Кадровая политика

5.3 Кадровая  служба формирует и ведет личные  дела работников. В личное дело включают следующие документы:

1. опись документов, имеющихся в личном деле;
2. дополнение к анкете;
3. лист поощрений и взысканий;
4. документ об образовании (копия);
5. личные заявления работника (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении и др.) - по Стандарту предприятия: «Порядок. Правила внутреннего трудового распорядка ОАО «АНХК» № 09-П01»;

7) трудовой договор  и изменения к нему по Стандарту  предприятия: «Порядок. Правила внутреннего трудового распорядка ОАО «АНХК» № 09-П01»;

9) копии приказов по личному составу, касающихся данного работника;

10) ходатайства (представления) на поощрение работника, наградные 
листы;

11) аттестационные листы - по Стандарту предприятия: «Порядок. 
Правила внутреннего трудового распорядка ОАО «АНХК» № 09-П01»;

12) характеристики;

13) медицинские заключения о состоянии здоровья - по Стандарту 
предприятия: «Порядок. Правила внутреннего трудового распорядка 
ОАО «АНХК» № 09-П01»;

14) контрольный лист поступающего на работу - по Стандарту предприятия: «Порядок. Правила внутреннего трудового распорядка ОАО «АНХК» № 09-П01»;

16) материалы к приказам о взысканиях - по Стандарту предприятия: 
«Порядок. Правила внутреннего трудового распорядка ОАО «АНХК» №09-П01»; 

17) другие документы, нахождение которых в личном деле будет 
признано целесообразным.

5.3.1 Оформление личного дела при приеме работника на предприятие производит кадровая служба.

5.3.2 Хранение  личных дел работников предприятия, систематизируемых по порядку учетных номеров, ведение личных дел осуществляет кадровая служба

5.4 Кадровая служба  на каждого работника оформляет  личную карточку формы Т-2 в  электронном виде, а также в  виде письменного документа по  унифицированной форме, установленной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

1. Заполнение личной карточки формы Т-2 производит кадровая служба при оформлении приема на работу. Сведения вносятся в карточку на основании приказа о приеме на работу, паспорта, трудовой книжки или иного документа, подтверждающего трудовой стаж, страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, пенсионного удостоверения и других документов. Стаж работы - общий, страховой и стаж работы на предприятии -рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов.
2. Заполнение сведений о воинском учете и их корректировку производит кадровая служба на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

5.4.3 Хранение, ведение  личных карточек формы Т-2 в  соответствии с изданными приказами  по личному составу, корректировку  занесенных в карточку сведений при изменении персональных данных на основании документов, предъявляемых работником, осуществляет кадровая служба.

Личные карточки работников хранятся с разбивкой по подразделениям (управлениям, отделам) в соответствии со структурой предприятия, внутри подразделения карточки располагают по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных  работников хранятся в архиве кадровой службы в картотеке, систематизированной  по алфавиту фамилий.

5.5 Кадровая служба  оформляет приказами по личному  составу: прием, перевод на другую работу, установление категорий специалистам по результатам служебной аттестации, присвоение разрядов рабочим, смену фамилии, имени, отчества, поощрение за труд, дисциплинарные взыскания, увольнение, изменение существенных условий трудового договора.

5.5.1 Приказы по личному составу в подлиннике хранятся в кадровой 
службе отдельно от других документов и помещаются в дела по годам 
издания. Внутри дела приказы располагают в хронологическом порядке, по 
номерам и датам их издания. Дела приказов, при необходимости, разбивают 
на тома с указанием на обложке тома номеров и крайних дат включенных в 
него приказов, а также порядкового номера дела.

Оформление дел приказов по личному составу в подлиннике осуществляет инспектор по кадрам.

5.5.2 Копии приказов по личному составу формируются в дела, и по 
завершении формирования хранятся в кадровой службе в течение сроков, 
определяемых номенклатурой дел.

6. Требования  к оформлению документов

6.1 Общие требования 

6.1.1 Документы, подготовленные в кадровой службе, должны быть 
ясными по содержанию, отредактированными и отвечать требованиям 
нормативной и организационно- распорядительной документации 
предприятия.

