Разработка модели информационного обеспечения деятельности структурных подразделений администрации города (на примере комитета по тра

     Все источники управленческой информации имеют большое значение для надлежащего управления муниципальным органом. В каждом муниципальном органе и по каждой муниципальной должности, информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали (координирующую), целесообразно связывать в "тугой узел", обеспечивающий реализацию соответствующих полномочий.

     Определяемая  задачами и функциями органов  муниципального управления информация является одной из главных форм в  их деятельности. Наиболее достоверным  источником внешней информации являются бюллетени государственной отчетности, подготавливаемые статистическими органами. Органы государственного и муниципального управления получают от статистических органов до 40 видов информации разнообразного характера.²⁵

     Особое  значение имеет внутренняя информация. К ней относятся протоколы заседаний коллегий органов управления, отчеты об итогах работы, справки о ходе выполнения актов вышестоящих органов, поручений.

     Из  всего выше сказанного следует, что  информация как научная категория  информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств). Все многообразие информации возможно классифицировать по ряду признаков. Важнейшим фактором в процессе принятия управленческой информации следует считать качество информации, которое определяется рядом требований предъявляемых данной категории.

     Источником  информации для органов муниципального управления является Конституция и  законы, акты Президента и Правительства  Российской Федерации, законы и нормативные  акты органов представительной власти субъектов Российской Федерации, а также акты федеральных органов государственного управления, издаваемых в пределах их компетенции. Кроме того, не менее важным источником информации являются сведения, поступающие от населения, организаций и предприятий.

     Таким образом, из всего  сказанного следует еще раз подчеркнуть, что информация составляет основу управления. 
 

2. Функции и структура информационно  обеспечения деятельности органов муниципального управления

     Информация  выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления – получение, переработка сведений о состоянии управляемого объекта и передача ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом управления. Все виды информации, необходимые для управления, составляют систему информационного обеспечения. В соответствии с рисунком 1.3 система информационного обеспечения – это организационно оформленная совокупность информационных потоков, документов, каналов связи и технических средств, обеспечивающая взаимосвязь между элементами системы управления в целях эффективного её функционирования²⁶.

     Системы информационного обеспечения создаются  на основе принятых информационных моделей. Под информационной моделью понимается схема потоков информации, используемой в процессе управления, отображающая различные процедуры выполнения функций управления организации и показывающая по каждой задаче связь входящих и исходящих документов и показателей²⁷. Таким образом, система информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления. Существует два подхода к разработке системы информационного обеспечения.²⁸

     Первый  подход называется функциональным. В  соответствии с ним каждое подразделение организации самостоятельно организует все операции по сбору и обработке информации, базируясь при этом на собственном документировании, методах формирования информации, каналах связи и архивах. Работники аппарата управления сами собирают информацию, обрабатывают ее, анализируют результаты и готовят проекты управленческих решений.

     Недостатками  такого подхода является следующее:

• имеет место значительное дублирование информации, что приводит к заполнению многих лишних форм документов и, как следствие, к дополнительным затратам труда работников управления;
• недостаточная гибкость системы в условиях оперативности, что затрудняет использование возможностей вычислительной техники; 
• высокая нагрузка на звенья управления и каналы связи.

     Второй  подход называется системным. В этом подходе система информационного обеспечения проектируется не под каждую функцию, а под комплекс функций управления, связанных между собой как последовательными, так и параллельными связями на основе единых данных.

     Системный подход позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации и использовать при этом индивидуальные ее свойства, выражающиеся в многократности ее использования, что делает этот процесс более рациональным.

     Системы информационного обеспечения могут быть классифицированы по следующим признакам:²⁹

• по степени централизации — на централизованную и децентрализованную. Следует учесть, однако, что «централизация системы информационного обеспечения» и «централизация управления» являются совершенно различными понятиями. Централизация системы информационного обеспечения представляет собой техническую необходимость, тогда как централизация или децентрализация управления – это вопрос экономической и организационной целесообразности, решаемый независимо от методов обработки информации³⁰;
• по степени охвата информации — на комплексную, охватывающую весь управляемый комплекс, и на локальную, предназначенную для определенных функций управления;
• по уровню механизации и автоматизации процесса переработки информации все системы информационного обеспечения могут быть классифицированы следующим образом:

     Рисунок 1.3 – Система информационного  обеспечения  управления организацией

• простая система  информационного обеспечения, когда весь цикл сбора и преобразования информации производится человеком вручную;
• смешанная, когда человек собирает и преобразует информацию с помощью механизированных и автоматизированных устройств;
• информационно-справочная, выдающая информацию о состоянии управляемого объекта;
• информационно-советующая, позволяющая не только выдать информацию о состоянии управляемого, объекта, но и вырабатывать определенные рекомендации по формированию управляющего воздействия;
• информационно-управляющая, осуществляющая управляющее воздействие, направленное на оптимизацию деятельности объекта управления, на основе разработанных управляющим персоналом алгоритмов.

