Визитные карточки

При выборе стиля, не рекомендуется  слишком удаляться от этих общепринятых традиций.

Помните, что те, кому приходится работать с большим числом партнеров, обычно хранят визитки в специальных  настольных визитницах или альбомах с пластиковыми кармашками. Визитка с вертикальной компоновкой, вставленная в альбом, заполненный горизонтальными карточками, будет выделяться из общей массы, но человеку придется каждый раз выворачивать шею, чтобы прочитать на ней номер телефона. Не сложно догадаться, кому он позвонит первому, если удобная и неудобная карточки от двух конкурирующих фирм окажутся рядом

 

1.3. Буквенные обозначения повода, по которому послана визитная  карточка

 

Визитка может также служить  посланцем для условных сообщений  или поздравлений. Есть условные сокращения, которые пишутся в левом нижнем углу визитки данные условности существуют во всем мире:

- p.f. (pour feliciter) поздравления, на счастье

- p.f.v. (pour fair vizite) с желанием  навестить

- p.f.N.A. (pour feliciter Nouvel an) поздравления  с Новым годом

- p.r.f.N.A. – посылают в  ответ на поздравления с Новым  годом

- p.r. (pour remercier) выражения благодарности

- p.c. (pour condoleance) выражение  соболезнования

- p.p.c. (pour prendre conde) в знак  прощания при выезде из страны 

- p.f.c. (pour feire connaissance) в честь  прекрасного знакомства

- p.p. (pour presenter) представление  – пишется в том случае, если  посылающий визитку хочет представится  какому-то лицу. Карточка посылается  вместе с карточкой другого  лица, уже знакомого с тем, кому  посылающий отправляет свою визитку.  В таком случае лицо, которому  представили посылающего, присылает  в ответ свою визитку.

При перемене адреса можно послать  деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой. Измененный номер  телефона можно в крайнем случае, вписать от руки, а вот вписывать  новую должность считается неприличным.

 

4. Правила вручения визитных карточек

 

Вручают визитную карточку, когда  возникла заинтересованность в продолжении  контактов. А это далеко не всегда происходит при знакомстве. Но что  же делать, если вам вручили визитку? Обязательно вручите в ответ  свою карточку. Но если не желаете продолжать контакты, воспользуйтесь не обычной  рабочей, а представительской. На представительской  карточке нет адреса, телефонов и  других данных для продолжения контактов. Такая визитка необходима в первую очередь тем, кто часто вынужден общаться с публикой: артистам, представителям модельного бизнеса, политикам. Представительскую  визитку также можно использовать при регистрации на конференциях и съездах, на выставках.

Обмен визитками - это церемония, сценарий, где каждому отведена определенная роль, которая не меняется в зависимости от ее исполнителей.

Обмениваются карточками согласно этикетному старшинству: по рангам, начиная  с высокопоставленных чинов (если вы сами не сможете разобраться, кто есть кто, поинтересуйтесь заранее); при равенстве чинов принимают во внимание возраст, затем учитываются женские привилегии.

При вручении визитку поворачивают для чтения: это свидетельствует об учтивости и внимании к получателю. Партнерам из Азии (например, Япония, Сингапур, Тайвань) визитку подают двумя руками с поклоном. Чем важнее персона, тем больше поклон. Представителям Передней Азии визитку (как и подарки, пищу) вручают только правой рукой (по местным традициям левая рука считается грязной).

“Церемониальное” вручение визитки  оправдано и тем, что на карточке написано не только имя владельца, но и название его фирмы. Пожалуй, такое  почтение к своему деловому документу, каким является визитка, вполне объяснимо.

Не вручают визитки во время  застолий (исключением, пожалуй, является деловая встреча в ресторане).

Вручение визитной карточки происходит стоя, при этом тот, кто даёт её обязан внятно произнести своё имя и фамилию. Первым протягивает карточку визитёр. Получать её следует правой рукой, затем  взять в обе руки. Старшие (по возрасту и положению) первыми дают визитки  младшим, женщины первыми рекомендуются  мужчинам, хозяева первыми предлагают свои карточки гостям. Если вы имеете дело с иностранцем, то лучше при передаче своей визитки внятно вслух прочесть свое имя, должность.

Получатель, выражая почтение, должен внимательно (хотя и непродолжительно) рассмотреть карточку и обязательно произнести фамилию, имя или должность ее владельца. Это может быть фраза вежливости: “Спасибо, господин Кононов”, “Очень приятно, Маргарита Алексеевна”. Или просто: “Господин вице-президент!”.

Не пытайтесь делать пометки  на визитке другого человека (хотя бы в его присутствии), не надо её судорожно вертеть, скручивать и  т.п. - человек, который Вам её дал, может расценить это как знак неуважения.

При нанесении визита, если адресата визита нет или он не может принять  гостя, необходимо оставить визитную карточку, загнув ее правый угол или правую сторону  по всей ширине. Кроме того, визитную карточку может передать курьер или  другой Ваш представитель. 

Если загнутая визитная карточка посылается с шофером, курьером - это грубое нарушение этикета.

