирование на расходные материалы (бумага, краска на принтере). Ведь не для кого не секрет, что иногда проект распорядительного документа приходится переоформлять согласно замечаниям не один и даже не три раза (!!!).

     Таким образом, в данном параграфе мы рассмотрели методы стандартизации и унификации документов в организации, недостатки делопроизводства в ГУ ИсА и пути их устранения. 

      Заключение

     В заключении хотелось бы подвести итоги  всего выше сказанного. В представленной работе мы рассмотрели процесс документирования распорядительной деятельности в организациях на территории Российской Федерации (на примере ГУ ИсА). Изучив подробно распорядительную деятельность можно сказать, что в каждой организации существуют свои сложности в оформлении и составлении документов, свои особенности делопроизводства, трудности в подборе кадров (делопроизводителей).

     Таким образом, выявляется несовершенство законодательства в области делопроизводства. Несмотря на множество законодательных и нормативных документов, некоторые из них носят лишь рекомендательный характер, а значит, руководство любой организации, учреждения, предприятия Российской Федерации может следовать указаниям нормативных документов по своему усмотрению.

     Распорядительная  деятельность ведется в любой  организации. Но состав используемых распорядительных документов отличается. Чаще всего, в организациях на основе единоначалия, основным и нередко единственным распорядительным документом является приказ. В некоторых крупных предприятиях используют дополнительно распоряжения. Так, например, на одном из омских заводов Распоряжения могут издавать заместители генерального директора для руководства в подчиненном отделе (заместитель генерального директора по кадровым вопросам и делопроизводству издает распоряжения по регулированию работы отдела кадров, канцелярии, архива).

     Процесс документирования распорядительной деятельности так же имеет свои уникальные отличия  в организациях. Он включает в себя работу с проектом распорядительного  документа, его согласование, обработку  замечаний, составление и оформление, визирование, подписание и регистрацию документа. Некоторые исследователи относят к процессу документирования еще и исполнение документа, но я считаю это не совсем верно. Термин «документирование» подразумевает фиксирование информации на носителе, создание документа, таким образом, процесс документирования начинает свой путь с момента устного распоряжения руководства и продолжается до присвоения документу регистрационного номера – т.е. фактически, признания его юридической силы и передачи на исполнение.

     Кроме того, мы рассмотрели недостатки документирования и составили рекомендации по их устранению.

     Одним из основных вопросов остается приведение делопроизводства к мировым стандартам, которые значительно отличаются от российских.

     Так же нерешенным остается вопрос о подготовке квалифицированных специалистов. Многие университеты уже открыли факультеты делопроизводства и документоведения, но в основном делопроизводителями идут работать выпускники колледжей, техникумов, а порой и специализированных курсов. Безусловно, повышать квалификацию делопроизводителей в интересах организации. 

      Список использованных источников и литературы 

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
2. ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3. Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от        15 июня 2009 г. № 477
4. Инструкция по делопроизводству в ГУ ИсА, утвержденная приказом руководителя от 28.09.2009 № 188-о.
5. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета). / Сост. Т.В. Сиганова. Омск: Омск. гос. ун-т, 2004.  71 с.
6. Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. /      Ю. Демин. 3-е изд., допол. и перер. СПб.: Питер, 2009. 256 с. (Серия: Современный офис-менеджмент)
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 3-е изд.  М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. 304 с. (Серия «Высшее образование»).
8. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. /        И.В. Клоков, В.С. Пташинский. СПб.: Питер, 2009. 224 с.
9. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2006. 520 с.
10. Курноскина О. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение. / О. Курноскина. М.:  Альфа-Пресс, 2005. 208 с.
11. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М.: МЦФЭР, 2003. 496 с. (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5/2003).