Система делопроизводства

Контроль  за их исполнением осуществляется в БД «Мониторинг заданий». В ней ведется статистика выданных, исполненных и просроченных заданий. СЭД дает возможность четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения и узнать, что в данный момент с документом происходит и кто с ним работает.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Все  конфиденциальные документы  Управления ПФР (входящие, исходящие, внутренние) хранятся в системе в виде иерархии «папок»              (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически – на сервере.

Преимущества системы  электронного документооборота на практике  – это простота в обращении  непосредственно с самой документацией. Достаточно лишь найти нужное имя  папки, как сразу на экран монитора будет выведен необходимый документ. Помимо этого эффективность электронного документооборота заключается в  быстроте передачи необходимой информации адресату.

Внедрение СЭД позволяет  оптимизировать маршрут движения документов, сократить количество инстанций  их прохождения.  Оперограммы движения входящих конфиденциальных документов в Управлении ПФР в условиях традиционного и электронного документооборота свидетельствуют об этом весьма наглядно (см. приложения  7, 8).

Однако электронный документооборот  так же имеет, пожалуй, единственный и главный недостаток, который  заключается лишь в том, что конфиденциальной информацией могут завладеть  третьи лица. Исходя, из этого в Управлении уделяется особое внимание системе  безопасности при хранении и передачи важной документации.

Защита электронных конфиденциальных документов в Управлении ПФР осуществляется как традиционными методами, так и посредством использования единой технологии создания эффективных средств  криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ.

Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном  виде.

Зашифрованное сообщение  становится недоступным для лиц, не допущенных к соответствующей  информации, т.е. не знающих ключа, с  помощью которого можно расшифровать сообщение. Перехват зашифрованных  данных в этом случае бесполезен.

Проблема установления истинности документа и личности подписавшего этот документ лица решается с помощью  электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая дает возможность заменить традиционные печать и подпись и, не меняя самого документа, позволяет  проверить подлинность и авторство  полученной информации. Для выработки  электронной подписи также используются методы асимметричных криптографических преобразований.

Однако использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтому применение в документе автоматически обновляемых полей, таких как дата печати документа, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т. п., является недопустимым, так как автоматическое обновление поля изменит файл документа и тем самым сделает ЭЦП недействительной.

Наличие в конфиденциальном документообороте Управления ПФР таких систем, как: системы перевода бумажного документа в электронный документ, системы перевода электронного документа в бумажный документ, системы электронного контроля за бумажным документооборотом, системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде дает нам основание утверждать, что в Управлении ПФР используется  смешанный конфиденциальный документооборот с преобладанием традиционного.

 

2.4. Основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в Управлении Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области

 

Анализ конфиденциального  документооборота  Управления ПФР  по           г. Курску и Курскому району Курской области показал, что существующий порядок организации конфиденциального документооборота Управления ПФР обладает рядом недостатков:

1.Несоответствие нормативно-методических документов по ведению конфиденциального делопроизводства в Управлении ПФР требованиям основного документа, регламентирующего деятельность делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти  («Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»).  Такое несоответствие  связано с тем, что Управление ПФР в деятельности по ведению делопроизводства опирается на утративший силу документ («Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах Исполнительной власти» от 08.11.2005 г. №536).

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» являются подзаконным нормативным актом, который имеет преимущество перед нормативными актами федеральных министерств и ведомств. Зафиксированные в Правилах делопроизводства требования к работе с документами обязательны для исполнения во всех федеральных органах исполнительной власти и другие государственные органы (в т.ч. учреждения ПФР), и органы местного самоуправления должны учитывать их положения при разработке собственных правил.

2. Нарушение принципа ограничения доступа к конфиденциальным документам на этапе обработки и регистрации (учета).

Конфиденциальное делопроизводство в Управлении ПФР не выделено в  отдельное производство (одна из причин  - небольшой  объем конфиденциальных документов), в связи с этим издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возложена на специалистов отдела по ведению делопроизводства.

Однако, за последние 3 года,  наблюдается тенденция к увеличению  объема, как общего, так и конфиденциального документооборота. Это видно из анализа проведенного автором.

Автор самостоятельно подсчитал  общий и конфиденциальный документооборот  в Управлении и на основании проведенной  работы составил следующую таблицу.

 

 

 

Таблица 1.

	2008 г.	2009 г.	2010 г.	Итого
Документы открытого  доступа (кол-во)	1464	3279	4019	9015
Конфиденциальные документы  (кол-во)	637	1093	1275	3005
- входящие	237	331	495	1063
- исходящие	310	485	574	1369
- внутренние	81	177	209	467
Всего документов	2101	4372	5294	12020

 

Как видно из приведенной  таблицы, с 2008 г. к 2010 г. число документов открытого доступа возросло на 83 %, число документов содержащих конфиденциальную информацию на 78 %, что подтверждает общую тенденцию увеличения, как общего документооборота, так и конфиденциального документооборота в частности.

