Документационное обеспечение управления

Цена товара. Цена в контракте указывается в денежных единицах определенной валюты за количественную единицу на согласованном базисе поставки. При этом стороны оговаривают, как понимается установленная цена, т.е. входят ли в нее расходы, связанные с отправкой груза, за тару, упаковку, маркировку и др. Применяются различные виды цен: твердая цена; цена с последующей фиксацией; скользящая цена.

Условия платежа. Условия платежа включают установление валюты платежа, способ и порядок расчетов за поставленный товар, перечень документов, представляемых к оплате, и защитные меры против необоснованной задержки платежа либо других нарушений платежных условий контракта.

Правильно выбранные условия и формы  расчетов в контрактах во многом определяют быстроту оборачиваемости средств  каждой внешнеторговой операции, а  также ее эффективность.

При выборе условий платежа учитываются: характер товара (сырье, продовольствие, оборудование, услуги, ноу-хау); конъюнктура рынка соответствующего товара; торговые обычаи и обыкновения; наличие межправительственных торговых соглашений; нормы национального валютного контроля стран-контрагентов; сложившиеся в банковской практике единообразные правила по применению различных форм расчетов.

Условия платежа устанавливают, на какой  стадии движения товара производится его оплата, и будет ли она совершаться  единовременно или несколькими  взносами.

Существует  несколько способов платежей, используемых в практике международной торговли: платеж наличными, платеж в кредит, а также их сочетание.

Платеж  наличными имеет формы: чек, перевод, аккредитив, инкассо, расчет по открытому  счету.

Чек — распоряжение покупателя своему банку выплатить указанные в чеке суммы предъявителю.

Банковский  перевод — на основании представленных продавцом документов за поставленные товары покупатель отсылает в банк платежное поручение на перевод денег со своего счета на счет продавца.

Инкассо — это обязательство банка по поручению продавца получить со счета покупателя сумму платежа при передаче покупателю товарных документов.

Аккредитив  предусматривает обязательство покупателя открыть к установленному в контракте сроку счет на оговоренную сумму в пользу продавца. Аккредитив предоставляет большие гарантии оплаты продавцу, а форма инкассо позволяет покупателю производить оплату только после получения товарных документов.

Переводные  векселя (тратты) выписывает продавец на покупателя и вместе с товаросопроводительными документами передает их в банк, который выдает документы на товар только после подтверждения покупателем (акцепта) согласия на оплату.

Порядок отгрузки и условия сдачи-приемки. Для удобства покупателя в контракте дается описание отгрузочных инструкций и обязанностей продавца в отношении покупателя — уведомить покупателя о готовности товара к отгрузке и о произведенной отгрузке. В контракте также определяется срок, исчисляемый числом дней до начала поставки, в течение которого продавец должен уведомить покупателя о предполагаемой дате отгрузки.

Гарантии и рекламации. При поставках машин и оборудования в контракте формулируются обязательства продавца относительно гарантии качества и технических характеристик товара. При этом стороны согласуют: сроки гарантий, обязанности продавца в течение гарантийного периода, порядок предъявления претензий и удовлетворения рекламаций.

Гарантийные сроки устанавливаются сторонами  сделки с учетом сложившейся международной  практики и вида товара. В пределах согласованного срока продавец несет ответственность за качество поставленного товара и его эффективную эксплуатацию. В контракте перечисляются также случаи, на которые гарантии не распространяются (неправильное хранение)

Условия страхования. В зависимости от условий контракта эта обязанность лежит либо на продавце, либо на покупателе.

В статье, посвященной вопросам страхования, стороны контракта предусматривают: какой груз подлежит страхованию, от какого риска, какая из сторон контракта осуществляет страхование. Условия упаковки и маркировки. В практике международной торговли род упаковки зависит от ее назначения: для рекламных целей, для расфасовки, обеспечения сохранности товаров в различных внешних средах и т. п.

Штрафные санкции. Контракт предусматривает ряд штрафных санкций, с помощью которых покупатель стремится стимулировать продавца к своевременному исполнению обязательств и компенсировать свои возможные потери

В контракт могут также включаться санкции  к импортерам за нарушения ими  своих обязательств по сделкам (задержка в открытии аккредитива, в предоставлении технической документации).

