Система делопроизводства

Электронный документ удобнее  для пользователя, нежели его печатная версия. Это аксиома. Но в то же время  аксиомой является утверждение, что  электронный документ более уязвим и более подвержен риску быть похищенным или уничтоженным.

 Несанкционированный  доступ к электронному документу  может быть получен в результате: изъятия носителей информации; хищения  носителей информации; копирования  с носителей информации.

Кроме того, информация может  быть просто уничтожена как путем  ее несанкционированного стирания (в  том числе с использованием вредоносных  программ), так и путем физического  уничтожения носителя (в том числе  и внешним воздействием на носитель сильным электромагнитным импульсом). Она также может быть прочитана  «через плечо» с экрана монитора при  работе зарегистрированного пользователя.

Для улучшения системы безопасности информации ограниченного доступа предлагаем внедрить  следующие организационно-технические меры защиты:

• носители с конфиденциальной информацией хранить и использовать таким образом, чтобы не допускать возможности получения к ним доступа извне;
• в персональном компьютере должны быть заблокированы порты и разъемы для подключения внешних устройств, в том числе сетевых, а также множительной техники. Таким образом, мы устраняем потенциальную угрозу съема информации путем несанкционированного подключения внешних носителей и несанкционированной печати;
• для сотрудников, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, необходимо наложить полный запрет на использование фото-, видеотехники и ПК-совместимых мобильных телефонов, а также телефонных аппаратов со встроенными фото-, видеокамерами;
• разнообразные по форме и содержанию списки контроля доступа постоянно поддерживать в актуальном состоянии
• для печати конфиденциальных документов использовать персональные принтеры, подключенные непосредственно к компьютерам сотрудников, допущенных к работе с такой информацией и др.

 Вышеперечисленные организационно-технические меры будут дополнением к существующим средствам защиты конфиденциального документооборота в Управлении ПФР.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В результате выполнения выпускной квалификационной работы была рассмотрена существующая  технология организации работы с конфиденциальными документами, проведен  анализ конфиденциального документооборота, определены проблемы и намечены основные направления его совершенствования.

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

• изучены сущность и организация делопроизводства в организации;
• определены понятия и критерии конфиденциальной документации;
• рассмотрен конфиденциальный документооборот  организации, как объект защиты;
• охарактеризовано место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства;
• проанализированы критерии отнесения документов к различным категориям в Управлении Пенсионного фонда Российской   Федерации по     г. Курску и Курскому району Курской области;
• рассмотрены основные требования предъявляемые, к конфиденциальному делопроизводству, принятые в Управлении Пенсионного фонда Российской   Федерации по г. Курску и Курскому району Курской области;
• отслежен общий порядок прохождения конфиденциальных документов  с использованием программного комплекса «Системы электронного документооборота»;
• разработаны основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской   Федерации по г. Курску и Курскому району Курской области.

В процессе исследования было выявлено, что Управление ПФР деятельность по ведению делопроизводства с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, осуществляет в соответствии с требованиями «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах Исполнительной власти» от 08.11.2005 г. №536 (данный документ утратил  силу), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и «Положением о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера в Отделении и учреждениях ПФР, подведомственных Отделению».

Типовая инструкции утратила  силу, в связи с принятием нового нормативного акта «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»⁴⁴. В соответствии с этим, «Инструкция по ведению делопроизводства в Управлении ПФР»,   «Положение о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера» и др. документы Управления ПФР, регулирующие деятельность по ведению конфиденциального делопроизводства не были переработаны в соответствии с требованиями «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». 

В конфиденциальном документообороте Управления ПФР выделяют документопотоки:

• входящей конфиденциальной документации (состоящий из поступающих в Управление ПФР документов);
• исходящей  конфиденциальной документации (состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам);
• внутренней конфиденциальной документации (состоящий из конфиденциальных документов, созданных в Управлении и не предназначенных к выходу за его пределы);

Обработка всей документации, содержащей, сведения конфиденциального характера осуществляет отдел по ведению делопроизводства Управления ПФР.

