Контрольная работа по "Делопроизводству"

     УТВЕРЖДЕНО

     Заседанием  общего собрания

     акционеров

     Протокол

     от 15.08.2001 №14

     или

     УТВЕРЖДЕНО

     Приказом  Председателя

     Правления банка

     от 30.09.2001 №54

     Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф  утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

     Реквизит 18. Резолюция документа: реквизит, состоящий  из надписи на документе, сделанной  должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется  на документе соответствующим должностным  лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и  дату, например:

     И.А.Медведевой

     В.Н.Егорову

     Прошу подготовить проектгенерального соглашения

     с фирмой «Заречье»к 13.02.2001

     Смирнов

     21.01.2001

     Допускается оформление резолюции на отдельном  листе (на бумаге формата А6).

     Реквизит 19. Заголовок к тексту официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок  согласуется с наименованием  вида документа и может отвечать на вопросы:

     о чем (о ком)?, например:

     Приказ  о создании аттестационной комиссии;

     чего (кого)?, например:

     Акт ревизии;

     (кому?), например:

     Должностная инструкция секретарю-референту.

     К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают  слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных  интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

     Реквизит 20. Отметка о контроле – это  отметка о контроле за исполнением  документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

     Реквизит 21. Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом  письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или  основную часть речевой информации документа.

     Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

     Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный  номер документа, заголовок к  тексту. Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.п., то его  следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение  текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

     В распорядительных документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

     В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

     В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», в состав объединения входят», «комиссия  установила»).

     В письмах используют следующие формы  изложения:

     Текст печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца, если текст не делится на подразделы.

     Реквизит 22. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим  образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение:

     Если  приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

     В приложении к распорядительному  документу на первом его листе  в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного  документа, его даты и регистрационного номера, например:

     ПРИЛОЖЕНИЕ  № 2

     к приказу директора Института

     от 15.01.2001 №319

     Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это  выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Комархива от 14.06.99 №02–4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

     Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

     Отметка размещается в документе после  окончания текста (через 2–4 интервала) от левого поля.

     Реквизит 23. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

     Исполнительный  директор

     ОАО «Партнер»        Личная подпись        Н.А.Никитенко

     или

     Исполнительный  директор Личная подпись Н.А.Никитенко

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

     Генеральный директор  Личная подпись  М.А. Лисицин

     Главный бухгалтер  Личная подпись  Н.И. Козлова

     При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне.

     В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением, например:

     Председатель  комиссии  Личная подпись  Н.В. Дементьев

     Члены комиссии  Личная подпись  К.М. Аршинова

     Личная  подпись  С.П. Хитрунов

     Личная  подпись  В.А. Малов

     Документ  может быть подписан исполняющим  обязанности должностного лица с  указанием его фактической должности  и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

     Реквизит 24. Гриф приложения располагают в  верхнем правом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова  «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа и в дательном падеже, его даты и номера. Например:

     ПРИЛОЖЕНИЕ  № 2

     к приказу директора Института

     от 15.01.2001 №319

     Реквизит 25. Гриф согласования: Реквизит официального документа, располагаемый ниже реквизита  «Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два  и располагаются на одном уровне по горизонтали. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор  Гомельского государственного

     университета

     Личная  подпись Г.Ф.Куцев

     23.04.2001

     Данный  реквизит оформляется при внешнем  согласовании документа с другими  организациями на последнем листе  проекта или на отдельном листе  согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

     СОГЛАСОВАНО                 или                СОГЛАСОВАНО

     Письмо  Национальной академии                Протокол заседания

     наук  Республики Беларусь                        Правления страховой

     от 25.01.2001 №451–805                 компании «Евразия»

     от 15.02.2001 №10

     Реквизит 26. Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют  на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности  визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

     Начальник юридического

     отдела  Петроченко  В.А. Петроченко

     25.11.2001

     При наличии замечаний по документу  визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник юридического

     отдела  Воробьев  А.С. Воробьев

     16.10.2001

     Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются  в нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

     Возможно  оформление виз распорядительного  документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается  полистное визирование документа.

     Реквизит 27. Печать заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, предусмотренных  специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с  финансовыми средствами и др.

     Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.