Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение

      Опись дел структурных подразделений составляется по форме , установленной Основными правилами работы архивов организации.  Она включает в себя следующие элементы описания дел: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела; срок хранения дела.

      При составлении описи следует строго придерживаться следующих правил:

-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

-каждое  дело вносится в опись самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, под самостоятельным номером в опись вносится каждый том;

-порядок  нумерации дел в описи –  валовой за несколько лет;

-графы  описи заполняются точном соответствии  с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

-при  внесении в опись дел с одинаковыми  заголовками полностью пишется  только заголовок первого дела, все остальные обозначаются словами  «то же» Однако все другие  сведения о делах вносятся  в опись полностью

-в графу  «примечание» вносятся отметки о приме дел, особенностях их физического  состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт и т.п.

В конце  описи составляется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных и пропущенных номеров.

     На  основе  описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации.  Подготовка годового раздела осуществляется в архиве организации. Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10лет) хранения и дела по личному составу.

     Годовой раздел описи дел постоянного  хранения составляется в четырех экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. В случае одобрения в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЭК и даты заседания. Затем он передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и после этого его утверждения ЭПК утверждается руководителем организации.  Первый экземпляр передается в государственный архив. Законченной описи присваивается  определенный номер, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.

      Законченная опись соответствующим образом оформляется. Элементами оформления являются титульный лист, предисловие, справочный аппарат, включающий оглавление, указатели и список сокращенных слов.

Титульный лист должен содержать:

-название  фонда;

-номер  фонда;

-номер  описи;

-название описи, которое включает название категории документов, содержащихся в делах (постоянного, временного хранения);

-крайние  даты дел, включенных  в опись.

Кроме того на титульном листе оставляется  место для написания полного  названия государственного архива, в который сдаются дела данной организации.

      Предисловие к описи содержит сведения об основных направлениях деятельности и структуре  организации за период, охватывающий дела, вошедшие в опись; краткую характеристику содержания и полноты документов, включенных в раздел. В нем указывается наличие дел, выходящих за хронологические рамки; отмечаются наиболее типичные группы дел по разновидностям документов и по их содержанию; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел; указывается наличие  справочного аппарата  к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования. Предисловие подписывается его составителем  и заведующим архивом или лицом, ответственным за архив организации, с указанием дата составления предисловия.

      В архив организации дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и  по личному составу передаются только по описям.

      Передача  дел в архив производится по графику. Прием каждого дела производится заведующим архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы:

1. Кузнецова Социальное ядро нации (средние слои в современном российском обществе)//Общественные науки и современность. 2000. № 3
2. Трансформация социальной структуры и стратификация российского общества / отв. Ред.З.Т. Голенкова . М., 2000.
3. Фергюсон А. Опыт истории гражданского общества. М., 2000.
4. Якимов В. Создание работающих механизмов социального взаимодействия – шанс для возрождения России//Профессионалы и сотрудничество. М.,2000, вып.4
5. Дубин Б. От инициативных групп к анонимным медиа: массовые коммуникации в российском обществе // Pro et Contra.Т.5.2000. № 4
6. Политология: Хрестоматия / сост. М.А. Василик, М.С. Вершинин. М.2001.
7. Практикум по политологии: Учебное пособие для вузов / под ред. М.А. Василика. М. 2001.
8. Политология: Словарь-справочник / М.А. Василик, М.С. Вершинин и др. М., 2001.
9. Гражданское общество в России: проблемы самоопределения и развития. М.,2001.
10. Здравомыслова Е., Темкина А. Советский этакратический гендерный порядок // Социальная история - 2002.
11. Гаджиев К.С. Политология: Учебник для высших учебных заведений. – М.: Логос, 2003.
12. Политология: учебник /под ред.М.А. Василика. – М.: Гардарики, 2008.
13. А.Д. Гражданское общество в России: Идеология, утопия, реальность // Pro et Contra. 2002. Т. 7. № 1.
14. Гражданское общество и политические процессы в регионах // Рабочие материалы. № 3. М.: Московский центр Карнеги, 2005;
15. Гражданское общество: Экономический и политический подходы // Рабочие материалы. № 2. М.: Московский центр Карнеги, 2005,