Кадровая политика

Начинается Положение  о кадровой службе разделом «Общие положения», в котором подчеркивается, что кадровая служба Открытого акционерного общества «Ангарской нефтехимической компании», Управления социально-культурной сферы является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно начальнику службы. Этим определяется место службы и ее значимость в системе функционирования всего Подразделения.

Обязательным в разделе  «Общие положения» является пункт, где  дается описание законодательных и  нормативно-правовых актов, которыми должна руководствоваться кадровая служба в своей деятельности. К ним  относится Трудовой кодекс РФ и другие законодательные акты РФ, нормативно-методические документы общего действия, Правила внутреннего распорядка, настоящее Положение о кадровой службе и инструкцией по делопроизводству организации.

В раздел «Общие положения», как правило, входит пункт о руководстве службы, в котором указывается наименование должности, требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. В данном случае службу кадров возглавляет начальник кадровой службы с высшим образованием и определенным стажем работы.

В конце этого раздела важно указать, что служба кадров имеет печать с обозначением своего наименования.

Затем идет раздел «Основные  задачи кадровой службы». С переходом  к новым экономическим отношениям главной задачей большинства  организаций становится получение  максимальной прибыли, а выполнение этой задачи требует подбора специалистов - профессионалов высокого класса. Поэтому в задачи кадровой службы можно записать:

• Обеспечение реализации кадровой политики в УСКС.
• Комплектование УСКС персоналом требуемых профессий, специальностей и квалификации.
• Разработка и осуществление совместно с подразделениями УСКС мероприятий по подбору и расстановке кадров, способствующих успешному выполнению производственных задач, обеспечению устойчивой работы УСКС.
• Осуществление совместно с подразделениями и профсоюзным комитетом УСКС мероприятий по укреплению трудовой и производственной дисциплины.
• Участие в реализации пенсионной реформы.
• Обеспечение совместно с юридическим отделом при участия профсоюзного комитета УСКС соблюдения в УСКС действующего законодательства о труде.

Основным в Положении  является раздел «Функции кадровой службы», в котором, сгруппировав по задачам, перечисляют виды работ, выполняемые  службой кадров.

Применительно     к    Управлению     социально-культурной     сферы функции будут такие:

• Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ, положениями, инструкциями, унифицированными формами первичной документации.
• Формирование картотеки (унифицированной формы № Т-2), отслеживание ее состояния.
• Ведение учета сезонного персонала.
• Формирование личных дел работников и внесение в них изменений, связанных с их трудовой деятельностью.
• Ведение установленной документации по кадрам.
• Ведение информационной базы учета и движения списочного состава УСКС на персональном компьютере.
• Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.
• Подготовка ежемесячных, полугодовых и ежегодных отчетов по численности персонала, учету личного состава и работе с кадрами УСКС.
• Подсчет общего, страхового стажа работников, и трудового стажа, дающего право на получения процентной надбавки к месячной заработной плате.
• Регистрация приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. Внесение записей в трудовые книжки о трудовой деятельности, о поощрениях и награждениях работников. Учет и хранение трудовых книжек.
• Формирование макетов пенсионных дел работников и их регистрация.
• Ведение документации по делопроизводству.
• Оформление и учет командировок работников УСКС.
• Выдача копий трудовых книжек по заявлению работников.
• Составление графиков отпусков, оформление приказов на отпуск работников.
• Ознакомление работников с записями в трудовых книжках под роспись.
• Оформление пакета документов персонифицированного учета (анкеты застрахованных лиц, заявление об обмене и выдаче дубликатов страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования).
• Своевременное исполнение распоряжений, приказов и других распорядительных документов ОАО НК «Роснефть», ОАО «АНХК» и УСКС.
• Оформление листов нетрудоспособности работников.
• Организация проведения аттестации работников, её методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.
• Осуществление работы по созданию кадрового резерва, планирование и контроль за их подготовкой.
• Организация обучения и повышения квалификации персонала.
• Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
• Подготовка материалов по привлечению работников к ответственности.
• Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях УСКС и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, учет нарушений трудовой дисциплины.
• Подготовка документов по истечению установленных сроков хранения к сдаче на хранение архив.
• Выдача справок о настоящей трудовой деятельности работников, и копий документов, связанных с работой.
• Соблюдение порядка трудоустройства высвобождаемых работников, предоставление им установленных льгот и гарантий.
• Оказание помощи работникам УСКС в подготовке документов для оформления пенсий.

