Совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска

    Министерство  образования и науки РФ

    ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный  университет»

    Факультет педагогического образования и  сервисных технологий

    Кафедра документоведения и математических дисциплин 
 
 
 
 

    КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

    Совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска 

                                   Выполнила: студентка  очн. отд.

                                   группы 504 по специальности 

                                   350800 «Документоведение  и 

                                   документационное  обеспечение управления»

                                   Давлеткильдина  Инна Ринатовна 

                                   Научный руководитель:

                                   канд. пед. наук, доц., зав. каф.

                                   Великанова  Светлана Семеновна 
 
 

    Дата  сдачи: _____________

    Дата  защиты: ___________

    Оценка: ________________ 
 
 

    Магнитогорск 2011

    Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………7

§1.1. Архивное хранение документов в архиве…………………………………..7

§1.2. Нормативно-правовая база хранения документов в архиве……………….15

Глава II. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОТДЕЛЕ АРХИВА Г. МАГНИТОГОРСКА…………………………….………………….24

§2.1. Структура и характеристика архивного отдела администрации г. Магнитогорска………………………………………………………………………24

§2.2. Анализ архивного хранения отдела по делам архивов администрации г. Магнитогорска……………………………………………………………………….29

§2.3. Рекомендации по совершенствованию хранения документов в архивном отделе г. Магнитогорска……………………………………………………………32

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..37

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………...…41

ПРИЛОЖЕНИЕ 1…………………………………………………………………..44

ПРИЛОЖЕНИЕ 2……………………………………………………………………48 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     В соответствии с законом акты государственной  власти и органов государственного управления, кинофотодокументы и  звукозаписи, древние рукописи, а  также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение.

     Необходимо  выделить важность архива и документа. Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.    

         Различают государственные архивы  с постоянным и с переменным составом документов. Постоянно хранят документы центральные архивы общероссийского значения. Государственные архивы с переменным составом документов — это районные и городские архивы, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов; они временно хранят документы, поступающие из учреждений районного (городского) звена, сельских учреждений.

     Помимо  государственных архивов существуют архивы в каждом учреждении, организации. Такие архивы называются ведомственными. Госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива. Государственные и ведомственные архивы различаются в правовом положении: госархивы — самостоятельные учреждения; ведомственные архивы в большинстве случаев — структурные подразделения организаций.

     Документ  тоже играет важную роль в архиве. Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ специально создается с целью хранения и передачи информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство коммуникации. Документ заключает в себе информационную функцию - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации.

     Архивы  недостаточно собрать – не менее  важно обеспечить их сохранность. К  сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью  документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное отношение к документам. В настоящее время в организациях большинство архивных документов закреплены на бумажном носителе этим и обуславливается актуальность выбранной темы. Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные, печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

     Для рассмотрения темы необходимо проанализировать ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений, хранящих документы  – архивов. Основным документом в данной области являются положение об отделе по делам архивов администрации г. Магнитогорска, правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утвержденные  в…). В этом нормативном акте подробно описываются условия хранения документов: температурно-влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и др.

     Вопросы, касающиеся совершенствования архивного хранения документов в архиве будут рассмотрены на примере отдела по делам архивов г. Магнитогорска, а также в учебных пособиях.

     Цель  настоящего исследования совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов.

     Объектом  в рассматриваемой курсовой работе является отдел по делам архивных документов.

     Предметом совершенствование архивного хранения документов.

     Чтобы достичь цели исследования необходимо решить следующие задачи:

1. изучить нормативную, методическую и учебную литературу по теме исследования;
2. архивное хранение документов;
3. изучить структуру и основные характеристики;
4. проанализировать деятельность отдела по делам архивов;
5. дать рекомендации по совершенствованию архивного хранения документов отдела по делам архивов администрации г. Магнитогорска.

     Источниковой  базой исследования послужили нормативно-правовые акты. Это изданные в последнее десятилетие законодательные и иные нормативно-правовые акты (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), регламентирующие вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на федеральном уровне, общеотраслевые нормативные документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти России и другими ведомствами.

     Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Курсовая работа состоит из оглавления, введения, двух глав (в первой главе 2 параграфа; во второй 3 параграфа), заключения, списка источников  и использованной литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

     1.1 Архивное хранение документов в архиве

     Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук предъявляют следующие требования к системе оборудования, необходимого для хранения документов в архиве¹⁰.

     Комплекс  мероприятий по созданию нормативных  условий, соблюдению нормативных режимов  и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

     Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

     - предоставлением для архива помещения  и проведением планово-предупредительного  ремонта помещений;

     - оборудованием помещения архива  средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

     - применением специального оборудования  для хранения документов (стеллажей,  сейфов, коробок и т.д.);

     - созданием оптимального температурно-влажностного  и светового режима в помещении  архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий¹³.

     Предъявляются требования к помещению архива. В  соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется  отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное  или приспособленное для хранения документов. Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по специальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями. Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

       Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:

     - хранилище для хранения документов;

     - помещения для приема, временного  хранения, акклиматизации документов;

     - помещения для работы исследователей (читальный зал);

     - рабочих комнат для сотрудников  архива.

     Рабочие комнаты для сотрудников и  помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы  от помещений хранилищ. Помещения  хранилищ, не имеющие перегородок  от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

       Хранилища архива должны быть  удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.