6.1.2 Документы по личному составу, а также организационно- 
распорядительные документы готовятся на бланках установленной формы. 
Трудовые договоры и приказы по личному составу получают с 
использованием электронной системы «Босс-кадровик», «1С:Кадры».

6.1.3 Печатание документов производят на принтерах персональных 
компьютеров или на пишущей машинке.

6.2 Требования к оформлению справок.

6.2.1 Справки о работе  на предприятии оформляются на  бланке предприятия.

6.2.2 Справки о работе  на предприятии готовят работники  кадровой службы по письменному  обращению граждан (работников) и  предъявлению ими документов, удостоверяющих личность. В справках указываются: фамилия, имя, отчество работника, периоды работы на предприятии, профессии (должности) работника и номера приказов о приеме, переводе, увольнении на основании сведений личной карточки формы Т-2 и приказов по личному составу. В справке отражают сведения о переименовании предприятия со ссылкой на документы, на основании которых оно было произведено. Справки заверяются подписью начальника кадровой службы и печатью кадровой службы.

Работникам предприятия  по устному обращению при предъявлении документов, подтверждающих личность, кадровой службой выдаются справки, подтверждающие факт работы на предприятии.

 

6.3 Требования  к оформлению характеристик

6.3.1 Характеристики по запросу правоохранительных органов, суда, 
органов опеки и попечительства и в других установленных законом случаях 
готовятся и подписываются руководителем подразделения, где работает или 
ранее работал работник.

6.3.2 Подписи руководителей подразделений на характеристиках 
заверяются начальником по управлению персоналом и социальным вопросам 
или начальником кадровой службы и печатью кадровой службы.

7. Организация  документооборота

7.1 Регистрация документов

7.1.1 Регистрация входящих  документов

7.1.1.1 Документы, поступающие в кадровую службу по внутренней 
почте, получают, сортируют и регистрируют работниками кадровой службы в 
соответствии с распределением обязанностей. Регистрация ведется в 
журналах.

7.1.1.2 Регистрация заявлений работников о приеме, переводе на другую 
работу, увольнении, поступивших по внутренней почте или переданных в 
кадровую службу иным способом, ведётся отдельно от других видов 
документов. После регистрации заявления выдаются работникам кадровой 
службы под роспись (или с отметкой в журнале) для работы:

Работники кадровой службы к заявлениям подбирают личные карточки формы Т-2 и личные дела работников и представляют на рассмотрение начальнику по управлению персоналом и социальным вопросам.

После рассмотрения руководством личные дела и документы возвращаются в кадровую службу, где их сортируют в соответствии с резолюцией   руководителя.   Документы   о   переводе   вместе   с   личными карточками формы Т-2 передают под роспись в кадровую службу для исполнения. Документы об увольнении, установлении категорий специалистам, разрядов рабочим, продлении срочного трудового договора остаются для исполнения в кадровой службе.

7.1.1.3 В кадровой службе  ведется регистрация телефонограмм,  сообщений, поступающих по факсимильной  связи и по электронной почте.

7.1.2 Регистрация трудовых договоров и приказов

7.1.2.1 Регистрация трудовых договоров с присвоением номера 
осуществляется в кадровой службе.

Дата заключения договора проставляется работником группы комплектования при регистрации приказа о  приеме, переводе, увольнении.

2. Регистрацию приказов по личному составу, подготовленных и подписанных в соответствии с Стандартом предприятия: «Порядок. Правила внутреннего трудового распорядка ОАО «АНХК» № 09-П01», изготовление копий приказов и их рассылку производит инспектор кадровой службы. Регистрации в кадровой службе подлежат все приказы по личному составу.
3. Приказы (распоряжения) начальника по управлению персоналом и социальным вопросам, начальника отдела кадров, касающиеся деятельности отдела кадров, подлежат регистрации в отделе кадров.
4. Приказы начальника по управлению персоналом и социальным вопросам, касающиеся вопросов работы с кадрами, обязательные для исполнения на предприятии, подлежат регистрации в кадровой службе.

7.1.3 Регистрация исходящих документов

7.1.3.1 Документы, направляемые  сторонним организациям и гражданам не работающим на предприятии, подлежат регистрации в отделе кадров ОАО «АНХК».

7.1.3.2 Не подлежат  регистрации заверенные копии  трудовых книжек; На указанном документе проставляется дата выдачи (подписания).