     Неоднородность  процесса принятия управленческих решений  и специфика работы должностных лиц управленческих структур всех категорий на разных этапах процесса принятия решений определяет специфику функций информационного обеспечения управления, основными из которых являются:³¹

• мониторинг  состояния объекта управления;

• контроль  исполнения решений и эффективности исполнительных механизмов;
• анализ внешних и внутренних проблемных ситуаций и прогнозирования их развития;
• подготовку содержательной части управленческих решений и их документальное оформление;
• поддержку процедур группового принятия решений;
• управление деятельностью самого органа государственной власти и управления;
• определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации;
• определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
• определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;
• обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
• разработка программных средств, прикладных программ.

     При организации информационного обеспечения  принципиальное значение имеет распределение  информации на прямую, то есть командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые управленческие решения. По каналам прямой и обратной информационной связи движутся потоки информации.        Информационный поток - это совокупность сообщений с одинаковыми или близкими свойствами.³² Для органов управления это законы, указы, постановления, распоряжения исполнительно-распорядительных органов, сведения, касающиеся упорядочения и развития объектов управленческой деятельности, различные справки, записки, сводки и другие документы. Причем, эти потоки в ряде случаев не упорядочены. Это ставит проблему совершенствования и упорядочения потоков информации, решение которой необходимо сочетать с анализом и увязкой всех разнообразных потоков информации в соответствии с целями, задачами и функциями управленческих структур и объектов управления, требованиями внешней среды.

     Организация информационного  обеспечения включает в себя различные  типы информационного обеспечения³³:

• семантический – (предполагает оценку: полноты информации, объективности, достоверности, точности и надежности, то есть анализ её содержательной стороны);
• прагматический (анализ полезности информации);
• экономический (анализ с позиций затрат);
• синтаксический (включает в себя технический анализ – с позиций выбора материальных носителей информации; динамический – движение информационных потоков).

     Для обеспечения адекватного функционирования процесса управления, определяющее значение имеют информационные процессы, которые  подразделяются на три группы:

• обеспечивающие выбор и формировании целей (целеполагание);
• предназначенные для разработки программы действий (планирование);
• обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану (регулирование).

     Исходя  из вышеизложенного, можно представить  функциональную структуру системы  информационного обеспечения управления, в соответствии с рисунком 1.4, как совокупность взаимодействующих подсистем, имеющих свое назначение³⁴:

• информационно-коммуникационная среда – обеспечение внешних и внутренних коммуникаций (взаимодействий) органа управления, организация доступа (в том числе удаленного) к внешним и внутренним информационным фондам.
• управление документооборотом – поддержка процессов делопроизводства (регистрации, рассылки, архивного хранения документов и т.п.), контроля местонахождения, состояния исполнения документов, контроля исполнительской дисциплины, поддержка мониторинга проблемных ситуаций по информатизации, содержащейся во входящих документах.
• информационно-документационное обслуживание - обеспечение необходимого уровня качества принимаемых решений за счет:
• сбора, аналитической переработки и предоставление руководителю в различных режимах фактографической информации о текущей, желаемой и прогнозируемой ситуациях в объекте управления и во внешней среде;
• сбора и предоставления руководителю в различных режимах документов аналитического, юридически правового и научно-методического характера, а также обеспечения доступа к специально организованным фондам входящих, внутренних и исходящих документов.

Рисунок 1.4 –  Функциональная структура системы  информационного обеспечения управления

• ситуационный и системный анализ – обеспечение необходимого уровня качества принимаемых решений за счет углубления процедур анализа и прогнозирования ситуаций в органах местного самоуправления и во внешней среде, а также за счет оценки последствий принимаемых решений.
• поддержка процессов подготовки управленческих решений – обеспечение необходимого уровня качества принимаемых решений за счет предоставления информации по аналогам и прецедентам решаемых вопросов.
• поддержка процессов принятия решений и переговоров – обеспечение необходимого уровня обоснованности и согласованности принимаемых решений за счет сопровождения процедурных и содержательных аспектов группового обсуждения и принятия решений, а также переговорных согласительных процессов.
• управление деятельностью собственно управления – обеспечение необходимого уровня конечных показателей деятельности структуры за счет информационного обслуживания внутренних управленческих функций и автоматизированной поддержки основных процедур внутреннего управления (планирования, распределения ресурсов, контроля, анализа).