В Управлении ПФР используется  смешанный конфиденциальный документооборот  с преобладанием традиционного.

Несмотря на наличие системы электронного документооборота Lotus Domino и современных технологических средств защиты конфиденциальной информации (криптографические методы защиты: электронная цифровая подпись (ЭЦП), шифрование), остается еще ряд проблем в организации конфиденциального делопроизводства и документооборота. Среди них можно выделить такие проблемы как:

• несоответствие  нормативно-методических документов по ведению конфиденциального делопроизводства в Управлении ПФР требованиям основного документа, регламентирующего деятельность делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти  (Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти); 
• нарушение принципа ограничения доступа к конфиденциальным документам на этапе обработки и регистрации (учета);
• нецелесообразная группировка в дела исполненных  конфиденциальных документов;
• психологические препятствия со стороны персонала в использовании СЭД;
• нарушение  элементарных правил  по защите конфиденциальной информации, вследствии отсутствия организационных мер защиты безопасности информации.

Для решения данных проблем  можно рекомендовать следующие  мероприятия:

• переработать основные нормативно-методические документы Управления ПФР в соответствии с «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• конфиденциальное делопроизводство и документооборот выделить в отдельное производство;
• исполненные документы с пометкой «Конфиденциально» группировать в дела отдельно от несекретных документов;
• способствовать постепенной адаптации персонала к системе электронного документооборота, посредством обучения и ознакомления с технологиями работы в СЭД;
• совершенствовать  систему безопасности информации ограниченного доступа, за счет внедрения предложенных, автором   организационно-технических мер защиты.