 В результате  увеличения  документооборота возросла и  нагрузка на сотрудников отдела  по ведению делопроизводства, что  привело к необходимости привлечения  общественных работников с биржи   труда, которые выполняли техническую  работу: наклеивали марки, пропечатывали  конверты, регистрировали документацию, в том числе и с грифом  конфиденциальности. Таким образом,  был нарушен принцип ограничения  доступа к конфиденциальным документам, что является грубейшим нарушением  и противоречит  Положению «О  порядке работы с документированной  информацией конфиденциального  характера в Отделении  и  учреждениях ПФР, подведомственных  Отделению» и может привести  к утечке информации ограниченного доступа.

Привлечение общественных работников с биржи  труда в Управлении ПФР практикуется постоянно.

3. Следующий недостаток -  нецелесообразная  на наш взгляд группировка исполненных конфиденциальных документов в дела.

 В Управлении ПФР исполненные документы с пометкой «Конфиденциально» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства совместно с другими несекретными документами, что не способствует оперативному поиску необходимых конфиденциальных документов в постоянно растущем документом массиве Учреждения ПФР и не обеспечивает в полной мере сохранность конфиденциальности.

4. Наличие препятствий со стороны персонала в использовании СЭД.

Не смотря, на все плюсы, использование СЭД в Управлении ПФР зачастую наталкивается на ряд  психологических препятствий со стороны персонала:

• не восприятие электронного документа как полноценного.

 Сотрудники Управления  в большинстве своем предпочитают  работать с бумажными документами,  не могут полностью адаптироваться к условиям автоматизации делопроизводственной деятельности, не могут привыкнуть работать с электронным документом, рассматривают его всего лишь как черновик, кроме того, многим СЭД кажется ненадёжной;

• не желание сотрудников среднего звена брать на себя ответственность при процессе согласования, что приводит к  увеличению срока согласования документа.

Процесс согласования в СЭД происходит параллельно – т.е. документ поступает на согласование не ступенчато, не по рангу занимаемой должности, а сразу всем лицам, указанным в листе согласования. И по замыслу, это должно уменьшить срок согласования документа, т.к. все руководители могут примерно одновременно посмотреть и согласовать документ, в то время как при обычной системе документооборота, надо было бы ждать, пока посмотрит одно согласующее лицо, потом отнести другому и т.д. и т.п.

Но на деле происходит следующее. Руководители среднего звена ждут, пока документ согласует вышестоящий руководитель, чтобы не брать ответственность на себя. Если на каком-то этапе один из руководителей отказался по каким-то причинам согласовать документ, то все подписи надо собирать заново.

5. Нарушение элементарных правил по защите конфиденциальной информации.

Несмотря, на наличие в Управлении ПФР современных технологических средств защиты конфиденциальной информации (криптографические методы защиты: электронная цифровая подпись (ЭЦП) и  шифрование), мы вынуждены констатировать нарушение правил  по защите конфиденциальной информации (доступ на некоторых участках обработки к документации, содержащей сведения конфиденциального характера посторонних людей; использование сотрудниками фото-, видеотехники и ПК-совместимых мобильных телефонов, а также телефонных аппаратов со встроенными фото-, видеокамерами на рабочем месте; открытые порты и разъемы для подключения внешних устройств в персональных компьютерах и др.), вследствие отсутствия элементарных организационно-технических мер защиты безопасности информации.

Все эти недостатки необходимо устранить, так как только упорядоченный и правильно организованный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

Для повышения эффективности  конфиденциального документооборота Управления ПФР и устранения выявленных недостатков предлагаем возможные пути решения очерченных проблем:

1. «Инструкцию по ведению делопроизводства в Управлении ПФР», «Положение о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера в Отделении и учреждениях ПФР, подведомственных Отделению» и др. нормативно-методические документы Управления ПФР откорректировать  в соответствии с «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; 
2. Нарушение принципа ограничения доступа к конфиденциальным документам на этапе обработки и регистрации (учета).

Для решения этой проблемы, предлагается два варианта:

Первый -  выделить конфиденциальное делопроизводство в отдельное производство;

 Второй - работу с конфиденциальными  документами в Управлении  возложить   на специально назначенного приказом  начальника Управления  сотрудника  отдела по ведению делопроизводства. Для  выполнения отдельных  делопроизводственных операций, в  которых требуется участие двух  лиц (проверки наличия, уничтожение  документов)  советуем  привлекать (лучше на постоянной основе) второго   сотрудника данного или другого  подразделения, имеющего доступ  к этим документам.

3. Предлагаем исполненные документы с пометкой «Конфиденциально» группировать в дела отдельно от несекретных документов. Такая группировка позволит эффективно использовать конфиденциальные документы в управленческой деятельности и других видах деятельности и обеспечит сохранность документов, массивов информации и их носителей в процессе хранения и использования.

4. Психологические препятствия со стороны персонала в использование СЭД можно преодолеть посредством постепенной адаптации персонала к электронному документу и за счет поэтапного освоения системы электронного документооборота и постоянного ознакомления с последними разработками в области информатизации и автоматизации делопроизводства, как самостоятельно, так и под руководством  сотрудников отдела автоматизации Управления ПФР.

5. Повышение эффективности работы конфиденциального документооборота Управления ПФР может быть достигнуто за счет, совершенствования системы безопасности информации ограниченного доступа.