Документационное обеспечение управления

тема 2. система организационно-распорядительной документации 

При изучении темы студенту следует уяснить следующие  понятия и их содержание:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требование к оформлению документов.

Классификация организационно-распорядительной документации: организационно-правовые документы, распорядительные, справочно-информационные.

Организационно-правовые документы: устав, положение, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, должностная инструкция, регламент.

Распорядительные  документы: постановления, приказы, распоряжения, указания, решения.

Справочно-информационные документы: акт; докладная (служебная) записка; объяснительная записка; предложение; представление, протокол, заявление, служебное письмо, справка, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение, сводка, отзыв, заключение, перечень документов, список.

Служебные письма. Типовые и трафаретные  служебные письма. Инициативные и  ответные служебные письма. Язык и  стиль деловой корреспонденции.

Составление и оформление внутренних и международных  телеграмм, телефонограмм и телефаксов.

В процессе изучения темы, студенту необходимо ознакомиться с особенностями требований к оформлению документов (титульного листа и разделов), учитывая общие требования; определить состав реквизитов, схему их расположения.

Ознакомиться  со стилем написания различных видов писем и документов.

Примеры оформления некоторых видов организационно-распорядительных документов смотрите приложение 3,4,5,7

Выполнить задание практического занятия № 1,2,3 «Составление организационных документов: устав, положение, правила внутреннего распорядка» , № 2 «Составление документов по личному составу и основной деятельности: приказ, распоряжение, заявление, характеристика, резюме», № 3 «Составление служебных писем, инициативных и ответных, объяснительных и докладных записок» 

Проверьте себя

1. Дайте  понятие Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (ОРД). Определите её содержание?

2. Что такое регламент? Какова его юридическая сила?

3. Каковы  особенности написания служебных  писем?

4. Какие  требования предъявляют к языку и стилю деловой корреспонденции?

5. Какие  документы организационные имеют  титульный лист?

6. Опишите  требования к оформлению титульного  листа документа устав?

7. Каковы  особенности отправки телексов, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений?

8. Чем  отличается порядок оформления  документов РФ от международных? 

тема 3. договорно-правовая документация 

При изучении темы студенту следует уяснить следующие  понятия и их содержание:

Понятие договора (контракта), соглашения, протокола. Типовая форма контракта. Основные разделы контракта.

Примерный договор купли-продажи. Типовой договор  мены товаров (бартерная сделка). Примерная форма договора поставки.

Формуляр  договора на возмездное оказание услуг. Оформление договоров об оказании маркетинговых услуг, страховых услуг.

Транспортные  договоры. Оформление договора транспортной экспедиции. Формуляр договора страхования. Примерные формы договора поручения  и договора комиссии. Агентское соглашение.

Типовая форма кредитного договора. Примерная  форма договора поручительства. Унифицированная форма кредитной заявки. Примерная форма залогового обязательства. Типовая форма банковской гарантии.

Типовая форма договора банковского счёта. Примерная форма договора банковского  вклада. Образцы договоров о депозитном вкладе. Типовой договор на осуществление кредитно-расчетного обслуживания.

Оформление  приложений к договорам. Протоколы  разногласий к договорам. Формы протоколов разногласий.

Унифицированная форма соглашения об изменении и  дополнении к договору. Унифицированная форма соглашения о замене договора (новация). Унифицированная форма о расторжении договора.

Оформление  актов по договору об оказании возмездных услуг. Образцы актов.

Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы  доверенностей.

В процессе изучения темы, студенту необходимо ознакомиться с содержанием и значением вышеперечисленных документов; требованиями к оформлению документов (титульного листа и разделов), учитывая общие требования; определить состав реквизитов, схему их расположения.

Выполнить задание практического занятия  № 4 «Составление и оформление основных видов договоров»

Оферта - предложение заключить договор при розничной купле-продаже товаров на основе их рекламы, каталогов, описаний и т.д., обращенное к неопределенному кругу лиц, признается публичной офертой, если она содержит все существенные условия договора розничной купли-продажи.

Выставление в месте продажи (в витринах и т.п.) товаров, демонстрация их образцов или предоставление сведений о продаваемых товарах (описаний, каталогов и т.п.) в месте их продажи признается публичной офертой независимо от того, указаны ли цена и другие существенные условия договора розничной купли-продажи, за исключением случая, когда продавец явно определил, что соответствующие товары не предназначены для продажи (ст. 494 ГК РФ).

Акцепт. Согласие с условиями договора и его юридически грамотное оформление называется акцептом. 

Проверьте себя

1. Определите разделы и содержание договора на возмездное оказание услуг.

2. В  чём особенности оформления договоров об оказании маркетинговых и страховых услуг.

3. Охарактеризуйте транспортные договоры.

