Система делопроизводства

Согласно Основным положениям государственной службы документационного  обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету  и регистрации, контролю, совершенствованию  работы с документами и внедрению  технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в Управлении Пенсионного фонда РФ по        г. Курску и Курскому району Курской области создана совсем недавно, в январе 2010 г. и представлена Отделом по ведению делопроизводства. Отдел по ведению делопроизводства (далее по тексту «отдел») является структурным подразделением Управления ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области (далее по тесту «Управление»). Отдел подчиняется начальнику Управления.

Отдел осуществляет работу в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, нормативно-распорядительными документами  Управления ПФР и Исполнительной дирекции ПФР, Положением о Пенсионном фонде РФ в части касающейся вопросов организации делопроизводства и  документального обеспечения, правилами, инструкциями и положениями, разработанными Пенсионным фондом РФ, распоряжениями и приказами управляющего Отделением ПФР, приказами и распоряжениями начальника Управления, а также  Положением об отделе по ведению делопроизводства Управления ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области.

В своей деятельности Отдел  руководствуется:

• основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• государственными стандартами на систему организационно-распорядительной документации (ОРД);
• требованиями Росархива по вопросам работы с документами и архивного дела;
• положением об Управлении;
• положением об отделе по ведению делопроизводства в Управлении ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области (см. приложение 1).

Отдел   по  ведению  делопроизводства  возглавляет  начальник  отдела,  которого замещает, в случае его отсутствия - старший  специалист отдела. Численность отдела составляет 7 человек (начальник отдела, 2 старших специалиста, 2 специалиста 1 разряда и  2 специалиста 1 разряда (архивариусы).

Основной     задачей     Отдела     является     обеспечение     четкой     организации делопроизводственного  обслуживания  в  Управлении  в  соответствии  с  основными положениями  ЕГСД.

В соответствии с основными  задачами на отдел возлагаются следующие  функции:

• обеспечение своевременной регистрации входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству Управления, с использованием ПК электронного документооборота;
• контроль за сроками прохождения служебных документов;
• контроль за соблюдением порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовка проекта номенклатуры дел и представление его на утверждение в установленном порядке, ведение учета, обработки и хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками хранения;
• ведение индексации отделов по Управлению;
• организует работу совещаний у руководства Управления и контроль за выполнением принятых им решений;
• оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;
• организация работы по комплектованию архива Управления документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства в структурных подразделениях, организация работы по приему руководством Управления посетителей, организация и подготовка приветственных адресов, поздравлений по случаю праздников и знаменательных дат;
• обеспечивает выполнение установленных требований по защите информации при работе со служебными документами;
• предоставляет установленные формы отчетности и другую информацию, по вопросам компетенции Отдела, в Отделение ПФР по Курской области;
• составление телефонного справочника работников Управления и оперативное информирование Отделение ПФР по Курской области;
• осуществление контроля за сохранностью документов, поступающих в архив и сроками хранения архивных пенсионных дел.

Отдел по ведению делопроизводства имеет право: запрашивать и получать у структурных подразделений  документы и сведения, необходимые  для выполнения возложенных на Отдел  задач; возвращать исполнителям в структурные  подразделения для доработки  служебную корреспонденцию, составленную с нарушением делопроизводства; давать отделам разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции отдела по ведению делопроизводства; требовать  от исполнителей доработки документации, подготовленных с нарушением делопроизводства.

Основным нормативным  документом по делопроизводству в Управлении  ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области является Инструкция по делопроизводству (см. приложение 2). Однако данная Инструкция не переработана в соответствии с «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»⁴⁰, что является негативным моментом в работе по ведению делопроизводства Управления ПФР.

Действующая  Инструкция устанавливает единую систему подготовки и оформления документов, организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, включая  их подготовку, регистрацию, учет и  контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

В деятельности Управления ПФР г. Курска и Курского района по Курской области образуются следующие  группы документов:

1. Организационно-правовые  документы – нормативные акты  определяющие статус Управления  и  порядок его работы:

• положение об Управлении ПФР;
• положения об отделах Управления;
• штатное расписание;
• инструкции по отдельным видам деятельности;
• должностные инструкции;
• правила.

2. Организационно-распорядительные  документы - локальные нормативные  документы Управления ПФР, в  которых фиксируются решения  административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности Управления ПФР,  его подразделений и должностных  лиц:

• приказы начальника Управления по основной деятельности;
• приказы начальника Управления по административно-хозяйственным вопросам;
• протоколы совещания- планерок у начальника УПФР;
• указания начальника Управления по вопросам организации выполнения приказов, инструкций и других актов Управления или Отделения ПФР по Курской области;
• распоряжения начальника Управления по оперативным вопросам.

3.  Информационно-справочные документы:

• служебные записки, докладные, заявления;
• письма, телефонограммы, факсы, электронные сообщения;
• акты, справки, сводки, заключения, перечни;
• служебные письма (поступающие и создаваемые в Управлении);
• договоры (поступающие  и создаваемые в Управлении).

Каждая из вышеперечисленных  групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы:  

• документы по основной деятельности;
• документы по планово-отчетной деятельности;
• документы по кадровой деятельности;
• документы по финансово-бухгалтерсой  деятельности;
• документы по обращениям граждан;
• документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения);
• документы по административной деятельности.

В свою очередь, каждый тип документов, состоит из нескольких видов.

Документы по  основной  деятельности :

• приказы начальника Управления по основной деятельности;
• распоряжения начальника Управления по основной деятельности;
• протоколы совещания- планерок у начальника УПФР
• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам основной  деятельности.
• переписка (служебные письма) с Отделением Пенсионного фонда РФ по Курской области по основным вопросам деятельности и др..

Документы по планово-отчетной деятельности:

• комплексный план работы УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области (годовой);
• квартальные планы работ УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области по основным направлениям деятельности;
• ежемесячная оперативная информация по выполнению комплексного плана работы УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области;
• информация о работе по основным вопросам деятельности отделов УПФР и др.

Документы по кадровой деятельности:

• договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• приказы по личному составу и командировкам;
• должностные инструкции;
• положения о структурных подразделениях;
• графики предоставления отпусков сотрудникам;
• положения, инструкции, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности и др.

Документы по финансово- бухгалтерсой  деятельности:

• приходные ордера;
• платежные поручения;
• лицевой счет, требования-поручения;
• расчетно-платежная ведомость;
• отчет кассира;
• накладные- требования на отпуск материалов;
• доверенность на получение товарно-материальных ценностей и др.

Документы по обращениям граждан:

• правила, инструкции, методические указания и рекомендации по работе с обращениями граждан;
• предложения, заявления, жалобы граждан;
• справки, сведения и письма по рассмотрению обращений граждан и др.

 Документы по общим  вопросам:

• договоры о допуске работников к конфиденциальной информации, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• положения, инструкции, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

Документы по административной деятельности: