Совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска

      - федеральная собственность;

      - собственность субъектов Российской  Федерации; 

      - муниципальная; 

      - частная. 

       К архивным документам, находящимся  в частной собственности относятся  следующие документы: 

      - организаций, действующих на  территории Российской Федерации  и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации);

      - созданные гражданами или законно  приобретенные ими.

       Закон указывает, что архивные  документы, находящиеся в государственной  или муниципальной собственности,  не подлежат приватизации, не  могут быть объектом купли,  продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению и утрате, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности.

       Государственные органы и органы  местного самоуправления муниципального района и городского округа, являющиеся собственниками документов, обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, а негосударственные собственники - организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения, отложившихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

       В главе 4 Закона раскрывается  порядок хранения и учета архивных  документов. В частности в статье 17 главы 4 говорится, что государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся  предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также действующими перечнями документов.

     В соответствии с Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» документы  Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной  или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Законом установлены сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.

       Закон устанавливает порядок,  обеспечивающий сохранность документов  при реорганизации или ликвидации  организаций: 

      - при реорганизации государственных  и муниципальных организаций, органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Росархивом или органами Росархива в субъектах Российской Федерации.

      - при ликвидации негосударственных  организаций, в том числе в  результате банкротства, образовавшиеся  в процессе их деятельности  и включенные в состав Архивного  фонда Российской Федерации архивные  документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

       На основании Распоряжения Правительства  Российской Федерации «Об обеспечении  сохранности документов по личному  составу» принято решение о  том, что учредители вновь создаваемых юридических лиц должны включать в свои учредительные документы положения (статьи) об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и о своевременной передаче их на государственное хранение при ликвидации организации ¹².

     Закон Челябинской области

     «Об архивном деле в Челябинской области»

       Регулирует отношения в сфере управления архивным делом в Челябинской области в интересах граждан, общества и государства.

     Статья 4. Органы и учреждения, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов

     На  территории Челябинской области  могут действовать:

     1) государственные архивы и их  филиалы;

     2) структурные подразделения органов  местного самоуправления муниципальных районов, городских округов, создаваемые для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

     3) муниципальные учреждения, создаваемые  органами местного самоуправления для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

     4) иные организации и учреждения  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

     Статья 6. Включение архивных документов, находящихся  на территории Челябинской области, в состав Архивного фонда Российской Федерации

     Решение вопросов о включении документов, находящихся на территории Челябинской  области, в состав Архивного фонда  Российской Федерации осуществляется экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти Челябинской области, уполномоченного в сфере архивного дела ⁴.

     Положение «Об организации архивного дела на территории города Магнитогорска»

     Настоящее положение об организации архивного дела на территории города Магнитогорска (далее - положение) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, находящихся в муниципальной собственности города Магнитогорска и собственности Челябинской области, архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, а также отношения в области управления архивным делом на территории города Магнитогорска.

     Положение разработано в соответствии с  Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом  Челябинской области «Об архивном деле в Челябинской области» ⁷.

     Основные  правила работы архивов организаций

     Методическим  документом, на основании которого осуществляется хранение документов в архиве организации, являются «Основные правила работы архивов организаций».

     Негосударственные организации, являющиеся собственниками документов, сами обеспечивают хранение создаваемых и поступающих к ним документов или передают их на хранение в государственный, муниципальный или иной архив на основании договора после проведения экспертизы ценности документов.

       Независимо от того, является  ли организация источником комплектования  и передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив или является собственником своих документов и сама организует хранение документов, в организации должна проводиться экспертиза ценности документов в целях определения сроков хранения документов и их систематизации.

       Для проведения экспертизы ценности  документов в организации создается  постоянно действующая Экспертная  Комиссия ( далее - ЭК). ЭК является  совещательным органом при руководителе  организации и организует свою  работу на основании «Положения о постоянно действующей Экспертной Комиссии организации», утверждаемого руководителем и создаваемого на основании «Примерного положения», разработанного Росархивом. Основными функциями ЭК является согласование Номенклатуры дел организации и Описей дел, передаваемых на хранение в архив и Актов на выделения документов к уничтожению.

       Основой систематизации документов  в целях их последующего хранения  в организации является Номенклатура  дел. Номенклатура дел закрепляет  состав дел, создаваемых в организации, и сроки их хранения. Нормативными документами, на основании которых устанавливаются сроки хранения документов, являются Перечни документов со сроками хранения.

       При определении сроков хранения  дел, включаемых в Номенклатуру  дел организации, используются «Типовые перечни со сроками хранения» и отраслевые « Перечни …..», разрабатываемые Федеральными министерствами и иными органами управления и организациями для организаций, входящих в их систему ⁶.

       Для определения сроков хранения используются следующие Перечни:

      - Управленческой документации «  Перечень типовых управленческих документов 2010 года» ¹⁰;

      - Научно-технической и производственной  документации «Перечень типовых  архивных документов, образующихся  в научно-технической и производственной  деятельности организаций 2007 г», устанавливающий сроки хранения документов научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций, применяемых в различных отраслях экономики ¹¹.

       В виду трудоёмкости и сложности (необходимости наличия у работника, выполняющего данную работу необходимых архивоведческих знаний и навыков) и, как правило, отсутствия в штате организации специалиста- архивариуса для подготовки и передачи документов и дел на хранение в архив организации желательно привлекать к исполнению данных работ специализированные архивные компании, обладающие необходимой квалификацией и опытом работы ⁶.

     Основные  правила работы архивов организаций  являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила  основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного  обеспечения управления и архивного  дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

     Право и обязанность создания архивов  организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

     Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а  также обязательны для всех негосударственных  организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

     Архивы  организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.