В разделе «Взаимодействие  кадровой службы с подразделениями  Управления социально-культурной сферы  и сторонними организациями» указывается, с какими подразделениями и по каким вопросам служба взаимодействует. Кадровая служба Управления социально-культурной сферы в пределах Ангарской нефтехимической компании взаимодействует:

• с бухгалтерией компании - по вопросам выплаты заработной платы работникам УСКС, приема, перевода, увольнения материально-ответственных лиц, подготовки документов персонифицированного учета, предоставления сведений о работниках для целей налогообложения;
• с отделом организации труда и заработной платы - по вопросам оплаты труда работников УСКС, комплектования подразделений кадрами, организации плановой служебной аттестации специалистов, руководителей и служащих, присвоения специалистам квалификационных категорий, вопросам трудовой и производственной дисциплины;
• с отделом охраны труда — по вопросам проведения вводных инструктажей при приеме на работу, подготовки документов персонифицированного учета, предоставления льгот и компенсаций по условиям труда, организации проверки соответствия персонала выполняемой работе по состоянию здоровья при приеме на работу, переводе на другую работу;
• с учебным центром - по вопросам подготовки, повышения квалификации кадров;
• с юридическим отделом - по вопросам правового обеспечения деятельности кадровой службы в соответствии с возложенными на службу задачами и функциями;
• с хозяйственным отделом - по вопросам хозяйственного обеспечения деятельности кадровой службы.

Помимо внутренних связей, кадровая служба постоянно контактирует с медицинскими организациями, органами занятости населения, страховыми компаниями и т.д. Все эти связи фиксируются в Положении и наглядно отражают информационно-документационные потоки.

Важнейшим является раздел «Права кадровой службы». Кадровая служба Управления социально-культурной сферы  имеет право:

• Требовать от руководителей подразделений в работе с персоналом выполнения Трудового кодекса Российской Федерации, действующих в УСКС.
• локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Давать руководителям подразделений обязательные для исполнения рекомендации по вопросам работы с кадрами.
• Вызывать работников в кадровую службу по вопросам их работы в УСКС. Требовать от работников предоставления письменных или устных объяснений по поводу выявленных нарушений дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка.
• Контролировать организацию работы с кадрами в подразделениях УСКС. Участвовать в проведении служебных расследований по заявлениям и жалобам работников УСКС.
• Запрашивать от руководителей подразделений, функциональных отделов и служб УСКС информацию о персонале с целью обеспечения подготовки сведений персонифицированного пенсионного учета, подтверждения стажа работы, дающего права на назначение работникам досрочной пенсии.
• Запрашивать от руководителей подразделений характеристики, отзывы, другие материалы на работников подразделений.

В разделе «Организация управления» устанавливается наименование должности, порядок назначения и освобождения от должности, указываются права начальника службы, а именно:

• руководит деятельностью кадровой службы и несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение задач и функций кадровой службы, изложенных в настоящем Положении;
• распределяет обязанности между работниками кадровой службы в соответствии с действующими должностными инструкциями;
• вносит в установленном в УСКС порядке предложения по поощрению работников службы и наложению на них дисциплинарных взысканий;
• издает распоряжения и приказы, регламентирующие деятельность кадровой службы.

 В разделе «Ответственность» может быть записано следующим образом: «служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением» или расписано более детально, исходя из пунктов обязанностей.

В Управлении социально-культурной сферы Открытого акционерного общества «Ангарская нефтехимическая компания» всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных данным положением на кадровую службу задач и функций несет начальник кадровой службы. На начальника службы возлагается ответственность за разглашение сведений, утрата которых может нанести ущерб интересам ОАО «АНХК»; соблюдение сотрудниками отдела трудовой дисциплины; обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях отдела.

Степень    ответственности    других    работников    кадровой    службы устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Положение о кадровой службе приведено в Приложении 1.

2.   Составление   инструкции   по   делопроизводству   в   кадровой службе.

Инструкция  по делопроизводству в кадровой службе разрабатывается в целях обеспечения функционирования системы делопроизводства в кадровой службе с учетом специфики документов по личному составу, повышения её эффективности путем унификации форм документов, совершенствования технологии работы с документами, обеспечения сохранности, учета документов, контроля за исполнением документов.

Данная инструкция является инструкцией по взаимодействиям  внутри кадровой службы и кадровой службы с другими подразделениями  предприятия в области делопроизводства и архивного дела.

Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в кадровой службе, полномочия и ответственность персонала кадровой службы в области работы с документами, находящимися в ведении кадровой службы.

Структура текста инструкции по делопроизводству в кадровой службе включает следующие разделы:

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие положения
5. Основные виды документов кадровой службы
6. Требования к оформлению документов
7. Организация документооборота
8. Составление номенклатуры дел, формирование и оперативное хранение дел и журналов

Содержание излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого  раздела. Примерная инструкция по делопроизводству в кадровой службе приведена в Приложении №2.

3. Выявление и устранение недочетов в оформлении приказов в кадровой службе Управления социально-культурной сферы.

Большое значение в нашей  жизни имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Слабо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе всего предприятия. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала организации не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями предприятий, организаций, учреждений, в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.

 В ходе производственной практики в Открытом акционерном обществе «Ангарская нефтехимическая компания» Управление социально-культурной сферы были выявлены недочеты в работе кадровой службы относительно составления документов по личному составу, а именно оформления приказов при приеме, переводе работника.

В приказы по личному  составу включены следующие пункты: заключение медицинского осмотра, отметки  о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму. Такое оформление приказов не соответствует действующему законодательству. В связи с этим предлагается смоделировать отдельными бланками направление на предварительный медицинский осмотр и прохождение инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму.