Документационное обеспечение управления

Значение  документов заключается в их различных  функциях:

Информационная  функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Значимость  документов в информационной емкости т.e. определенном количестве и качестве информации, которая определяется такими показателями, как достоверность, полнота, оптимальность и актуальность информации.

Социальная  функция. Значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее имидже, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Политическая функция. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

В управленческой функции. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

Учетная функция. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Основные  виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение  путем составления статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документов

Культурная функция. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Документ  также выполняет функцию исторического источника. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу  несколько функций, которые взаимосвязаны  между собой, но роль каждой из них  различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, в то же время документы  выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и др.

От  организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность  управленческого  труда, культура работы, возможность использования  в будущем информации, зафиксированной  в документах. Вот  почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Документы можно классифицировать по разным признакам: По способу фиксации; по содержанию или роду деятельности; по назначению; по видам; по степени сложности; по месту составления; по срокам исполнения; по сфере действия;  по степени гласности; по юридической силе: оригинал, отпуск, дубликат, копия, ксерокопия и факсимильная копия; по степени полноты представленной информации; по срокам хранения.

ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления.

ЕГСД - Единая государственная система делопроизводства — комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях.

На основе ЕГСД разработан нормативный документ – ЕГСДОУ - Единая государственная система документационного обеспечения управления

Классификаторы  – официальные документы, представляющие собой систематизированные своды наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации (документов, предприятий, товаров, услуг и т.д.

ОКПО  - Общесоюзный классификатор предприятий и организаций, - представляет собой систематизированный свод кодов и наименований предприятий и организаций, является средством, обеспечивающим возможность обработки информации о предприятиях и организациях в АСУ различного уровня и их широкое взаимодействие при обмене информацией о предприятиях и организациях в документах.

ОКОНХ - Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (экономики) - представляет собой систематизированный свод кодов и наименований отраслей народного хозяйства.

ОКУН  - Общесоюзный классификатор услуг населению - представляет собой систематизированный свод кодов и наименований услуг, оказываемых населению.

• Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к стандарту (рис.1 и 2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.

Рис. 1 Схема  расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

                   Рис. 2 Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

• Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
• Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
• Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Структура и требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации:

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков — угловой (см. рис. 1) и продольный (см. рис. 2).

В пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным - начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов;
• флаговым – каждая строка реквизитов начинается от левой границы поля
• Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,11,14.

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ и расположения реквизитов 11,12,13,14,15, 17,18,19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при  необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13,18,19.

Для организаций  субъектов РФ, имеющих наряду с  государственным языком РФ государственным  язык субъекта РФ, целесообразно использование  продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.

Стандартизация — процесс установления правил с целью упорядочения деятельности для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать единый язык, лексику, стиль, обеспечить точное понимание специалистами друг друга.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ – документ, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках УСД и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

Особой  группой документов, в которых  зафиксирована техническая мысль, являются технические документы (графические и текстовые). Наиболее широко известны следующие системы документов:

• ЕСКД — Единая система конструкторской документации;
• ЕСТД — Единая система технологической документации;
• ЕСТПП — Единая система документации по технической подготовке производства;
• Структура и правила оформления ответов о научно-исследовательских работах;
• СНиП - строительные нормы и правила и др.
• СНиП - Санитарные нормы и правила.

Благодаря этим нормативным материалам технические  специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они ни были выработаны.

Форма документа — установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит  документа — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Постоянный  реквизит документа — реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный  реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Бланк документа (бланк) — носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Схема расположения реквизитов документов — модель построения формы документа, присущая данной УСД и устанавливающая поля для записи реквизитов. Схемы размещения реквизитов организационно-распорядительных документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Рабочее поле документа — часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Служебное поле документа — часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гербы и эмблемы, отметку о контроле; на верхнее поле «заходит» реквизит «Гриф утверждения». 
 

Проверьте себя

1. Какие языки и способы документирования вы знаете?
2. Назовите современные виды носителей информации.
3. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования

         информационных ресурсов?

4. Что понимается под полифункциональностью документа?
5. Покажите значение ДОУ через функции документа
6. Дайте краткую характеристику общесоюзным классификаторам: ОКУД, ОКПО, ОКОНХ, ОКУН?
7. Каковы общие требования к оформлению, составлению и бланкам документов
8. Назовите основные свойства документа.
9. Дайте определение атрибутивности (функциональности, структурности) документа.
10. Назовите основные признаки документа и дайте краткую характеристику каждого из них.
11. Что такое юридическая сила документа?
12. Дайте определение подлинника и дубликата документа.
13. Дайте определение копии документа. Когда копия документа приобретает юридическую силу?
14. Чем подлинный документ отличается от подложного?
15. Что представляет собой документ, фальсифицированный полностью?
16. Что представляет собой документ, фальсифицированный частично?
17. Что представляет собой оригинал документа?