- даты (период), к которым относятся документы дела.

    Эти сведения, а также индекс дела должны быть отражены на обложке каждого дела. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и является адресом хранения дела, его поисковым признаком.

    Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел, представляющей систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Основными задачами составления номенклатуры дел являются:

    - оптимальные группировка документов и формирование дел;

    - определение сроков хранения  документов;

    - основа для составления описей  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также  для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

    - обеспечение быстрого и эффективного поиска документов в процессе работы с ними.

    Кроме формирования дела существует также  процедура его оформления, которая  проводится по установленным правилам. Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

    Дела  постоянного и долговременного  хранения (свыше 10 лет), включая документы  по личному составу, должны храниться  в архиве организации. Однако если документы  имеют, скажем, историческую или научную  ценность, то организация передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

    Дела  временного хранения (до 10 лет), как  правило, в архив организации  не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.

    Таким образом, по результатам экспертизы ценности документов в организации  составляются:

    -   описи дел постоянного хранения;

    - описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

    - описи дел по личному составу;

    - акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем  организации.

    После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация  может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

    Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Для  организаций, сдающих документы  на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией учреждения государственной архивной службы.

    Дела  включаются в акт, если предусмотренный  для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2003 года могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 года.

    Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел  оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

    Погрузка  и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

    Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:

• подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;
• оформление акта на уничтожение;
• уничтожение документов по акту;
• уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

    Процедура подготовки документов, дел и носителей  информации к уничтожению включает:

• выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
• получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;
• систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

    С оформлением акта уничтожаются документы  и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель учреждения, фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

    При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов проверяются следующие операции:

• включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;
• оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;
• проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;
• согласование акта с должностными лицами, подписание его членами экспертной комиссии и утверждение первым руководителем учреждения, фирмы.

    В процедуру уничтожения документов по акту входят:

• проверка специально назначаемой комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;
• физическое уничтожение комиссией документов, дел, томов и носителей информации;
• внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, проставление росписи членов комиссии.

    Бумажные  документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

    Без составления акта уничтожаются испорченные  бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

3. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации

 
 

ЗАО «Южзеленхоз»                                                                          15.01.2010 

Приказ  № 68 

«Об утверждении инструкции по делопроизводству» 

    В целях дальнейшего совершенствования  документационного обеспечения  на предприятии ПРИКАЗЫВАЮ:  

    1. Утвердить и ввести в действие  с 15 января 2010 г. Инструкцию по  делопроизводству в ЗАО «Южзеленхоз».

    2.    Начальникам отделов обеспечить изучение и выполнение Инструкции по делопроизводству, привести свои   распорядительные   акты   по  делопроизводству  в соответствие с настоящей Инструкцией.

    3. Контроль  за  выполнением  настоящего  Приказа  возложить   на заместителя директора А.Я. Прокофьева. 
 

Директор  ЗАО «Южзеленхоз» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Приказ о прекращении действия трудового договора

 
 

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена  постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

 
 

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Мотивированное  мнение выборного

профсоюзного  органа в письменной форме

5. Письмо с предложением о сотрудничестве

 
 

Директору ЗАО  «Южные культуры»

Г-ну Третьякову А.В.