7.1.4 Регистрация и хранение нормативных документов

Учет, хранение, ведение, уничтожение нормативных документов в отделе кадров производится инспектором  по кадрам в соответствии с Перечнем, утв. руководителем Федеральной  архивной службы России 06.10.2000 и ИП 0136.0074-2003.

Инструкции предприятия, должностные инструкции, положения, регламенты и другие документы, разрабатываемые кадровой службой, регистрируют в журнале учета инструкций, разработанных в кадровой службе. Нормативные и организационно-распорядительные документы (стандарты предприятия, инструкции, и другие), поступающие в кадровую службу, регистрируют в журнале инвентарного учета документов.

7.2 Организация контроля  исполнения документов

7.2.1 Исполнители документов обязаны соблюдать сроки исполнения 
документов, установленные действующим   законодательством, стандартами, 
инструкциями      и      иными      нормативными       и      организационно 
распорядительными документами отрасли и предприятия.

7.2.2 Контроль за качеством подготавливаемых документов и 
соблюдением сроков их исполнения осуществляет начальник кадровой 
службы.

7.3 Изготовление копий  документов

7.3.1  В кадровой службе  производится копирование документов.

7.3.2 Для изготовления бумажных копий документов используется 
копировально-множительная и компьютерная техника, электронные копии 
документов получают с помощью сканера. Копировально-множительная 
техника используется для изготовления копий приказов по личному составу, 
копий трудовых книжек работников предприятия, выдаваемых на основании 
Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, копий 
трудовых книжек бывших работников предприятия с целью оформления им 
инвалидности, а также других документов

7.3.3 Лица, ответственные за эксплуатацию копировально-множительной 
техники, назначаются приказом начальника кадровой службы.

8. Составление  номенклатуры дел, формирование  и оперативное хранение дел  и журналов

8.1  В кадровой службе  ведется номенклатура дел, подлежащих  заведению в делопроизводстве  службы, которую ежегодно составляет  секретарь руководителя отдела управления персоналом ОАО «АНХК» в соответствии с Перечнем, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000. В номенклатуре предусматриваются дела для всех документов, поступающих или создаваемых в отделе кадров, а также регистрационных журналов, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру не включают личные дела, печатные издания.

8.2 Формирование  дел и ведение регистрационных  журналов производят работники кадровой службы, ответственные за делопроизводство в соответствии с распределением обязанностей.

Формирование дел производится с соблюдением следующих требований:

- документы постоянного и временного хранения группируются в 
отдельные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- в дело группируются документы одного календарного года (за 
исключением переходящих дел).

8.3 Для учета документов в кадровой службе ведутся регистрационные журналы.

8.4  В кадровой службе  ведутся следующие журналы:

- книга регистрации трудовых договоров;

• журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• журнал регистрации приказов

8.5 В кадровой службе ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с Инструкцией, утв. Постановлением Минтруда и социального развития России от 10.10.2003 № 69.

8.6 Журналы, заведенные в делопроизводстве для регистрации входящих и исходящих документов, телефонограмм, документов, передаваемых по факсимильной связи и электронной почтой, заявлений и обращений граждан ведутся по общим правилам делопроизводства.

8.7 Дела документов с момента заведения дела и до передачи на, уничтожение хранятся по месту их формирования. Завершенные дела приказов по личному составу хранятся в кадровой службе.

8.8 Уничтожение документов кадровой службы производится в соответствии с законодательством. Отбор дел с документами, подлежащими уничтожению, проводится работниками, ответственными за делопроизводство, ежегодно.

9. Порядок использования  печати и штампов отдела кадров

9.1 В отделе  кадров имеется печать и штампы. Заказ, учет, хранение и уничтожение печати и штампов производятся в соответствии с Актом «О выделении к уничтожению документов».

9.2 Печать отдела кадров представляет собой простую круглую печать со словами в середине круга Кадровая служба.

Печатью кадровой службы заверяют подпись начальника по управлению персоналом и социальным вопросам или начальника кадровой службы. Печать проставляют на следующих документах:

• трудовые договоры;
• записи в трудовой книжке при увольнении работника;
• личные листки по учету кадров;
• копии трудовых книжек;
• справки о работе на комбинате;
• раздел трудовой деятельности в наградном листе;
• характеристики работников;