Форс-мажорная и арбитражная оговорки в контрактах. К форс-мажорным обстоятельствам относятся как различного рода стихийные бедствия (пожары, наводнения) так и различные политические ситуации (война, запрет экспорта).

Действие  форс-мажорных обстоятельств отодвигает срок исполнения договора на период, соразмерный  длительности указанных обстоятельств. Если же эти обстоятельства длятся более срока, согласованного сторонами и указанного в контракте, то каждая из сторон имеет право отказаться от дальнейшего исполнения обязательств по контракту, при этом ни одна из сторон не имеет права потребовать от другой стороны возмещения убытков. 

Проверьте себя

1. В чём особенности оформления и состава реквизитов формуляра коммерческого письма?
2. Каким образом и на основании каких нормативных документов, оговаривается качество товара?
3. Опишите особенности способов платежей по договорам?
4. Для чего вносится арбитражная оговорки в контракт?
5. Как составляются и какова форма документа, протоколирующего совершение сделок, «запись беседы»?
6. В какой форме составляются спецификации к контрактам?
7. Что такое рекламация и каковы особенности её оформления?
8. С какой целью в контракт вносят условия упаковки и маркировки?

 

тема 5. претензионно-исковая документация 

При изучении темы студенту следует уяснить следующие  понятия и их содержание:

Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий к перевозчику. Формуляр отзыва на претензию. Образцы отзывов.

Формуляр  искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.

В процессе изучения темы, студенту необходимо ознакомиться с содержанием и значением вышеперечисленных документов; с требованиями к оформлению документов (титульного листа и разделов), определить состав реквизитов, схему их расположения.

Выполнить задание практического занятия  № 5 «Составление и оформление претензий и исковых заявлений»

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы  для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число  разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.

Независимо  от разновидности акты составляются по единой схеме.  

Проверьте себя

1. Опишите правила оформления претензионных писем.
2. Каков порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление?
3. Оформите формуляр претензии, искового заявления?
4. Составьте и оформите акт ликвидации организации (учреждения, предприятия).

 

тема 6. организация работы с документацией 

При изучении темы студенту следует уяснить следующие  понятия и их содержание:

Структура и функции служб документационного  обеспечения управления. Управление делами, секретариат, канцелярия, экспедиция. Должностной и численный состав служб. Должностные инструкции сотрудников служб. Организационные схемы документационного обеспечения управления. Инструкция по документам и иному обеспечению управления.

Состав  и учёт объема документооборота предприятий  и организаций. Организация работы с документацией, поступающей в  учреждения, на предприятия, Разбор деловой  ситуации «Составление и оформление номенклатуры дел организации»: прием  входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учёт количества документов.

Контроль  исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).

Систематизация  документов и их хранение. Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.

Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.

Взаимодействие  служб ДОУ и ведомственных  архивов при формировании основы для последующего хранения и использования  документов. Единство требований к  хранению документации в делопроизводстве и архиве.

В процессе изучения темы, студенту необходимо ознакомиться с содержанием и значением документов, определяющих организацию работы службы доу; с особенностями требований к оформлению номенклатуры дел (титульного листа и разделов), определить состав реквизитов, схему их расположения. Приложение № 4,6 

Проверьте себя

1. На  основании каких нормативов, устанавливается должностной и численный состав служб доу?

2. Что  такое документооборот предприятий и организаций?

3. Определите организационные схемы документационного обеспечения управления Вашего предприятия (организации)?

4. По  какой схеме осуществляется отправка  исходящих документов?

5. Каким  образом может выполняться чёт  количества документов?

6. Какие  особенности систематизации документов и их хранения?

7. Как  обеспечивается единство требований  к хранению документации в  делопроизводстве и архиве?

8. Какую функцию она выполняет номенклатура дел. Каковы особенности её оформления и составления?

Выполнить задание практического занятия № 6 «Разбор деловой ситуации «Составление и оформление номенклатуры дел»