По нашему мнению, данные мероприятия позволят повысить эффективность процесса конфиденциального документооборота, существующего на сегодняшний момент в Управлении ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Конституция Российской Федерации: официальный текст: принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок от 30.12.2008 №7-ФЗК). – М. : Проспект, 2009. – 64 с.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 29.12.2010 №437-ФЗ ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
3. Об утверждений Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне [Электронный ресурс]: указ Президента Рос. Федерации от 30.11.1995 № 1203 (ред. от 08.04.2011 № 421). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
4. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера [Электронный ресурс]: указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 №188 (ред. от 23.09.2005 №1111). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
5. О государственной тайне [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации от  21.07.1993 № 5485-1 (в ред. от 15.11.2010 № 299-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
6. Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 №1233 // Собрание актов Президента и Правительства РФ. – 1995. – № 10. – С. 55-57.
7. О бухгалтерском учете [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 21.11.1996  №129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006 №183-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
8. О первичных учетных документах: постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997  № 835 // Собрание законодательства РФ. – 1997. – № 28. – Ст. 3448.
9. О проекте соглашения между Правительством РФ и Правительством ФРГ о взаимном обеспечении сохранности секретных материалов [Электронный ресурс]: постановление Правительства Российской Федерации от 12.08.1998  № 936. – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
10. О подписании Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Итальянской Республики о взаимном обеспечении сохранности засекреченных сведений [Электронный ресурс]: постановление Правительства Российской Федерации от 08.09.1999 №1016. – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
11. Об электронной цифровой подписи [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 10.01.2002  №1-ФЗ (в ред. от 08.11.2007 №258-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
12. О коммерческой тайне [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007 №214-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
13. Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 01.10.2004 № 125 - ФЗ (ред. от 27.07.2010 №227-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
14. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 27.07.2006  № 149 -ФЗ (ред. от 06.04.2011 №65-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
15. О персональных данных [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 27.07.2006  № 152-ФЗ. – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
16. Об электронной подписи: федер. закон Российской Федерации от 06.04.2011 № 63-ФЗ // Собр. Законодательства РФ. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.
17. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 // Собр. законодательства. – 2009. – № 25. – Ст. 3060.
18. ГОСТ Р 51141. - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1998-27-02. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 45 с.
19. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-03-03. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.
20. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. – Введ. 2005-01-07.– М.: Изд-во стандартов, 2004. – 20 с.
21. Алексенцев, А.И. Конфиденциальное делопроизводство : учеб. пособие / А.И. Алексеенцев. – М.: Перспктива, 2008. – 268 с.
22. Алексенцев, А.И. Организация и технология размножения конфиденциальных документов / А.И. Алексенцев. – 2007. – № 4. – С. 12-14.
23. Андреева, В.И. Делопроизводство: учеб. пособие / В.И. Андреева. – М. : Дашков и К, 2009. – 564 с.
24. Барихин, А.Б.   Делопроизводство и документооборот [Текст] / А.Б. Барихин. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Книжный мир, 2008. – 415 с.
25. Басакова М.И. Делопроизводство: учебник / М.И. Басакова, О.И. Замыцкова. – Ростов н/Д : Феникс, 2006. – 250 с.
26. Белов, А.Н.   Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие        / А. Н. Белов, А. А. Белов. – М. : Эксмо, 2008. – 554 с.
27. Бобылева,  М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2009. – № 2. –       С. 27–33.
28. Витова, Ю.В. Опыт организации работы с документами в территориальном органе федерального казначейства /  Ю.В. Витова, Л.Р. Фионова // Делопроизводство. – 2010. – № 11. – С. 67-75.
29. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов                 // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С.16 -28.
30. Говорухин, О.Э. Служебная и профессиональная тайна / О.Э. Говорухин // Делопроизводство. – 2008. – № 3. – С.78 - 86.
31. Данилов, Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов       / Ю.М. Данилов // Делопроизводство. – 2008. – № 1. – С. 55-63.
32. Жилкина, Т.  Уничтожение электронных документов / Т. Жилкина          // Секретарское дело. – 2007. – № 10. – С. 23-34.
33. Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом        / М. Зезюлина, М. Зезюлина // Секретарское дело. – 2009. – № 2. – С. 19-21.
34. Зотова, Г. Конфиденциальность, надежность, управляемость / Г. Зотова // Сетевой журнал. – 2008. – № 7. – С. 18-27.
35. Ильин, К. Вопросы информационной безопасности при электронном документообороте / К. Ильин // Защита информации. INSIDE. – 2006. – № 4. – С.18-25.
36. Кирсанова,  М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: Инфра-М, 2007. – 321 с.
37. Кузнецов, И.Н. Защита деловой информации / И.Н. Кузнецов. – М.: Экзамен, 2008. – 236 с.
38. Кузнецов, И.Н.   Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. –  М.: Дашков и К, 2008. – 519 с.
39. Кузнецов, С. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 10. – С. 32-35.
40. Кузнецова, Т.В.  Изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления: 2009-     2010 гг. / Т.В.  Кузнецова // Делопроизводство. – 2011. – № 1. – С. 3-9.
41. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. – М. : Юнити-Дана, 2008. – 359 с.
42. Кузнецова, Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2006. – № 3. –          С. 87 - 90.
43. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство : учебник / Т.В. Кузнецова. – М.: ЮНИТИ, 2009. – 384 с.
44. Мазуров, В.А. Тайна государственная, коммерческая, банковская, частной жизни / В.М. Мазуров // Уголовно-правовая защита: учеб. пособие. – М. : Дашков и К, 2008. – С. 23-28.
45. Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2008. – № 2. – С. 23-27.
46. Мецатунян, М.В. Некоторые аспекты информационной безопасности    / М.В. Мецатунян  // Делопроизводство. – 2009. – № 1. – С. 57-59.
47. Мосеев, Р.Н. Некоторые особенности конфиденциального делопроизводства / Р.Н. Мосеев // Секретарское дело. – 2009. – № 10. –        С. 31-37.
48. Мякотин, А.А. Организация работы с документами в ОФО «Приволжские магистральные нефтепроводы» / А.А. Мякотин, А. Кажаева      // Делопроизводство. – 2010. – № 10. – С. 66-76.
49. Некраха, А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информация: учеб. пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. – М.: Академический проспект, 2007. – 224 с.
50. Непогода, А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации  / А. Непогода, П. Семченко. – М.: Омега-Л, 2008. – 480 с.
51. Плотников, Н.И. Конфиденциальность: мифы и реальность о тайнах и секретах / Н.И. Плотников // Управление персоналом. – 2006. – № 20. –         С. 45 - 50.
52. Пшенко, А.В. Технология работы с конфиденциальными документами    / А.В. Пшенко // Секретарское дело. –2008. – № 2. – С. 7-11.
53. Рогожин, М.Ю.  Делопроизводство: курс лекций / М. Ю. Рогожин. – М.: Проспект, 2008. – 228 с.
54. Сабынин, В.Н Организация конфиденциального делопроизводства - начало обеспечения безопасности информации в фирме / В.Н. Сабынин          // Информост-радиоэлектроника и телекоммуникации. – 2009. – № 4. –           С. 17-21.
55. Степанов, Е.А. Основополагающие принципы защиты и обработки конфиденциальных документов / Е.А. Степанов // Делопроизводство. – 2009. – № 2. – С. 31-34.
56. Степанов, Е.А. Технология обработки конфиденциальных документов в предпринимательских структурах / Е.А. Степанов. – М.: ГУУ, 2009. – 341с.
57. Сысоева, Л.А. Защита информации на уровне баз данных как компонент системы безопасности корпоративных информационных систем     / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. – 2008. – № 3. – С. 29-34.
58. Устина, Л.Н. Документационное обеспечение деятельности Управления Федерального Казначейства по Самарской области / Л.Н. Устина, В.А. Капицына // Делопроизводство. – 2009. – № 1. – С. 40-50.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

¹ ГОСТ Р 51141. - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1998-27-02. – М.: Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2003. – С. 3.

² Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 // Собр. законодательства. – 2009. – № 25. – ст.3060.

³ Басакова М.И.,  Замыцкова О.И. Делопроизводство : учебник. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – С. 96.

⁴ Басакова М.И.,  Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебник. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – С. 103.

⁵ Басакова М.И.,  Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебник. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – С. 109.

⁶ Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] от 30.12.2001 (ред. от 29.12.2010 №437-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

⁷ Непогода А.В., Савченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2009. – С. 78.

⁸ О первичных учетных документах: постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997  № 835 // Собрание законодательства РФ. – 1997. – № 28. – ст. 3448.

⁹ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документальное обеспечение управления: учеб. пособие.  – М.: Инфра-М, 2007. – С. 15.

¹⁰ Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 27.07.2006 №149 -ФЗ (ред. от 06.04.2011 № 65-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

¹¹ О государственной тайне [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации от  21.07.1993

№ 5485-1 (в ред. от 15.11.2010 № 299-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

¹² Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 06.04.2011 № 65-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

¹³ О коммерческой тайне [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 29.07.2004        № 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007 №214-ФЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

¹⁴ Там же.

¹⁵ Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера [Электронный ресурс] : указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 №188 (ред. от 23.09.2005 №1111). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» ; Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994  №1233 // Собрание актов Президента и Правительства РФ. – 1995. – №10. – С. 55-57 ; О проекте соглашения между Правительством РФ и Правительством ФРГ о взаимном обеспечении сохранности секретных материалов [Электронный ресурс] : постановление Правительства Российской Федерации от 12.08.1998  № 936. – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» ; О подписании Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Итальянской Республики о взаимном обеспечении сохранности засекреченных сведений [Электронный ресурс] : постановление Правительства Российской Федерации от 08.09.1999 №1016. – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».