4. Дайте понятие разовым, специальным и генеральным доверенностям

5. Оформите пример оферты.

6. В  каком виде оформляется акцепт? 

тема 4. документы по внешнеэкономической деятельности 

При изучении темы студенту следует уяснить следующие  понятия и их содержание:

Классификация документации по внешнеэкономической  деятельности: коммерческие письма, контракты.

ГОСТы на документацию по внешнеэкономической  деятельности.

Бланки  коммерческих писем. Реквизиты формуляра  коммерческого письма. Особые требования к текстам коммерческих писем.

Классификация коммерческих писем. Запрос - ответ  на запрос. Оферта (предложение) - ответ  на оферту (акцепт).

Типовые формы коммерческих писем.

Виды  контрактов, оформляющих внешнеэкономическую  деятельность. Типовой международный  контракт о купле-продаже.

Формы приложений к контрактам. Оформление дополнений и спецификаций к контрактам.

Составление и форма документа, протоколирующего совершение сделок, «запись беседы».

Требования  международного арбитража к составлению  и оформлению претензионно-исковых  документов по внешнеэкономической  деятельности. 

В процессе изучения темы, студенту необходимо ознакомиться с содержанием и значением вышеперечисленных документов; с требованиями к оформлению документов (титульного листа и разделов), учитывая общие требования; определить состав реквизитов, схему их расположения.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений

Договор содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дату документа; регистрационный  номер документа; текст документа; юридические адреса сторон, между  которыми заключаются соглашения; подписи должностных лиц каждой из сторон; печати каждой из сторон; визы согласования документа.

Количество  экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших  договор.

В России правила составления коммерческих договоров определяются Гражданским кодексом РФ.

В целом  внешнеторговые контракты содержат следующие основные статьи, располагаемые  в определенной последовательности: преамбула и определение сторон; предмет договора; цена и общая  сумма контракта; качество; сроки  поставки; условия платежа; упаковка и маркировка товаров; гарантии; штрафные санкции и возмещение убытков; страхование; обстоятельства непреодолимой силы; арбитражная оговорка.

Если  предметом сделки являются машины и  оборудование, то контракты могут  включать и другие статьи: технические условия, обязательства по техническому обслуживанию, условия командирования специалистов и др. В случае продажи результатов творческой деятельности, в частности, лицензий, ноу-хау, в контракт включаются статьи о конфиденциальности, о договорной территории и ряд других статей.

Определение сторон и предмет контракта. Текст контракта начинается с преамбулы, в которой указывается полное юридическое наименование сторон, заключивших договор (в точности, как в их уставах). Традиционно первым указывается наименование продавца и вторым — наименование фирмы-покупателя.

Предметом контракта может быть продажа  и поставка того или иного товара, оказание каких-либо услуг, а также  передача того или иного вида технологии. Поэтому в соответствующей статье контракта в краткой форме определяется вид внешнеторговой сделки (купля-продажа, аренда, подряд), а далее указывается сам объект операции. Во избежание возможных осложнений в процессе исполнения сделки предмет контракта следует указывать детальным образом, делая в необходимых случаях ссылки на образцы или технические описания.

Количественные  и качественные характеристики предмета контракта. Количественные характеристики предмета контракта могут устанавливаться как в статье «Предмет контракта», так и в специальной статье «Количество товара».

Стороны должны согласовать: единицу измерения количества, систему мер и весов, порядок установления количества, которая определяются единицами веса, объема, длины; в штуках и т. д.

Статья  «Качество товара». Согласно торговым обычаям некоторых стран, контракты, в которых отсутствует оговорка о качестве товара, могут быть признаны недействительными.

В этой статье стороны устанавливают качественные характеристики товара, т.е. совокупность свойств, определяющих его пригодность для использования по назначению.

В международной  практике чаще всего используются следующие  способы определения качества в  контрактах: по стандартам; техническим  условиям (описанию); образцам.

При поставке товара по стандартам стороны могут  выбрать и зафиксировать как национальный стандарт продавца, так и международный стандарт.

Срок и дата поставки. Срок поставки — согласованные сторонами и предусмотренные в контракте временные периоды, в течение которых продавец должен передать предмет сделки покупателю. Сроки поставки в контракте могут быть установлены с определением фиксированной даты поставки; определением периода (месяц, квартал, год); применением специальных терминов («немедленная поставка», «со склада» и т. д.).

Базисные условия контракта. При заключении внешнеторговой сделки партнеры должны четко распределить между собой многочисленные обязанности, связанные с доставкой товара от продавца к покупателю (транспортировка, страхование в пути, оформление таможенных документов и т. д.). Каждая из этих обязанностей предполагает различные расходы; при транспортировке товара существует также риск, связанный с его порчей или утратой.