Контрольная работа по "Делопроизводство"

Инструкции по делопроизводству конкретных федеральных органов исполнительной власти (индивидуальные инструкции) утверждаются их руководителями после согласования с Росархивом.

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

В Типовой инструкции сформулированы основные задачи структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, осуществляющего документационное обеспечение управления (подразделение ДОУ).

Первая — организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.

Вторая — методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке документов необходимо учитывать положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30—2003, которыми определены правила оформления реквизитов для документов общего административного управления.

При подготовке и оформлении документов по ГОСТ Р 6.30—2003 используются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» и реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещаются на бланках документов государственных органов и учреждений в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2_ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Воспроизводимое изображение должно точно соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов располагается в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Бланки с Государственным гербом в соответствии с постановлением Правительства РФ № 1268 изготавливаются только типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности.

На бланке может быть или герб России, или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» — это, как правило, символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 04 «Код организации» проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП» также проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 «Код формы документа» проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа, относящейся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, состоит из семи цифр (класс 0200000) и контрольного числа.

Реквизит 08 «Наименование организации» должен соответствовать наименованию, закрепленному в уставе организации или положении о ней. Указанный реквизит обозначает автора документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Автором документа, например, могут быть администрация области, края, структурные подразделения, должностные лица.

Наименование организации указывается в именительном падеже, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру — при продольном расположении реквизитов.

Реквизит 09 «Справочные данные об организации» содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web - страницы в Интернете, номера телефонов, факсов и др.

Последовательность написания адреса в документах определена ГОСТ Р 6.30—2003, она отличается от последовательности написания адреса на почтовых отправлениях, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). К почтовым отправлениям относятся письма и почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты, посылки, почтовые контейнеры, печатные издания в соответствующей упаковке. На почтовых отправлениях адрес корреспондента пишется в определенной последовательности:

— адрес (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

— название улицы, номера дома и квартиры;

— название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

— название области, края, автономного округа (области), республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

В таком же порядке оформляется адрес отправителя.

Реквизит 10 «Наименование вида документа» — один из реквизитов, обязательных для всех видов документов, кроме служебного письма.

Данный реквизит дает первое общее представление о документе и его назначении. Указание на вид документа определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает набор необходимых реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Располагается этот реквизит после реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами от границы левого поля при угловом расположении постоянных реквизитов на бланке. При продольном расположении реквизитов на бланке этот реквизит центрируют относительно наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Реквизит 11 «Дата документа» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

— дата его подписания (для приказов, писем, справок);

— дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

— дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «Резолюция», «Виза» и т.п.) оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например: 08.04.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 08 апреля 2005 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день, например: 2005.04.08. Данный способ используется в основном в международной переписке.

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» — это порядковый номер документа с начала календарного года. Для заполнения данного реквизита отведено место в бланке документа рядом с датой.

Для внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов) — это также порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 14 «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации».

Реквизит 15 «Адресат» может состоять из следующих частей:

— наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

— наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

— указание должности получателя (в дательном падеже);

— инициалы и фамилия (в дательном падеже);

— почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же положения табулятора. Расстояние между ними — 1,5 междустрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9—10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

Допускается центрировать каждую строку данного реквизита по отношению к его самой длинной строке, например:

Руководителю Департамента

Белгородской области

Г.В. Петрову

Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат».

Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ПО «Кристалл»

Отдел снабжения и сбыта

Если документ адресован должностному лицу, название его должности и фамилия указываются в дательном падеже:

Директору школы № 25

г. Белгорода

П.Н. Иванову

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, данный реквизит оформляют следующим образом:

Начальнику общего отдела

П.С. Григорьеву

Должность получателя и его фамилию следует указывать только в том случае, если точно известно, кто занимается вопросом, о котором идет речь в письме, например:

Департамент образования

Белгородской области

Отдел кадров

Главному специалисту

Г.В. Петрову

При адресовании документа лицам, имеющим звания, например военным или ученым, эти звания указываются перед фамилией:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Заведующему кафедрой археологии

Профессору В.Ф. Белинскому

Если документ отправляется нескольким однородным организациям или нескольким структурным подразделениям, их следует указывать обобщенно:

Администрации районов, городов

Смоленской области

Руководителям предприятий

г. Белгорода