Посетитель, которому хозяин кабинета не вручил визитку, может передать свою карточку через секретаря (или другого сотрудника своего партнера) до или после встречи, сделав пометку о цели вручения визитки и вложив ее в незапечатанный конверт.

Дать ответ на визитную карточку следует в течение 24 часов с  момента получения.

 

 

 

 

 

ГЛАВА II. СОЗДАНИЕ  ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК С ПОМОЩЬЮ

ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА MS WORD

 

Особенностью личных визитных карточек является сравнительно небольшой тираж  их изготовления. В этих условиях, как  правило, не производится разработка специального шаблона.

Создадим визитную карточку следующего вида:

 

Для установки формата визитной карточки необходимо задать единицы  измерения. Для этого нужно выполнить  следующие действия:

a) выполните команду Сервис/Параметры,

b) в диалоговом окне Параметры откройте вкладку Общие,

c) в выпадающем списке Единицы измерения выберите значение Сантиметры.

Что бы определить размер бумаги необходимо:

a) выполните команду Файл/Параметры страницы,

b) откройте вкладку Размер бумаги,

c) установите значения Ширина: 9 см, Высота: 5 см,

d) во вкладке Поля - установите нулевые значения полей.

Ввод и редактирование текста осуществляется в следующей  последовательности:

1. Перейдите в режим разметки страницы.
2. Откройте на панели инструментов Стандартная выпадающий список Масштаб и выберите значение Страница целиком.
3. Отобразите на экране непечатаемые символы. Для этого на панели инструментов “Стандартная” щелкните кнопку Непечатаемые символы.
4. Наберите следующий текст. Обратите внимание на символы конца абзацев.
5. Во всех абзацах задайте тип шрифта Times New Roman.
6. Для первой строки, содержащей имя установите размер 16 пунктов и полужирное начертание.
7. Для всех остальных строк установите размер 10 пунктов и обычное начертание
8. Все абзацы выровняйте По центру.
9. Для первого абзаца, содержащего имя, установите Интервал Перед равный 30 пунктам и Интервал После равный 18 пунктам.

Для остальных абзацев  оставьте значения установленные по умолчанию.

Если предприятие предполагает разработать единый стиль оформления для визитных карточек своих сотрудников, то необходимо создать шаблон визитной карточки.

Создадим шаблон визитной карточки данного вида, выполняя следующие  действия:

Определите размер бумаги и полей:

1. воспользуйтесь командой Файл/Параметры страницы,
2. во вкладке Размер бумаги установите значения Ширина:9 см, Высота:5 см,
3. во вкладке Поля - нулевые значения полей.

1. Перейдите в режим разметки страницы.

Откройте на панели инструментов Стандартная выпадающий список Масштаб и выберите значение Страница целиком.

2. Создайте первую рамку для названия организации. Для этого:

1. выполните команду Вставка/Надпись, если появилось полотно, удалите его.

2. подведите курсор мыши на визитную карточку, нажмите левую кнопку и нарисуйте прямоугольник.

3. Отформатируйте первую надпись. Для этого:

1. воспользуйтесь командой Формат/Надпись, во вкладке Надпись нажмите Преобразовать в рамку, в появившемся окне нажмите OK ,теперь выполните команду Формат/Рамка:
2. задайте ширину рамки равную 9 см,
3. высоту — Авто,
4. по вертикали — Сверху страницы,
5. по горизонтали — Слева страницы.

4. Задайте для рамки обрамление.

5. В первой позиции разместите значок Windows:

1. установите курсор в нужное место,

2. задайте размер шрифта 20 пунктов,
3. выполните команду Вставка/Символ,
4. во вкладке Символ окна диалога Символ переключитесь на шрифт Wingdings,
5. щелкните по символу Windows (в правом нижнем углу),
6. щелкните кнопку Ok.

6. Переключитесь на шрифт Times New Roman размера 12 пунктов и напечатайте название организации.

7. Создайте вторую надпись для данных о сотруднике.
8. Аналогично преобразуйте её в рамку и отформатируйте:

1. воспользуйтесь командой Формат/Рамки/Свойства рамки,

2. задайте ширину рамки — Авто,
3. высоту— Авто,
4. по вертикали— В центре страницы,
5. по горизонтали— В центре страницы

9. Напечатайте с выравниванием по центру во второй рамке шаблон данных о сотруднике, состоящий из трех абзацев. Параметры форматирования:

1. первый абзац имеет полужирное курсивное начертание, шрифт Times New Roman размера 14 пунктов,
2. второй абзац имеет обычное начертание, шрифт Times New Roman размера 12 пунктов.

10. Отмените обрамление для второй рамки.

11. Создайте третью надпись для адреса организации.
12. Преобразуёте её в рамку и отформатируйте:

1. воспользуйтесь командой Формат/Рамки/Свойства рамки,

2. задайте ширину рамки равную — 9см,
3. высоту — Авто,
4. по вертикали — Снизу страницы,
5. по горизонтали — Слева страницы.

13. Задайте для рамки обрамление.

14. Переключитесь на шрифт Times New Roman размера 8 пунктов и напечатайте адрес и телефон организации в центре рамки.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

 

В профессии секретаря сочетаются два, на наш взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думается, что настоящий секретарь должен быть "един в двух лицах" - и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.