Ведення особових справ

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

Документи розпорядчої групи  групуються у справі разом з додатками  за характером та хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них  і розміщуються разом із зазначеними  документами. Якщо вони затверджені  як самостійні документи, їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських  питань групуються в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

а) протоколи й документи  до них (доповіді, довідки тощо);

б) документи з організації  засідань (порядок денний, проекти  та копії тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку й за номерами. Документи  до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів: всередині  групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.

Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з  їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. Якщо таких документів багато, вони формуються в одну справу. Всередині  справи документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси  групуються у справах окремо від  проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентським принципом  і систематизується у хронологічній  послідовності: документ-відповідь  іде за документом-запитом.

Документи в особових справах  групуються у хронологічному порядку  в міру їх надходження в такій  послідовності:

•  внутрішній опис документів, включених до справи;

•  заява про прийняття  на роботу;

•  направлення або  подання;

•  особовий листок обліку кадрів;

•  автобіографія, документи  про освіту, витяги з наказів про  призначення, переведення, звільнення;

•  доповнення до особового  листка обліку кадрів;

•  доповнення до особового  листка про заохочення;

•  довідки та інші документи.

Документи з місця проживання, довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в  окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у  зв'язку із внесенням відомостей про  це в доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особисті рахунки працівників  та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному  порядку. Контроль за формуванням справ  в установі та її структурних підрозділах  здійснюється канцелярією або секретарем.

4.3 Зберігання  документів

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в  архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах. У невеликих установах доцільно зберігати справи в канцелярії або в секретаря. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах, що зачиняються.

Магнітні стрічки з  фонограмами засідань колегіального  органу зберігаються у відповідального  секретаря. На коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереження.

Документи, створені за допомогою  ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове  користування іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка —  замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи  для підписів й одержання справи.

Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення  документа допускається з дозволу  керівника установи з обов'язковим  залишенням у справі завіреної копії  документа.

4.4 Підготовка  справ до зберігання та використання

Значення та практична  цінність документів підприємства різні. Одні документи використовуються тривалий час для справ у наочно-інформаційній  роботі, інші дуже швидко втрачають  свою значущість. Для довгострокового  зберігання документів створюється  архів підприємства.

Закінчені діловодством справи постійного й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися  в архівний підрозділ установи для  подальшого використання. Справи строком  зберігання до 10 років можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає: експертизу цінності документів, оформлення справ, складання описів справ, передачу справ до архівного  підрозділу установи й забезпечення збереження документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків  зберігання документів і відбору  їх на державне зберігання. Для організації  та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних  підрозділах створюються постійно діючіі експертні комісії.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків  зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи  документів постійного й тривалого  строків зберігання та акт про  виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Виділення  документів для знищення й складання  про це акта проводиться після  підготовки описів справ постійного й тривалого строків зберігання за цей же період: акти про виділення  для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи  на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

Після затвердження акта про  виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або

секретарем господарській  службі установи або підприємства із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного  року. Справи постійного та тривалого  зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з картону, нумерація аркушів у справі, складання  підсумкового напису, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів, оформлення обкладинки справи. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі, їхній короткий зміст, дату й номери аркушів.

Після закінчення діловодного  року до написів на обкладинках справ  постійного та тривалого строків  зберігання вносяться необхідні  уточнення, перевіряється відповідність  заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби  до заголовка справи вносяться додаткові  відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності  тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку  й закінчення справи: у справі, що має документи за більш ранні  роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є  документи за... роки".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого  й останнього документів кожного  тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць, рік. Число й рік позначаються арабськими цифрами. Назва місяця пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і за погодженням  з архівним підрозділом установи, номер опису й фонду. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплює  документи справи, або під час  передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу). Написи на обкладинках  справ постійного й тривалого  строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або  тушшю. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ  постійного, тривалого строків зберігання й з особового складу. Опис справ складається з дотриманням таких правил: номер опису повинен складатися з цифрового позначення відділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених  на обкладинку справи. Опис на справи тривалого  строку зберігання повинен мати додаткову  графу "Строк зберігання, стаття за переліком".

Графа опису "Примітка" використовується для позначок про  особливості фізичного стану  справ, про передачу справ іншим  установам, про наявність копій  тощо.

Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з  кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під  окремим номером.

У разі внесення до опису  кількох справ підряд з однаковим  заголовком повністю зазначається лише заголовок першої справи, інші відомості  про справи вносять до опису повністю (на кожному новому аркуші опису  заголовок відтворюється повністю).

Справи з особового  складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією. Описи справ  ведуться протягом кількох років  з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості  справ за описом, перший і останній номери справ за описом, а також  обумовлюються особливості нумерації  справ в описі (літерні та пропущені  номери справ). У річний розділ опису  вносяться також справи, не завершені  діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису  кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається:

"Документи з цього  питання див. також у розділі  за _________рік №_________".

Опис справ підписується укладачем із зазначенням його посади, ухвалюється керівником. За наявності  в установі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

Опис справ складається  у двох примірниках, один з яких передається  разом із справами в архівний підрозділ  установи, а другий залишається як контрольний примірник у відділі. За наявності ЕК

опис складається у  трьох примірниках, оскільки один примірник  опису додається як підстава до протоколу  ЕК. Описи справ відділу є підставою  для складання річного розділу  зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.

Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається  в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана  передавати справи до державного архіву в установлені строки. Зведені  описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках  і оформляються, як і описи на справи постійного зберігання. Описи  справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи  передаються в архівний підрозділ  установи через два роки після  завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 р. передаються в архівний підрозділ в 1998 p.). Справи тимчасового  строку зберігання передаються в  архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи. Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві  для поточної роботи, архівний підрозділ  установи оформляє видачу справ у  тимчасове користування.

Передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу у присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного  упорядкування та оформлення. Справи постійного та тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ. У кінці кожного примірника опису  керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ  з обов'язковим зазначенням цифрами  й літерами кількості переданих  до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається у відділ, усі інші залишаються  в архівному підрозділі установи. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ  установи за номенклатурою справ. Зберігання документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12).