Система делопроизводства

Сущность конфиденциального  делопроизводства обусловливает его  организационные и технологические  особенности, к числу основных из которых относятся³⁶:

• письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
• жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них конфиденциальной информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
• обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;
• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
• фиксация движения и местонахождения каждого документа;
• проведение систематических проверок наличия документов;
• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;
• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Особенности конфиденциального  делопроизводства одновременно выступают  и в качестве требований к нему,  оказывают существенное влияние на структуру, организацию и технологию конфиденциального делопроизводства.

Из сферы действия конфиденциального  делопроизводства вытекают и его  задачи³⁷:

• документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;
• защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Первая задача направлена на организацию  и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере  любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной  и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования  документов³⁸.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и,              во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления  соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

Организация использования  документов состоит в обеспечении текущего, оперативного, и последующего, ретроспективного, использования документной информации.

Вторая задача конфиденциального  делопроизводства регулирует обеспечение  сохранности и конфиденциальности документированной информации, что  требует создания и поддержания  специальных условий хранения, обработки  и обращения документов, гарантирующих  надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Достигается это путем организации  специального режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними, установления разрешительной системы  доступа к конфиденциальным документам, разработки жесткой регламентированной технологии издания и обработки  конфиденциальных документов и другими  мерами, направленными на предотвращение утраты и утечки документированной  информации³⁹.

Особенностью конфиденциального  делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые  на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциям по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, а параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации - предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение  необоснованного ознакомления с документами. Это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации  – предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно  требуются для выполнения должностных обязанностей.

Подводя итоги данной главы, можно сделать вывод, что делопроизводство - это правовое средство (так как предусмотрено действующими нормативными правовыми документами), направленное на всестороннее обеспечение управленческой деятельности, а также целая отрасль деятельности, обеспечивающая для указанных целей документирование и организацию работы с официальными документами.

Обязательность ведения  делопроизводства в организациях и  на предприятиях всех форм собственности  обусловлена нормами действующего законодательства Российской Федерации. Во многих законодательных актах  упоминаются документы, необходимые  как для создания организаций, так  и для развития их деятельности.

Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых  документов, которые подтвердят правоспособность организации. Этот перечень включает в  себя учредительный договор, регистрационные  свидетельства, лицензии, документы, которые  подтвердят оплату уставного капитала.

Основной объём документооборота составляет документация, направления и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. В данной группе документов, не зависимо от форм собственности и структуры организации, можно выделить основные виды документов, которые присуще любой организации:

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов);
• документы, фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу);
• финансовая документация;
• планово-отчетная документация.

В зависимости от информационного  наполнения документы подразделяются на секретные и конфиденциальные.

Особенностью конфиденциального  документа является то, что он одновременно представляет собой: массовый носитель ценной, защищаемой информации; основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки; обязательный объект защиты.

Таким образом, под конфиденциальным документом понимается необходимым  образом оформленный носитель документированной  информации, содержащий сведения, которые  относятся к негосударственной  тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или  физического лица. Обязательным признаком  конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

Защищенный документооборот  основывается на ряде дополнительных принципов:

• ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;
• персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;
• персональная ответственность каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;
• жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.

Технологические системы  обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.

Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах  работы человека с документами и  является наиболее универсальной.

Автоматизированная технология является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации.

Смешанная технологическая  система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещают  традиционную и автоматизированную технологии.

В настоящее время в  современном конфиденциальном документообороте преобладает смешанная технологическая  система обработки и хранения документов, но с преобладанием традиционной системы.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные  конфиденциальностью документированной  информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального  делопроизводства, так и видов  и содержания работ с документами.

Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными  документами и защиту содержащейся в них информации.

Защита содержащейся в  конфиденциальных документах информации должна быть направлена на предотвращение потери, хищения, несанкционированного уничтожения, искажения, блокирования и разглашения информации.

Сущность конфиденциального  делопроизводства обусловливает его  организационные и технологические  особенности, к числу основных из которых относятся:

• письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
• жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них конфиденциальной информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
• обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;
• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
• фиксация движения и местонахождения каждого документа;
• проведение систематических проверок наличия документов;
• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;
• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным  количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации  – предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно  требуются для выполнения должностных обязанностей.

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УПРАВЛЕНИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ

ПО  Г.  КУРСКУ И КУРСКОМУ РАЙОНУ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1. Система делопроизводства, критерии отнесения документов к различным категориям в Управлении Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области.

 

Управление Пенсионного  фонда РФ  по г. Курску и Курскому району Курской области является структурным подразделением Отделения Пенсионного фонда РФ по Курской области.

Основными видами деятельности Управления Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области, являются:

• учет страховых средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию;
• назначение и выплата пенсий. Среди них трудовые пенсии (по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца), пенсии по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащих и их семей, социальные пенсии, пенсии госслужащих;
• назначение и реализация социальных выплат отдельным категориям граждан: ветеранам, инвалидам, инвалидам вследствие военной травмы, Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и т.д.
• персонифицированный учет участников системы обязательного пенсионного страхования;
• взаимодействие с работодателями - плательщиками страховых пенсионных взносов;
• выдачу сертификатов на получение материнского (семейного) капитала;

 

 

• управление средствами пенсионной системы, в т.ч. накопительной частью трудовой пенсии, которое осуществляется через государственную управляющую компанию (Внешэкономбанк) и частные управляющие компании;
• реализацию Программы государственного софинансирования пенсии.

Осуществление функций любого органа управления, в том числе и Управления Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области, связана с составлением, получением, направлением различных органов документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.